基于RPA的财务共享服务中心费用报销优化研究

程平 王文怡

編者按：随着大数据、云计算、人工智能、区块链等技术的发展，机器人流程自动化（RPA）技术应用日趋成熟。RPA是一种软件自动化工具，它能自动执行常规任务，取代了机械的、低价值的、高重复、大批量的日常事务操作，能够提高企业的自动化和数字化水平。RPA的全球需求量激增，业务对象涵盖金融、保险、客服、财务、制造业及其他传统人力资源企业，在不同的工作模式中对RPA都有着不同的需求，因而各个企业都在积极开展相关尝试并推进RPA部署。目前，财务共享服务中心（FSSC）在中国已经得到了很好的应用，但是也面临着共享服务平台软件与银行、税务等外部相关信息系统难以实现底层数据层面的集成，使得流程效率和可靠性的提高面临着较大的瓶颈。为了推动财务共享服务中心的升级，本刊设置“RPA财务共享服务中心研究系列文章”专栏，推出基于RPA的财务共享服务中心优化系列专题文章，重点探讨RPA技术在财务共享服务中心费用报销、应收管理、应付管理等核心业务环节中的优化改进，以期引起学术界、实务界对RPA技术在财务共享服务中心应用的关注与探讨。

【摘 要】 以德勤“财务机器人”为代表的机器人流程自动化（RPA）技术运用，为企业财务共享服务中心的业务流程优化与改进提供了新的技术思路。文章以ABC集团财务共享服务中心为例，在分析费用报销业务现状及其存在问题的基础上，引入RPA机器人流程自动化技术，通过移除重复的、可复制的以及规律性的任务来提高费用报销效率，保证服务质量，并围绕财务共享服务中心费用报销流程在报销申请、票据自动审批、资金支付管理三大核心模块进行机器人流程自动化（RPA）的优化设计，期望为财务共享服务中心的机器流动自化技术应用提供借鉴与参考。

【关键词】 财务共享服务中心； 机器人流程自动化； 费用报销； 人工智能； 大数据

【中图分类号】 F232 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）13-0146-06

一、引言

近年来，随着大数据、云会计[11]、人工智能的迅猛发展，财政部、国资委等政府部门出台了《企业会计信息化工作规范财会》（2013）20号文件，在“中央企业财务管理工作总体思路”的引导下，国内财务共享服务中心建设掀起了新的热潮。目前看来，财务共享服务的诸多应用领域中费用报销业务正成为其依托先进的信息技术手段进行企业流程的合理再造与资源有效配置最重要的研究内容之一。而机器人流程自动化（RPA）是在人工智能概念基础上建立起的软件机器人进程自动化技术，它主要基于计算机脚本语言（Script）对流程中有明确的、可被数据化的触发指令和输入，通过执行根据规则的重复性任务来将包含大量手工操作的流程进行自动化。RPA技术的诞生为财务共享服务下实现费用报销组织优化、流程再造等方面提供了有力技术支撑的同时也为其业务流程智能转型与升级带来新的发展机遇。

财务共享服务模式下的费用报销作为企业管理的重要内容，引起了理论界和实务界的广泛关注。张真昊等[1]基于财务共享服务中心费用报销的应用场景，认为当前费用管控通过信息技术加强了企业财务管理，提高了绩效管理、预算管理及其他决策支持。褚燕[2]站在宏观角度，对财务共享服务中心下费用报销管理模式的主要职能和建设构想提出总体思路，认为建设自动化费用控制管理系统要使财务工作与企业当前的管理要求相匹配，转型财会人员工作职能，从而提升企业工作效率。郭芳[3]以集中化报销流程为例探讨了集团化企业财务共享服务中心建设问题，总结了传统分支式管理中费用报销的问题，着重展开对集体报销流程的组织机构、费用报销的再造管控以及信息管理系统建设的研究。邢迎[4]则对企业中费用报销存在的问题做了探讨和分析，通过对费用报销的管控、完善报销制度、改进报销流程以达到费用报销的规范性和提高企业整体经济效益的目的。

综观上述文献研究，既有文献大多聚焦在财务共享服务中心对业财工作带来的影响，没有将具体应用场景下的现有业务流程进行改进与优化设计。即使有文献涉及到费用报销管控系统与流程的再造，也是局限在制度和流程规范性的设计上，且企业间存在的行业属性差异可能导致财务共享服务中心费用报销优化方案在结合自身上难以发挥最佳效果。其次，大多数费用报销解决方案始终基于传统的财务管理流程改进思路来弥补现有体系及内容的缺陷和不足，虽然在一定程度上能够规范财务共享服务中心费用报销的管理工作，但仍然难以发挥财务共享服务模式的优势在费用报销中大幅减少纸质发票数量这一业务痛点。鉴于此，本文以ABC集团财务共享服务中心为例，分析费用报销在企业中存在的问题和现状，从电子发票、OCR扫描技术、语音识别、报销人信用评级等在费用报销自动化中的应用，对财务共享服务中心费用报销流程进行优化研究。

二、财务共享服务中心费用报销的现状及问题分析

（一）ABC集团FSSC费用报销的现状

ABC集团是一家集煤炭和铁矿资源开发生产、煤矿机械制造与加工、煤化工、玻璃纤维、电力热力、建筑建材、物流贸易、房地产开发等多元产业为一体的大型现代企业集团，是山东省重点工业企业和全国煤炭百强企业之一。然而，伴随着集团规模的迅猛扩张，ABC集团的财务管理逐渐面临挑战，防范财务风险的压力显著提升。在财务共享服务中心成为时代热潮的大背景下，为提高业务处理效率和财务信息的无缝共享，ABC集团于2017年建立起了自身的财务共享服务中心。通过建立和运行财务共享平台，使财务组织得以优化，财务流程得以再造，使一些简单的、易于流程化和标准化的财务工作，包括会计核算、费用报销、往来核算、资金结算等，集中到统一的信息化平台上来，实现集中化管理。整个FSSC费用报销组分别设立了费用初审岗、稽核岗、核算岗和结算岗等多部门进行业务处理，但随着企业规模的逐渐扩张，ABC集团所要面对的企业内部费用管控的业务量也呈现上升趋势，给共享平台下的费用报销组带来了巨大的压力。

（二）ABC集团FSSC费用报销的问题分析

ABC集团财务共享服务中心的费用报销业务包含报销申请、票据审批、费用对账、账务核算处理、资金支付等诸多环节，但由于各信息系统间的集成需要高昂的投资成本和漫长的建设周期，所以在实现业务流程自动化顶层设计与基层技术运用之间还是存在一定的距离，特别是票据数据采集过程中大量纸质发票的存在并没有本质上的压缩企业人力的输出，扫描技术和自动审批技术并没有真正实现全覆盖。事实上，从财务共享服务中心服务现状来看，依然大量存在低附加值和重复性高的手工环节，即使财务共享服务中心服务模式使得费用报销流程在智能和互联等方面得以提升，但在诸如发票管理以及审核岗的审批流程中也依然不能彻底解决人力优化问题。以下费用报销业务存在的痛点问题正是财务共享服务下需要进一步利用RPA技术优化的关键所在。

1.费用申报中纸质发票的大量存在无法有效压缩人、财、物成本

在费用报销流程中，发票是最重要的报销凭证，实现发票无纸化趋势是解决报销自动化中一个不可忽视的环节。但是由于当前纸质发票在多数企业依然占据重要的比例，在企业的使用和管理过程中，比如发票的邮寄、粘贴、报销、录入等都会使企业消耗大量的财力和人力资源甚至存在报销票据造假、运输过程中的遗失和存贮损坏的忧患，烦琐的程序极大地导致了人、财、物的浪费。企业在面对一些特殊性强的业务时还需要在公司和银行、公司和其他单位、公司各下属间传递大量的纸质文件和单据，再进行手工签字审批，从而大大降低了工作效率。公司在很多时候基本靠堆人解决单据的审核，大量的人力投入主要是处理集中后的各类跨系统、跨部门的低价值财税基础工作，因此纸质发票的大量存在是发票报销实现自动化在源头上需要解决的问题。

2.票据审批时无法实现数据智能扫描和关键信息提取

随着经济的迅速发展，越来越多大中型企业集团面临着票据数据采集和管理带来的压力。票据信息录入时往往需要人工先对票据进行整理和分类，通过数码相机等影像设备扫描拍照获取图像资料，并上传存档，在处理上就不得不采用手工录入的方式來获取可供使用的文本。随着单据的增多需要的人力成本和时间投入极大，这不仅抬高了运营成本，而且录入速度也难以提升，错误率难以降低和有效控制，对业务处理时效和服务品质的提高都带来了负面影响。特别是在对不同类别的发票真实合法性进行审核时，需要安排大量人手来对发票进行手工扫描识别、校验以及增值税的认证抵扣，针对该连续性大、重复性强的操作环节在没有智能终端进行关键信息抽取和处理的情况下就会导致人力碎片化和低附加值化的投入，以至于在企业的其他职能部门，如公司战略管理与决策、内部控制和管理等岗位人才极度匮乏。

3.费用审核和资金支付无法实现优先性排序处理和批量操作

财务共享服务中心建立后，由于共享服务中心报销审核处和报销人员分隔两地，存在地域性的协同差异，加之审核报销时又是以电子影像为主，难免会产生假票虚报、重复性报销等违规情况。费用报销业务量的增大以及票据类型的差异导致审核部工作繁杂、效率低下，同时导致了出错率的提高。加之费用报销在申报和付款的时候没有进行预先的信用评级分流控制，因此报销单一旦堆积起来，基础岗的员工将面对诸多问题，如账单数据不一致的退单循环问题、审核中出现单号与凭证混淆等风险。工作的繁杂和低效甚至会导致员工的频繁离职和调岗，使得财务共享服务中心费用报销组面临离职率高的流动性困扰，组与组之间因此可能面临工作交接不畅等问题，很大程度上破坏了企业后台运营的稳定性。

三、基于RPA费用报销流程优化

（一）RPA与FSSC费用报销的相关性分析

机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）是基于软件机器人或人工智能概念的进程自动化技术。RPA是基于计算机脚本语言（Script），实现用户界面（UI）的软件工具，具有多功能、跨应用的特性。通过移除重复的、可复制的以及规律性的任务来帮助员工提供效率，通过简化交互过程和加速流程来提高用户体验，通过执行重复的基于规则的任务来将手工活动的流程自动化[5]。作为企业级软件自动化解决方案，RPA是以机器人作为模拟劳动力，依据预先设定的程序与现有用户系统进行交互并完成预期的任务，通过借助一些能够自动执行的脚本完成一系列原来需要人工完成的工作。从特点上来看，首先，RPA有明确的规则操作，对应流程中有明确的、可被数据化的触发指令和输入，并保持对规则的高度严肃性；其次，RPA能够提供较强的管控能力及审核能力，所有流程步骤都能够做到详细、实时的记录及追踪，且作为一种以外挂的形式部署在现有系统上的软件程序，RPA具备非侵入性（非耦合性），从而不会大幅影响企业原有的IT基础架构以及财务流程。

基于RPA技术的显著特点，不难发现RPA更容易在企业的执行和控制两个层面发挥应有价值，尤其是在交易性的业务执行层面，通常会有更多契合业务需求的应用场景，广泛地引入机器人工作中心来实现基础生产环节的去人工化。而财务共享服务中心（FSSC）作为一个期望从流程优化中获取价值，并以求通过实施专业化分工来从流程管理中获得收益的组织，其对应的流程管理会直接关系到服务质量的优劣程度，从而影响企业集团整体效益的提升水平。因此，财务共享服务中心的业务流程应从当前依托大量人力的手工化工作，逐步向去人力的精细化、灵活化工作的流程管理方向发展。而机器人流程自动化（RPA）技术的提出，恰好为财务共享下费用报销流程优化提供了较为契合的解决方案。这不仅应对了传统费用报销模式中存在大量重复性高、低附加值人工环节的痛点，并且还可以有效利用如电子发票报销、OCR扫描识别技术和票据信用评级等新事物的便捷优势。

（二）财务共享服务中心费用报销流程的RPA优化（如图1）

1.通过电子发票、语音识别和信用评级有效缓解企业人力成本的输出

针对上述纸质发票大量存在的问题，电子发票的诞生很好地克服了发票运作这一业务痛点。企业可以通过财务软件直接从电子发票里提取信息自动生成记账凭证及报表，记账凭证的填制、汇总等重复性财务工作不再需要人工操作，同时也减少了财务工作中人为导致的失误[6]。电子发票的推行可有效简化费用报销流程环节，压缩人力和财力成本，实现开票、报销、审批、核算、入账、支付的无缝衔接，促进了费用报销流程自动化、业财一体化和信息数据流常态化，从源头上解决发票报销难题。因此在平台上自动集成电子发票是减少纸质发票、实现报销自动化的一个很重要的前提。

随着深度学习技术的发展，以及大数据的驱动（数据和算法），线上语音识别能力得以发展，报销申请除了电子化申报之外，也可以通过语音命令执行操作。基于深度神经网络和循环神经网络的自主学习语音识别系统，原理如图2，就是让机器通过模式识别，将采集到的语音经过话筒变换成电信号后加在识别系统的输入端，经过前端预处理，再根据人的语音特点在解码器中建立声学模型，采用基于概率算法的隐马尔可夫模型（HMM），对输入的语音信号进行分析统计，通过反复训练形成输出信号吻合概率最大的最佳模型参数，在此基础上建立语音识别所需的模板。而计算机在识别过程中要将计算机中存放的语言模型与语音转换后的声学模型进行比较，根据搜索和匹配策略，找出一系列最优的与语音匹配的语言模板，再根据此模板的定义，通过抽取数据库关键信息和查表就可以给出计算机识别结果，把语音信号转变为相应的文本或命令，从而简化报销流程中人机交互所耗费的时间和手动操作的复杂程序，以提升报销业务便捷化和流程处理智能化。

（1）费用申报自动化流程描述

在基于RPA的费用报销流程优化中，首先员工会自行登录到财务系统（或ERP系统的财务模块），根据自己的报销内容，选择相应的报销模板，按照模板中标准化的要求填列具体的报销事项和金额等内容；或者通过移动设备语音端口进行费用的语音在线申报，申请人对着麦克风说话，随着语音不断录入会实时出现文字进行听写，而后通过识别技术将语音数据转写入单。此时报销单据会根据事先设定好的审批权限流转到分子公司财务部负责人处，负责人通过电脑在线或手机联网审批，此时，端口会自动识别申请人编号显示其对应的信用评级，根据设计好的信用分池，自动进行分区用户排队，优先处理信用高的用户，實现源头执行流程的高度自动化。如果是最高级信用用户，会自动免除集团公司财务总监的审核，直接执行报销票据上传至FSSC审核处再进行后续的账务管理环节；如若是最高级以下的其他信用申报人，会严格按照审批流程接受后续审核和预算管控，如果是最次级用户系统则会出现预警状态，自动提示禁止后续办理程序。

（2）费用预算自动化流程描述

随后，通过审批的申请单会自动流转到集团公司预算处进行资金预算占用控制，资金信息数据会自动下沉到预算管控系统中，与事先企业设定好的限度金额相匹配。匹配后由集体公司财务总监进行在线互联审批，审批通过后系统会以短信或电子邮件的形式告知报销申请人，报销申请人自动提交相关的报销票据流转到财务共享服务中心费用审核处进行审核。在报销申请环节中，申请人在交接票据时会利用到电子发票端的快捷入口，借助财务管理系统的智能化处理软件，实现全程高度的去人工化。

2.通过OCR扫描、电子影像等SDK技术提取发票关键信息

（1）票据审核自动化流程描述

针对票据审批中的数据采集无法实现智能扫描并提取关键信息的问题，在实际费用报销业务中可以首先判断票据的形式再进行后续OCR扫描并上传影像以实现数据的自动对接操作。FSSC审核处在接到上传的票据时，会预先将不同类别的费用报销扫描功能都集成到扫描端中，接收后会识别和整合电子或纸质发票等不同类型，其中电子发票可以直接上传平台，如果接收到的是纸质发票，原本需要人工来进行分类、识别和处理的内容就可以通过高速扫描仪进行集中或分布式扫描，转化为电子影像。由于高速描仪中混杂着普通发票和增值税专用发票，此时可通过对扫描软件预先设置增值税发票智能OCR识别模块，自动从扫描仪中分离出增值税发票以实现发票归纳管理的自动化。同时为了避免发票重复报销的问题，可以利用图像识别技术来设计企业增值税发票管理体系，从而更好地规范和管控费用报销业务流程，高度模拟人工进行信息识别和采集。

（2）票据稽核与核算自动化流程描述

财务共享服务中心稽查处在做发票数据真实合法性的稽核时，会自动汇总上传的票据信息，数据自动下沉到收支数据库中，稽查处通过预先设定好的票面规则高度模拟人工完成网上发票真伪查验，同时将企业财务系统和FSSC收支数据库系统进行数据一致性比对，从而达到去人工化的快捷对账。对账一致后票据自动流转到财务共享服务中心核算处进行账务处理，并通过大数据处理技术（Hadoop、Hpcc、Spark等）自动生成记账凭证并进行分析处理，FSSC票据管理的RPA应用流程描述汇总如表1。

3.通过信用评级、模拟人工实现资金结算和支付批量操作

（1）资金结算自动化流程描述

针对财务共享服务中心资金结算在面对业务量堆积时，由于中心审批资源有限，使得报销流程存在一定的滞后性。中心人员工作压力大，而一线员工对报销速度仍不满意。基于此现象，系统可建立提单人信用机制，其费用申报时效与信用评级密切相关，付款期限和审批环节都与信用等级相对接。系统预先根据提单人经验行为在资金额度上形成定额和非定额类别。FSSC结算处在收到结算通知时，会对提单人信用等级自动进行匹配，通过优先排序实现基于不同规则下的审核执行路径，从而对业务量起到分流处理的效果，简化费用报销流程。

信用评级的具体设置可根据系统中大量历史数据的收集自动抽象出以下不断自我完善的规则来执行审核工作。由于财务共享服务中心费用报销业务在进入拨款环节时会自动根据已有记账凭证输出付款单，可以根据历史信用行为记录以及金额大小、业务和时段信息等评定出1、2、3级的信用等级（如图3所示），不同信用等级的凭证在进行校验过程中会进行相应的免审、重审、警告，信用值最高的可以直接进入款项支付环节；信用显示为次级的，付款单据就要通过财务共享服务中心审核处合规性审核以及集团公司财务总监的双重审核，根据级别先后在系统内按序提交付款申请，并延期24小时以上资金支付的时间；而针对3级信用用户，系统将高度关注并给予严重警告，延缓付款时间在72小时以上。信用评级的建立起到简化费用报销流程的效果，同时也使得企业在费用报销中制度规范性和流程标准化程度得以提高。

（2）费用支付自动化流程描述

资金支付环节，FSSC资金结算岗会根据预先设计的指令池自动生成对应的支付指令。指令会由任务管理路传至FSSC稽核岗，稽核人员对发票和账务凭证上的数据与付款账户、付款金额的一致性进行审核，审核通过后财务共享服务中心资金结算处会接收到付款提示，并通过对发票信用期限进行排序，模拟手工操作按序实时进行付款通知，在缺少银企直联的场景下，可利用RPA机器人从付款指令中自动提取支付时所需要填列的付款信息以替代人工录入，并提交网银等资金管理系统完成实际批量付款操作。此时报销申请人会以事先在系统上选择好的结算方式例如支票、电汇、进卡、内转等确认收款，确认收款后，财务共享服务中心稽查处自动生成收款单据，并由财务共享服务中心核算处自动生成付款凭证和企业财务报表，完成费用报销自动化支付流程。FSSC资金支付管理的RPA应用流程描述可汇总如表2所示。

四、结语

随着大数据、云计算、人工智能等信息技术在企业财务管理中的深入运用，财务共享服务中心服务模式在技术嵌入式改革中也迈向了新的台阶。费用报销作为财务共享服务的核心业务之一，其自动化变革是其未来发展的大势所趋。以“小勤人”为代表的机器人流程自动化技术为现阶段因系统集成不足而依靠大量手工作业的财务共享服务中心流程处理方式提供了自动化优化方案。本文通过分析企业费用报销存在的问题及发展现状，阐述了自动化费用报销流程中的技术应用，着重从流程三大模块中涉及到的电子发票、OCR扫描技术、语音识别、提单人行为信用评级及资金支付过程中凭证信用评級的应用价值分析，通过分析基于RPA的财务共享服务中心费用报销三阶段流程设计与优化过程，期待提高集团企业费用报销的管理水平。

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