第三方支付环境下收银系统内部控制的优化

张凤元　王馨萍　常纪锋

【摘 要】 随着我国第三方支付行业移动支付业务的高速发展和“新零售”模式的出现，对线下销售的收银系统提出了更高的要求。针对收银系统数据的流转障碍以及人机之间衔接的多重漏洞等问题，首先从收银系统内控制度进行整合，利用信息媒介实现精准销售，科学制定岗位责任制度；其次从收银系统功能整合收银及自动结转、流程优化；最后基于数据采集集成功能建立收银系统数据库、提升收银系统功能定位三个方面提出了内部控制优化的建议。

【关键词】 第三方支付； 收银系统； 内部控制

【中图分类号】 F832；F275 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）13-0100-03

一、引言

智能通信设备的普及与应用推动了支付方式的电子化，移动网络的进步更是推动着第三方支付的迅速发展。这种借助于各种形式的移动终端和设备，并且通过互联网、手机短信等對所消费的商品或服务进行操作的支付方式日渐流行。中国是世界第一大手机用户国，iResearch艾瑞咨询数据库2016年对中国第三方支付行业的数据进行调查，中国市场移动支付交易规模已达41.3万亿元，同比增长89.2%，第三方支付平台众多，付款方式多样，移动支付的技术与产业模式也在逐步地完善与成熟。

商业流通企业收银系统向着精细化和制度化发展的同时，现行收银系统的缺陷也渐渐显露出来。钱款的流通越来越多地体现于数据信息在顾客和商户之间流转，每一笔交易都以双方共有的电子凭证记录在支付的APP中，大批量数据的流转由于受制于目前的网络和设备，致使移动支付所产生的大量数据信息没能充分使用，产生数据的流转障碍甚至出现人机之间衔接的多重漏洞。这种障碍的出现也使一些不法分子有了可乘之机，利用数据漏洞进行钱款的偷盗以及不正当交易等行为，制约了金融市场的进一步发展和完善。受线上零售的影响，传统的零售业倍受冲击，面对新经济形态的影响，传统营运资金管理是否仍具可持续性，这也是流通企业必须考虑的问题[1]。对于线下销售，商场收银支付错误所导致的数据信息安全问题，售后的保障问题等都时时影响着消费者的消费心理，进而影响着线下零售行业的发展。所以商业流通企业需要一个多功能、高定位的收银系统来为其决策提供支持和帮助，而商业流通企业其特有的库存量大、交易次数多、流通速度快的特点也对收银系统的精度和效率提出了迫切要求，收银系统的完善与优化成为必然趋势。

基于以上研究背景，在当前网络安全技术和云端传输功能日趋完善的发展趋势下，顺应移动电子支付为代表的第三方支付发展方向，合理地避免“新零售”行业带来的冲击，商业流通企业需要对收银系统进行全面的整合优化，根据按需定制的原则将收银系统打造成企业数据仓库和决策支持系统，成为企业发展的必要条件。企业在收银系统的功能定位、数据处理、权责分配等方面进行优化改革势在必行。

二、第三方支付环境下收银系统内部控制的优化

（一）收银系统内控制度整合优化

1.利用信息媒介实现精准销售

目前商场的购进与销售缺少一个具有引导性和支持性的信息支持，收银系统作为直接接触消费者的第一系统有必要利用一个媒介来为企业购销提供数据信息支持，达到推荐促销的目的，实现精准销售。

利用电子支付留下的电子支付凭证及微信号等，进行信息收录和存档，并标记为电子会员，避免实名认证会员出现信息泄露的情况发生，增加信息的安全性。利用留存的电子会员信息，以及前期购物信息进行爱好偏向的预测性分析，做出销售情况的未来规划，将顾客倾向的商品进行整理，在对应的微信平台上进行推荐促销，实现精准销售。精准促销实现数据流程如图1所示。

2.科学制定岗位责任制度

科学划分收银系统相关的各部门及部门内部各部分之间的职责权限，明确各岗位职责与权限，使不相容岗位形成相互制衡的关系，做到各岗位互相促进、互为监督，防止挪用物资的现象再发生，保障企业资产安全[2]。收银系统岗位设置如图2所示：部门内设分组，岗位配置相关人员，减少组间人员调动，加设报账审核机构，杜绝身兼收银主管及备用金管理员双职。收银与备用金管理相分离，报账与稽核检查相分离，业务与记录、保管、审查相分离等，借此杜绝身兼数职，连带用人等情况的发生。严格划分职责权限，明确界定收银主管等中层主管人员能够处理的最高金额，避免收银系统中出现重大疏漏造成财务风险的事项发生。加强内部稽核，促进收银系统中报账阶段的规范化进程。在收银中心单独设置收银报账审核人员，不由收银员或收银主管代兼，不仅审查收银员的当日报单与软件后台显示是否相同，银行存款入账金额和现金数目与软件后台是否相同，而且要审查收银人员提交的原始凭证的真实性、合法性，是否出现虚假销售，以完善企业内部控制制度，降低财务风险。

（二）收银系统的功能优化

收银系统未来改革发展要遵循“三模块，一概念”的功能优化理念，将功能进行模块化定位。“三模块”是指在收银模块实现单一收银设备的整合，形成收银与自动结转功能；在数据库模块，突出数据的采集功能，将收银业务与风险管理、数据信息生成等多种功能糅合，形成一个整体性的数据仓库；在销售模块利用数据信息生成无记名电子会员，利用偏好分析实现推荐促销和精准销售。“一概念”是指云端电子发票的概念，建立永久性云端电子发票留存机制与查询服务功能，以此达到使商品质量可追溯，从而更好保护消费者权益，增强客户信赖度。

1.整合收银及自动结转功能优化

将所有使用的收银功能集中整合到一台收银设备上，使收银机器的操作更为便捷，改变原始的单一功能，进行功能与功能之间的合并，实现全面管理，从而减少程序重合及数据的冗余。

日常消费付款有时候会选择扫码移动支付方式，使用不同的手机APP来扫对应的二维码，比如付款方要用支付宝付款，就要打开支付宝的APP来扫由卖方提供的支付宝付款二维码，但是如果是使用支付宝的APP扫取了微信支付的二维码，就属于无效操作，所以为了应对不同顾客的付款方式，卖方需要准备多张二维码以供顾客选取。2016年4月份，出现了一种新的扫码支付方式，一张二维码对应一个店家的支付平台，能使多种付款方式并存。这种二维码叫做统一支付二维码，指向的是一个多元化的支付界面，在扫码的同时会在所使用的APP内打开这个二维码，打开的同时判断这个二维码的应用类型，微信扫码就会跳转到微信支付接口，支付宝扫码就会跳转到支付宝支付接口。所以用同样的原理来看待收款，当收银员用扫码枪对买方提供的一维支付码进行扫取之前要提前人为进行判断支付APP并进行选取，而如果收银软件内能具备一个收款平台，自动识别收款接口，就会精简收银的流程，从而减少设备的操作。

2.收银系统流程优化

结合电子支付方式的工作要求对收银的系统流程进行改进，在实际操作中，企业的系统流程可以优化为以下三个控制环节，如图3所示。

企业的系统流程优化的第一个控制环节就是收银阶段，收银人员在销售商品时开具收款小票，小票共分为顾客持有，柜组留存以及收银留存三联，同时将销售情况录入货物管理系统。第二个控制环节就是报账阶段，收银人员对当日所收现金、购物票等在收款结束时一并交与现金暂存管理人员并当面点清填写报账单，管理人员清点清楚填写清点单后入库封存。第三个控制环节就是入账阶段，由管理人员出库现金与出纳进行交接，杜绝第三人接手，当面清点是否与前一日清点单数目一致。

通过对流程的优化提前了收银报账的时间，降低了收银员所承担的风险，同时，能够准确获知钱款在收银中心流动产生问题的阶段，确认赔付责任，在报账阶段进行双重的报账审核，单独设置了报账阶段审核人员，以降低风险，提高效率。对账阶段进行人机二次对账，防止出现利用收银设备漏洞的舞弊或偷盗行为，提高企业的资金财产安全性。

（三）数据采集集成功能优化

1.建立收银系统数据库

建立收银系统数据库就是将收银业务、风险管理与数据信息生成系统等多种功能高度集成一个整体性的云端数据库，包括自行开发的数据仓库、交易流水数据、一级二级研究数据等。在大数据时代，财务共享服务模式其IT架构更多地运用到云计算技术，并需要大数据进行技术支撑[3]。数据类型示例如表1所示，企业将这六类数据进行整合，通过可视化的后方平台，更好地帮助管理层掌握实际发生和计划之间存在的差异和企业的运行情况。同时通过操作简单交互式的可预测模型，将不同的参数输入，进行数据化模拟分析，来预测企业未来的财务、经营状况，为战略决策提供信息和依据。

利用信息整合优化产品结构引导购销。将制度进一步转化为流程和表单，进而将业务嵌入信息系统，提高制度执行的刚性和权威性。信息化是企业内部控制从规范走向成熟的重要标志[4]。有效的信息管理系统能够畅通企业内部信息的沟通机制，保障信息传递的完整性和时效性，实现上达下销。其次能产生有效的反馈作用，使商业流通企业的各个方面不管是从市场到资源的整合，还是从战略到成果的转化都能够有机地结合起来，从而保证企业经营目标的实现。所以在完善企业内部控制制度的基础上，健全商业流通企业管理信息系统，能够保证经营信息的最大利用效率，同时也使信息在收银部门和财务部门之间实现有效传递和反馈，满足商业流通企业在市场经济体制下对经济快速发展的及时应对，为商业流通企业的发展提供足够的动力和保障。

2.提升收银系统功能定位

全面更新設备适应多样化收款方式，收银中心下设设备监管组，一是对设备使用人员的专业培训，二是捕捉电子支付信息记录，利用电子信息如微信号等开发无实名认证性会员。

商业流通企业商品种类多、交易频繁，要求收银设备及时更新，优化设备版本适应多样化的收款方式，将有利于降低使用内存，分散CPU的压力，降低系统出现差错的可能性；通过改变内设来简化商品信息、更新程序和节省时间，减少由于商品信息错误出现长短款的可能性。此外，设置设备监管组专职维修，管理部负责处理收银设备的日常维修工作以及相关操作人员的培训工作。收银软件方面主要是要定期安装必要的防攻击软件或进行网络加密，同时提前准备网络风险应对策略并对相关人员进行培训，避免在收银系统中形成不可控区域，以便合理规避风险。企业通过加强对硬软件的监管，确保收银系统内部程序运行顺畅，有效降低收银风险，更好地促进企业经营发展。鉴于第三方支付平台强大的实时交易记录和交易分析功能，该平台能够有效规避交易双方可能的交易抵赖行为并为随之出现的纠纷提供依据，很大程度上保障了交易双方的利益，为规范虚拟金融市场环境做出了贡献[5]。利用第三方支付留下的电子支付凭证及微信号等，进行信息收录和存档，就是为了防止实名认证会员出现信息泄露情况的发生。

三、结论

收银系统的健全稳定是商业流通企业的发展基础，而在市场中第三方支付方式盛行的环境下，收银系统的健全稳定依赖于企业内部控制制度的全面程度，优化收银系统是以企业价值为目标，参与并完善风险管理、内部控制和公司治理的过程，以其特有的安全性、准确性和效率性来满足企业发展的需要。通过深入调查，并结合企业实际需要，尝试提出了流通企业收银系统的优化与功能集成理念，这不仅有利于降低收银系统的风险，还为企业战略决策定位提供了信息基础与技术支持。

【参考文献】

[1] 杨海燕，王伊，韦菁韩.零售业营运资金管理现状及优化策略研究——以华联综超为例[J].会计之友，2017（3）：57-61.

[2] 殷义左.提高商品流通企业内部控制的有效性分析及策略[J].财经界（学术版），2016（19）：87.

[3] 程平，白沂.大数据时代基于财务共享服务模式的IT审计[J].会计之友，2016（24）：128-131.

[4] 娄权，邓超然，付细军.搭建内部控制信息管理系统的探讨[J].中国管理信息化，2016，19（5）：44-46.

[5] 谢瑶华，栾福茂.我国第三方支付的现状、风险及控制对策[J].财会月刊，2017（13）：41-45.