基于会计信息化的大型集团企业内部控制优化研究

2018-09-11太原旅游职业学院山西太原030024

商业会计 2018年5期

□（太原旅游职业学院山西太原030024）

目前，不少大型企业为了更好地管理会计信息以及提升会计工作效率，纷纷进行会计信息化建设，这种现代化的会计核算操作模式不但实现了企业管理技术的革新，也对企业的内部控制管理提出了新的要求。笔者通过调研发现，XBF 集团在进行会计信息化建设的过程中，没有处理好其与内部控制管理之间的协调问题。基于这种情况，本文深入解析了XBF集团在会计信息化下的内部控制管理现状，针对存在的问题提出具体的改善建议，以期提升该企业的资本利用与市场运作效率。

一、XBF集团内部控制现状分析

作为全球领先的ICT厂商，XBF集团具有很高的会计信息化程度，企业对会计信息系统具有很强的依赖性，同时会计信息管理方面也存在风险。笔者具体考察了XBF集团目前的内部控制情况，认为在会计信息化下该企业内部控制管理中存在的问题主要有：

（一）对新形势下的内部控制改变认识不足。影响企业内部控制的因素有很多，通常包括管理控制与公司治理控制两大方面，可以概括为公司特征、治理特征、评价与信息披露、构建与执行等几类。影响XBF集团内部控制的因素逐年增多，见图1。

图1 XBF集团内部控制影响因素总数变化趋势

（二）会计原始数据的准确性有待提升。当前，XBF集团对会计原始数据准确录入的管理工作有待加强，数据采集工作存在很多疏漏，该企业历年会计原始数据的准确度情况如图2所示。首先，数据的连续性太强，后期数据的采集都是以前期数据为基础的，因此，如果前期数据不准确的话，那么后续的数据就是以错误的起点开始计算的，难以确保数据的准确性。其次，原始数据的操作流程是单向的，没有建立起相应的信息传输与沟通机制。

图2 XBF集团会计原始数据操作的准确度

（三）会计信息容易造假。随着会计信息系统的不断完善，XBF集团几乎所有的会计数据以及账务信息都储存在会计信息系统中，并备份在移动存储设备中。因为没有能与其进行核对的纸质文件，一切都以系统中的数据为准，会计信息如果被篡改的话很难被发现。这种做法提高了XBF集团审查以及复核会计数据与账务信息工作的难度，无形中增大了企业的财务风险。

（四）业务流程的科学性不高。当前XBF集团实行的财务管理制度仍然存在很多不足，导致企业内部在传递与共享财务信息方面的效果不尽如人意，降低了企业进行内部控制管理的效率。因此，XBF集团应提升业务流程的科学性。不过，进行流程重组的投入很大，企业需要根据自身的发展与运营情况，选择在最适当的时候进行流程重组，从而降低重组成本，提升重组效率。

二、对XBF集团内部控制的优化建议

（一）改善内部控制环境。

1.提升内部审计力度。内部审计工作能够有效提升企业的内部控制效率，营造良好的内部控制环境，因此，对于整个企业的发展来说至关重要。内部审计部门应充分发挥自身作用，将审计工作贯穿于企业的所有层级，不论是董事会还是基层员工都应该同样对待。此外，内部审计部门应结合企业的实际运营情况，对各项工作进行事后监督，分析其对企业发展产生的综合效应，如果发现存在显著的负面影响，需要马上与相关部门沟通，并提出应对措施。内部审计部门要在将审计工作重点聚焦于业务部门的同时，重视对综合管理部门的审计，拓展审计视野，细致全面地审计每项业务数据与信息。

2.完善内部控制组织。在日常工作中，XBF集团应加强不同部门之间的交流与协作。如果遇到规模很大或业务涉及较广的项目，可以在不同部门抽调一些员工组建临时的项目团队。在组队伊始就需要明确每位员工的职责与权限；等到项目全部完结以后，可以解散临时项目团队，让员工回到自己的工作岗位上。这样做不但能够降低项目管理成本，还能够使员工明确自己在项目中的职责，从而降低由于职责不清而带来的各类风险。

3.秉承以人为本的发展理念。对于任何企业来说，员工都是最重要的资产，因为最具创造性与最需要经验和耐性的工作是由员工来完成的。员工不但是企业利益的创造者，也是企业利益的维护者，当然也是可能引致企业发生损失的重要因素之一。随着XBF集团会计信息化程度的提高，对员工的素质也有了更高要求，在员工聘用及培训政策上需做出相应改变。

XBF集团应对员工实行针对性培训，在提升其专业技能的同时，提升其工作责任感。培训可以分为三个步骤：首先，明确培训需要实现的目标，并根据目标制定培训方案。其次，根据培训方案安排培训计划，选择适合的专家或者企业内部管理层作为培训讲师，制定培训时间与课程表。最后，设定科学的培训评估标准，考评培训收效，并根据评估结果衡量培训方案的合理性，及时完善方案中的不足，从而提升后续培训的有效性。

（二）建立完善的内部控制机制。

1.借助信息技术开展内部会计控制。随着XBF集团会计管理工作水平的不断提高，会计信息化已成为其必然选择，会计信息化的优势在于：首先，电子录入方式有效减轻了相关工作人员的工作压力，工作过程变得相对简单。其次，电子录入方式能够记录操作过程，提升工作人员的责任感。最后，电子录入方式对于数据的调用与处理都非常方便，通过系统客户端凭用户名与密码登录系统就可以进行必要的操作，不受时间、地点的限制。

不过，会计信息化也对企业提出了新的要求：首先，应强化对员工的信息化技术培训，使其尽快熟悉会计信息系统的操作。其次，明确划分系统开发者与系统用户的权限，有效提升系统的安全性。

2.增强内部会计控制机制的防范功能。要增强这一功能，关键在于规范各项管理工作，具体包括：每项会计操作都严格根据操作准则以及企业流程规范进行，确保操作全过程的科学性与严谨性，同时，确保工作人员的绝对独立性。这是内部会计控制工作最基础、最关键的要求，企业应给予足够重视。

3.提升对软硬件以及系统安全的管理。近几年来，XBF集团因为对软硬件控制的失效而造成的内部控制瘫痪情况有不断增多的趋势，如下页图3所示。因此，在开发信息系统软件时，需要增强对信息的保护以及加密功能，从而确保企业能够进行正常的生产与运营。提升系统的安全性可以确保会计信息的安全性，避免数据被篡改、盗用或者恶意删除，使整个财务管理系统能够正常工作。另外，为了避免会计信息的外泄，企业还应该做好网络安全工作。

图3 XBF集团因安全控制失效而造成的内部控制瘫痪占比

（三）强化监督管理机制。

1.加强外部审计。XBF集团作为一家上市企业，会定期聘请会计师事务所审计企业当前运营的实际绩效、存在的问题等，并将审计结果汇总为公正独立的审计报告予以公示。加强外部审计虽然会给企业带来一定的管理压力，但同时也能激发企业提升内部控制管理完善程度的积极性。

2.严格审计规范，改进审计技术。当前，不少企业开展的内部审计基本上都是事后审计，方式多为财务审计，审计重点聚焦在对财务报表以及相关制度的审查上。由于审查是事后进行的，这就代表着问题已经客观存在了，损害可能已经产生了，亡羊补牢的措施虽然能够对现状有所改善，但还是错过了解决问题的最好时机；由于进行的是财务审查，对于企业数量巨大的账目信息，不可能进行全面细致的审查，只能采取抽查的方式，因此具有一定的片面性。基于上述情况，本文建议XBF集团严格规范内部审计、改进审计技术，也就是将当前的财务审计转型为基于风险管理的管理审计，并将审计贯穿于管理活动的全过程。从业务开始的那一刻起就进行风险监控，从而第一时间发现开展业务过程中存在的问题、分析问题产生的原因、采取整改措施。

3.参考国内外先进企业的经验。欧美等发达国家很早就开始了对企业内部控制的研究与实务操作，累积了很多优秀的理论以及实践经验。企业的发展过程虽然各有特色，但基本的发展方向还是有很多相似之处的，XBF集团当前难以解决的问题，其他企业在发展过程中可能也面对过，因此，XBF集团应积极参考国内外先进企业解决内部控制问题的模式，从而快速提升自身内部控制机制的运行效率。

（四）重组业务流程。XBF集团将会计信息审核工作的重点放在了解决账物、账账之间不一致的问题上。其实，这些不一致的情况不一定是由于工作失误造成的，很有可能是因为企业内部不同部门之间的信息传输出现了问题。ERP系统能够有效提升企业会计信息化的速度，并重组会计业务流程，从而提升企业的管理与内部控制效率，见图4。

图4 XBF集团的信息共享策略

1.应用之前的准备工作。XBF集团需要正视风险与收益之间的相互依存关系，既要明白重组会计业务虽然能够提升自身的会计管理工作以及内部控制效率，也要明白重组会计业务流程有可能引发很高的财务风险，并带来损失。所以，本文建议XBF集团在重组流程之前，要先做好前期的准备工作，做好资料的搜集与整理，并大致预测一下可能出现的突发风险以及应该如何应对。

（1）成果目标。XBF集团对于重组会计业务流程的目标非常清楚，那就是在建设会计信息化的过程中，借助重组会计业务流程，让XBF集团的领导层能够在第一时间掌握企业的运营现状，从而更好地根据运营实际制定各种决策，进而提升企业内部控制以及管理的效率，提升企业的盈利能力。

（2）实施战术。结合XBF集团的实际情况，本文建议其整个会计业务流程重组工作可以按照以下步骤进行：首先，找出企业当前运作效率不高、管理水平低下的业务环节。其次，借助会计信息化归纳并整理财务信息，从而为接下来的重组工作提供数据基础。最后，改造业务环节，提升企业会计工作效率，进而提升内部控制水平。

2.重组会计业务流程。XBF集团重组之后的会计业务流程见图5。