关于高校学生档案数字化建设的思考

摘 要：随着社会科学技术的迅速发展对学校学生档案管理的建设也应该及时创新，现代社会数字化信息越来越发达，对高校学生档案数字化建设也是必然趋势。建立学生档案对高校的建设与发展起着关键性的作用。高校学生档案数字化建设对于高校学生的管理提供了便利，有利于制定合理的方案对学生进行管理，有利于带动学生学习等各方面的提升。为学生档案管理的建设提供了有利的条件。

关键词：高校学生；档案建设；档案数字化建设

学生档案信息是学生成长教育过程中重要的信息档案，对学生以后的教育事业，生活等起着关键性的作用，学生档案的建设是学生教育过程中一项重要的工程。学生档案是针对学生成长教育真实面貌的重要部分，学生档案主要记录了学生在受教育过程中的成绩以及成长等各类信息的转变，具有代表性，真实性的特点。随着学生信息的增多，传统档案管理的方式已经不适用于现代的档案存储。社会科学技术的信息发展，信息化，网络化，数字化也成为大势所趋，对学生档案进行规范化，科学化，信息化，数字化的管理，充分利用数据信息，数字带来的优势。

一、 数字化建设在学生档案管理中的作用

（一） 有利于确保学生档案信息的完整与安全

学生档案信息记录了学生的教育和成长，采用传统纸质性档案记录学生信息有些巨大的困难，随着学生受教育的程度不断上升，学生的档案信息也越来越多，在对学生信息整理的过程中，由于人力造成的误差是不可避免的，不能极大程度地保障学生档案信息的真实性。在保存的过程中，储存设施的不完善，也会造成学生档案信息的遗漏和缺失。所以施行学生档案数字化建设，能够极大程度地保障学生档案信息的完整性与安全性。

（二） 有助于大幅提升学生档案管理水平

使用传统学生档案，对学生档案的使用与调查有着重大的困难。不能够及时迅速地找出学生的档案，耗费人力物力与时间，加大了对学生档案管理者的工作量，极大降低了工作效率。对学生档案进行数字化建设，只需把电板与网络应用起来，就能够及时快速地找到学生档案，及时地对学生档案信息进行检查与核对，确保学生信息真实性，极大地提高了工作效率。所以建设学生档案数字化建设能够大幅提升学生档案管理水平。

二、 学生档案数字化管理存在的问题

（一） 管理意识、水平有待提高

虽然对学生档案数字化建设有了初步的开始，但是建设过程中管理意识和水平还存在着问题。部分工作管理者对学生档案数字化管理认识不够透彻，不能够正确地进行数字化管理，缺乏专业的计算机网络应用技术，不能对学生档案进行科学化，专业化，规范化的管理，对现代信息网络不能充分的利用，对学生档案信息进行灵活，便利，快捷的进行输入，整理与储存存在着困难，极大地降低了工作的效率。

（二） 学生档案数据库建设不够完善

对学生档案数字化建设的基础是拥有信息完善的新数据库。当前高校对学生档案数据库建设信息不够完善，对学生档案信息的管理与数据分析，还停留在初步状态。没有健全完善的信息化数据库，就不能对学生档案信息进行科学化，规范化的管理，这就使得学生管理工作者不能够将各类信息进行及时的整理与储存，不能及时对学生信息档案进行及时分析，实用性较低。

三、 学生档案信息化管理的对策

（一） 不断提高档案管理人员的技术水平，加强学生档案管理的网络

学生档案数字化信息化的建设下，需要不断提高档案管理工作者的技术水平。学生档案管理者的计算机网络应用技术与先进的数字化网络信息系统应用不相符的问题，一直以来都对档案管理存在着困扰。应该对档案管理工作者进行计算机应用的培训，引进专业性的计算机应用人才对学生档案管理的网络进行科學化，专业化的设计，适用于学生档案管理的工作，对学生档案进行规范化管理。

（二） 改革管理模式，推进数字化管理

对学生档案信息储存进行管理，在学生刚刚步入学校的同时就开始进行信息档案录入，建立个人信息档案，及时将学生的平时成长信息与教育内容等及时准确快速的录入，在保障信息的真实性，安全性的前提下，能够实现与其他专业性部门进行信息交流，信息共享，能够及时对学生档案信息进行分析，整理，储存。在信息安全不被泄露的前提下，可以为学生提供专门的信息查询系统，对个人信息进行了解，提高学生对档案信息的关注，提高学生的积极性与主动性。

四、 总结

对学生档案进行数字化建设是学生档案管理的关键，现多数高校对学生档案数字化建设还停留在初级阶段，还不能够及时迅速地对学生档案进行专业化，规范化进行管理，对学生档案数据库建设还不完善，确保学生档案信息的真实性与准确性，由于学生档案管理者不适应与数字化档案管理系统，工作效率不高，对管理还存在着多样的问题，应该引进专业性人才对学生档案数字库加强建设，对管理人员进行计算机知识的培养，提高学生管理工作者的网络应用技术。有利于学生档案的管理，对学生档案信息能够及时快速的填取，减少了人力物力与时间的浪费，提高了工作效率。

参考文献：

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[3]刘慧.建立高校学生数字化档案的思考[J].四川档案，2007（04）：42-43.

作者简介：

吕扬，湖北省武汉市，武汉职业技术学院。