“互联网+”背景下电子发票的应用对高校财务管理的挑战

□（宁德师范学院财务处福建宁德352100）

“互联网+税务”计划始于2015年，是国家税务总局在响应《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》的基础上提出的，是顺应互联网发展趋势、实现税务现代化的重要举措。经过几年的试点发展，2017年，国家税务总局发布了《关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》，重点强调了在公用事业和电商等领域使用电子发票。同年6月，财政部提出了关于电子发票改革的试点方案，进一步明确了电子发票改革工作的部署。

一、“互联网+税务”开启电子发票时代

我国的电子发票从诞生到发展只有短短几年时间，通过梳理其历程，可分为三个发展阶段：

（一）2012—2014年为企业试点阶段。2012年，国家发改委提出开展电子发票应用试点，将重庆、深圳等列为首批试点城市。2013年电子发票试点实行一年后，国家税务总局正式发布电子发票管理办法，同年5月，京东开出了我国首张电子发票。2014年6月，中国人保公司在建立了电子会计档案系统后，成功与国税电子发票平台对接，这是我国企业首次在电子发票应用中实现全过程管理和电子化入账。

（二）2015—2016年初为政策推进阶段。2015—2016年1月，国家税务总局制定了一系列规范电子发票工作的政策公告和规定，对增值税电子发票的用途、使用规定等进行了明确规定，并提出“使用增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票可作为报销凭证”，电子发票报销工作稳步推进。

（三）2016年至今进入全面推广阶段。从2016年开始，我国各个行业都开始推行电子发票，传统发票逐步被替代，电子发票渗透到人们工作生活的各个领域。2017年，国家税务总局发布了针对电子发票推行工作的指导意见，财政部也针对电子票据管理改革印发重要通知，为电子发票的深入和全面推广奠定了基础。

二、电子发票在高校财务管理中运用的必然性

电子发票的运用既是大势所趋，也是高校实现财务管理变革和财务管理现代化的必然选择。电子发票的使用将会促进高校财务管理迈入新的阶段。

（一）适应我国发票管理改革的必然选择。近年来，我国电子商务的发展较为迅速。但由于我国一直采用的是传统纸质发票，大大增加了电商企业的财务成本，影响了电商企业利润率的提高。为了尽快与全球电子商务发展接轨，实施电子商务税收，我国从2012年开始进行电子发票试点及推行工作。经过几年的发展，目前，电子发票的应用已在全社会形成共识，我国正在有条不紊地推进发票管理改革。高校要顺应发票管理改革的发展趋势，必然要重视并逐步实现电子发票的使用，否则，将会影响高校财务管理与时代接轨，阻碍财务管理现代化的步伐。

（二）控制高校财务管理成本的必然选择。高校财务管理有其特殊性，其财务目标具有非营利的特点，但又要通过财务管理保持高校的持续经营和正常运行。在使用纸质发票的过程中，高校财务管理部门的票据专管员、收费员工作量较大。若使用电子发票，可以省去高校财务人员申请、保管、领用和盘点发票等繁杂的业务环节，节省财务成本和时间成本。

（三）提高高校财务管理效率的必然选择。高校作为一个组织庞大的经济活动主体，具有经济活动种类复杂、数量规模较大、人员众多等特点，高校财务人员每天都要处理数量庞大的报销业务。虽然高校为了提高报销速度采取了诸如预约报销、每日限量报销等手段，但这些措施只能起到缓解作用，无法从根本上解决高校财务管理报销负担过重的问题。电子发票的应用为高校财务管理工作提供了新的模式和方法，自动化报销平台将逐渐取代人工核查、审批环节，倒逼高校财务部门加强管理，解决重复报销问题，提高财务管理效率。

三、电子发票的运用对高校财务管理带来的挑战

目前，我国为了推动电子发票的运用做了大量工作，也从政策法规层面对电子发票的使用进行了明确。但电子发票的使用多集中在电商、通讯领域，在高校财务管理中的运用并不理想，尚处于摸索前进阶段。

（一）对高校会计制度的挑战。高校当前采用的会计制度是针对纸质发票的，电子发票属于无纸化发票，与高校对纸质发票的保管、核算等规定存在不相适应的地方。如果不能在现有会计制度的基础上增加有效的电子发票管理办法，可能会导致电子发票的使用无章可循。

（二）对高校财务系统的挑战。只有在无纸化办公系统下，电子发票的审批、核算、报销等才能实现一体化。但是从当前高校信息化建设的程度来看，大多数高校都无法建立相应的无纸化办公系统，没有相应的财务核算、报销等信息化技术系统作为支撑。

（三）对高校财务报销的挑战。高校传统的财务报销流程是：高校教职员工等提交报销票据——财务人员负责报销审核，这是一种实报实销的报销模式，财务人员只有在见到发票原件的情况下才能履行报销程序，不接受任何非原件之外的复印件、打印件等。电子发票的使用将改变这一现状。高校财务人员取得的是电子发票的打印件，再加上电子发票并没有打印次数限制，也无需额外加盖专用章，如果一张电子发票被反复打印提交报销，如何对其进行甄别将成为困扰高校财务人员的难题。

（四）对高校财务人员的挑战。使用纸质发票时，高校财务人员对发票的审核主要是通过物理防伪措施进行判断。但审核电子发票的真伪与审核纸质发票不同，一方面，电子发票的存储方式比较特殊，是以数据电文的方式存储，如果利用PS或其他修图软件对电子发票上的金额、抬头等进行修改，基本上不会留下痕迹。若财务人员只是按照发票基本要件进行审核，很容易忽略这一问题，导致虚假入账、虚假报销等。同时，还会消耗财务人员的时间、精力，加大工作量，难以彰显电子发票的价值。

四、“互联网+”背景下高校应用电子发票的应对策略

当前，针对电子发票使用过程中暴露出的一些问题，部分高校已开始探索解决办法。如针对辨别电子发票真伪问题，有些高校的财务人员通过电子表格等建立发票备查台账，对已经报销过的发票的编号、金额等进行登记。但这种方法下每次都需要财务人员手工输入发票号码进行查找，并非省时省力的好办法。有些高校的财务部门为了规避重复报销，要求报销人做出书面承诺，但这也只是治标不治本的权宜之计。尽管困难重重，高校还是要主动迎接电子发票的使用带来的挑战，主动作为，找到应对之策。

（一）在现行会计管理制度的基础上，建立电子发票使用制度。当前，我国已开始围绕电子发票的核算、管理征求意见，也在对部分会计制度进行修订。高校应及时关注国家关于电子发票管理的规章制度的变化，结合国家的相关规定和管理办法，针对电子发票的核算工作、电子发票的审批、结算和档案管理工作等制定实施细则，使电子发票使用的各环节都有制度可循，尽可能规范电子发票的使用，为电子发票的应用营造良好的制度环境。

（二）加大信息技术应用力度，构建高校财务信息化系统。

1.充分利用信息技术，推动核算型会计向管理型会计转变。传统核算型会计重在对日常经济业务活动进行核算登记、造册存档，所编制的财务报表也是依据固定的格式和体系，主要是为了体现过去已经发生的经济活动，只要求核算正确，登记完整准确。信息化时代，借助计算机和信息管理系统，能够更加细致、更加智能地完成财务会计工作，切实推动核算型会计向管理型会计转变。管理型会计是新时期社会经济主体为了科学及时地了解经济活动情况、做出正确决策所提出的必然要求。管理型会计意味着会计工作的内容不再是简单的登记、核算以及保存数据，而是要系统地管理数据，同时将数据和经济主体的发展目标相结合，在实时反映经济活动状况的同时，以促进经济活动达成目标为目的，对各项数据进行分析和提炼，动态反映经济活动存在的问题，切实为管理者提供及时、完整、有效的信息，为管理者做出正确决策提供依据。

2.充分利用信息技术，构建电子发票网络报销系统。高校要解决电子发票使用过程中的重复报销问题，解决传统审批流程复杂、效率低、真伪难辨等问题，构建电子发票网络报销系统势在必行。

（1）构建报销信息自动采集及真伪核对系统。互联网技术和新媒体技术的高速发展，为电子发票的网络报销提供了条件。高校应引入电子发票网上报销系统，鼓励或要求教职员工等下载移动终端APP。教职员工在公务消费时可使用微信、支付宝、网银等APP终端支付费用，并申请开具电子发票，由开票平台生成电子发票并附上相应的消费内容、支付记录等信息，教职员工发起报销申请，并将加密的电子发票发送到高校财务报销处理数据库，由网络报销自动采集系统对报销信息进行自动化采集。同时，无缝对接国税电子税务局，对发票信息的真伪进行核对。使用微信客户端进行报销信息的自动采集及核对过程如下页图1所示。

（2）构建智能审批系统实现电子签名审批。智能化审批系统的最大优势是可以利用大数据技术自动对电子发票的真伪进行检验，最大限度地避免重复打印电子发票重复报销的问题。同时，还能嵌入相关项目的预算额度、报销标准，在高校教职员工于自动采集终端提交报销信息后进行自动检测，及时发现报销疑点，如发现存在问题的电子发票，高校财务智能审批系统会自动进行退回处理。而对审核通过的电子发票，则可按照智能审批系统载录的具备相应审批权限的负责人信息，将相应的报销信息自动发送给负责人进行审批。财务审核人员只需在接收信息后登录高校网络智能审批系统，就可对报销信息进行简单的人工核对，并通过电子签名完成审核，将审核信息通知给报销人和财务人员。网络智能审批系统的运用一方面充分借助了大数据技术的优势，通过技术手段对电子发票的真伪进行鉴别，避免人工核对的疏忽，避免重复报销问题，另一方面可以突破时空限制，给审批人员随时随地进行审批提供了便利，可实现高效的财务管理。具体审批流程如图2所示。

图2 智能审核系统流程图

（3）构建智能支付系统实现自动化报销支付。电子发票通过审核后就要进入向报销人支付费用的环节，高校可根据自身情况设计智能支付系统，在支付系统中输入对公转账单位信息、本校师生银行卡信息等，将这些信息录入支付系统数据库，并连接智能化审批系统。在报销审批通过后，就可以依据数据库中的信息将报销金额支付到相应报销人的账户中，实现自动化报销支付。具体流程为：报销人向系统发起报销申请；智能审核系统接到审批人员的电子签名后，同时向申请人和财务人员发送通过通知，并同时发送拟支付指令给支付系统；智能支付系统根据指令生成待支付信息，财务人员根据审批结果进行确认后，系统自动将款项划拨到申请人账户，完成自动化报销支付。

（三）完善配套措施，确保高校网络报销系统的正常运行。第一，完善网上报销系统管理人员结构。设立专门的技术人才、财会人才岗位，对网上报销系统进行实时维护、建设，确保其安全平稳运行。第二，完善网络报销制度。包括预算控制制度、审批制度等，明确不同环节、不同财务人员的职责和权限，确保各环节的有效衔接。第三，构建电子发票实名制制度。电子发票每个环节的经手人都要经过严格的身份信息验证。此外，对高校师生来说，电子发票和网络报销系统都属于新生事物，在使用之初，要通过讲座、多媒体宣传等形式进行宣讲，对报销步骤、报销方法等进行公示，帮助全体师生掌握报销技能，熟悉操作流程，为使用网络报销系统打好基础。

（四）加快人员培训，提升高校财务人员技能。电子发票最终要依靠财务人员来落实，高校应加快对财务人员的培训。首先，应强化财务人员的认识。加强电子发票普及意识教育，可以帮助财务人员重视对自身技能的提升，减少或避免抵触心理。其次，通过模拟场景培训，使高校财务人员了解电子发票从使用到报销、入账的全过程。可聘请熟稔电子发票业务的专业人才到高校对财务人员进行系统培训，通过模拟场景演示，使其了解网络报销系统的各个流程，在学校尚未构建网络报销系统的情况下，则要使其了解电子发票从开具到接收、报销、入账和归档、查阅等各个流程。再次，利用网络模拟系统对高校财务人员进行实训，财务人员在仿真场景中进行电子发票的审批、报销等模拟操作，检验财务人员应用处理电子发票的能力，确保人人动手操作，人人都可过关。通过培训全面提升高校财务人员的技能和素质，为电子发票在高校中的运用疏通通道。

高校要想加快电子发票的使用步伐，切实发挥电子发票对高校财务管理改革的促进作用和对管理水平的提升作用，必须树立“互联网+”思维，以主动拥抱互联网的姿态，积极做好迎接电子发票的准备、铺垫和配套工作，完善相应的配套措施和制度，确保电子发票的使用有制度可循、有规矩可依，为电子发票的使用扫清障碍。