浅谈企业采购工作的内控管理

阮运霞

摘 要：采购活动是企业日常经济活动开展的重要环节，往往占企业成本的比重较大，因此，采购工作也是企业进行成本控制的关键所在。但企业是经济主体，采购的过程不确定性较多，由于利益问题所带来的机会主义行为也时有发生，本文在分析采购工作、内部控制的基础上，深入分析采购工作对于企业运营的重要性，内部控制工作对于采购工作的重要性，基于当前采购工作中存在的不足之处，提出解决的对策建议。

关键词：采购工作 内部控制 对策建议

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）06（a）-103-02

企业采购工作就是从资源市场获得资源的一个过程，企业要实现正常的生产运营工作，就需要有原材料的投入，企业专设的采购部门和采购人员就需要从供应市场上获取所需的企业资源。采购工作分为日常采购和战略采购两部分，整个采购的流程包括收集信息、询价议价、供方选择、评估到决定是否进行购买，以及之后的合同管理、进货验收等相关的环节。战略采购是服务于企业的发展战略，在对企业内部发展情况、外部需求变动以及竞争对手进行分析的基础上设立企业长短期的采购目标和计划；日常采购就是采购人员根据企业需求的时间安排，向供应方发出采购订单，保证物料能够正常服务于企业的生产运行。内部控制工作的目标是提升企业的经营效率，确保企业的各种活动能够有效的服务于企业的发展目标。

1 重要性的分析

1.1 采购工作对于企业的重要性

采购工作是企业经济活动的开始和基础，采购的过程虽然涉及因素很多，但总体来说并不是很复杂，但是采购工作的每个过程连接较为紧密，采购工作实施的优劣也直接关系到后续企业的生产环节能否按照计划完成，产品质量是否达到质检的标准等。从采购计划的制定、原材料和设备的确定、议价、合同等任何环节出现危机都会导致企业面临巨大的风险，牵一发而动全身。采购工作也是企业生产成本的重要来源，良好的采购工作也可以降低企业的生产成本，提高企业利润，除此之外，还可与供应商建立良好的合作关系，提升企业的外部声誉。

1.2 内控工作对于采购的重要性

市场竞争的激烈以及采购工作固有的特性使得舞弊现象极易发生，对企业的发展造成严重的不利影响，内部控制可以将严格的管理制度引入到采购环节，从企业内部对采购工作进行严格把控，使采购流程、人员责任都有详细的制度可循，也极大地降低了机会主义的发生，节约了企业的采购成本，降低了风险发生率，对于企业的持续健康发展非常重要。

2 采购工作的不足之处

采购作为企业供应链管理的重要组成部分，越来越成为风险防范的重要领域，我国企业之所以在发展过程中出现一些问题，很多是因为当前的采购工作仍然很不规范，存在一些漏洞，主要表现在以下几个方面。

（1）采购的制度和流程存在问题。企业在运行中需要的产品和服务多种多样，企业一般根据自身的情況选择相应的采购方式，比如说企业的统一采购或者招标采购等，但是很多企业的采购管理制度不完善或者针对性不强，重要的原材料分散采购，不是很重要的物资管理却过于严格，使采购工作不能规范运行。采购的流程的性质导致了采购环节中有很多不相容的职责，比如，采购物资的人不能同时担任物资的验收人；物资的付款人不能是物资的议价人等，防止职责未分离存在的舞弊行为。除此之外，由于内部招标流程的缺陷导致在企业的采购招标实践中，采购物资的质量和价格并没有得到很好的控制，招标采购并没有达到预期结果的现象也时有发生。

（2）采购计划的编制不合理。采购计划是服务于企业的发展战略的，是经营者在综合分析市场需求变化，企业生产经营实际所作出的预见性的安排。通常来讲，采购计划包含物资的名称和数量，物资需求日期等，但很多的企业往往是留有一部分的库存，然后采购的情况按照企业生产需求情况临时进行采购，没有计划性，还有很多企业的物资质量与生产的要求存在一定的差距，无法满足顾客的需求，市场占有率自然随之降低。

（3）供应商的管理不严。供应商是企业重要的合作伙伴，在采购业务中涵盖供应商的选择、评估、合作和退出等。在供应商方面最普遍的问题是供应商的评估机制不健全，对于供应商的信誉问题也缺乏应有的关注，可能会出现物资质量不合格、交货时间不及时、物资的价格较高等情况。

（4）采购监管工作不到位。在采购过程中，采购人员极有可能为了自己的利益而损害企业的利益，这就需要监管机制来进行杜绝。虽然供应商给予采购人员一定的回扣是采购外的行为，但是供应商极有可能将利润转嫁到物资上，可能是价格的增加，也可能是质量的降低。但企业内部很少有清晰的举报渠道、定期进行供应商调查的制度，内部审计制度也可能因为独立性不够而无法真正发挥实效。

（5）验收和审核不严。验收是保障采购物资质量的关键环节，但是验收处于整个采购工作的末尾阶段，往往重视程度不足，造成很多不符合合同要求的物资也能够入库。付款是在一系列的内容和程序审批无误后向供应商支付款项的行为，此时容易出现款项金额出现问题、未及时与供应商进行账目的核对等问题。

3 完善采购工作的要点

基于以上采购过程中存在的问题，提出以下建议。

3.1 完善采购制度

完善的采购制度是采购工作良好进行的基础，企业要对物资的申请流程、采购物资的流程、相关部门和人员的职责权限都要进行良好的说明，对于各种物资的需求采取哪种采购方式等也要进行明确的解释，确保企业的各项采购活动都能有章可循，提升工作效率。

3.2 统筹采购计划

采购计划的制定要与企业的战略计划和年度、月度计划相匹配，企业的各部门要按照实际的需要制定科学合理的物资需求表，采购部门则按照物资需求的情况、生产计划情况、库存情况等进行合理的安排，在满足企业所需物资数量和质量的基础之上，尽可能地降低生产成本，提高资源的利用率。采购部门要对各部门的采购申请情况进行严格的要求，确保采购的合理性。

3.3 完善供应商管理

供应商的选择要建立评估准入制度，对于企业的资产、信誉、企业的运转情况都要进行严格的审查，只有信誉良好、企业运转正常的供应商才能与企业进行合作；但是，供应商选择之后并不是永久的，而是要有一定的优胜劣汰制度，这样才能保障供应商供给的物资价格、质量都达到最优。另外，对于企业合作的供应商，其送货的及时率、物资的合格率、合同的执行情况都要有相应的记载以供企业对后续供应商的更换提供参考。

3.4 严格采购监管，加强合同控制

对采购过程进行监管是系统工程，在招聘采购人员的过程中就要进行相关的把控，加强对采购人员的培训教育，使其增强自律意识，坚守员工行为道德。企业内部的监督举报机制要明确，采购部门的人员要定期进行岗位的轮换，企业相关部门的人员也要不定时的对供应商进行回访，都方面进行监管。采购合同是防止供应商出现机会主义的有效约束机制，合同的条款一定要明确，对于双方的权利义务和违约责任要进行详细的说明，合同的签订也要基于双方自愿的基础。

3.5 严格验收和付款流程

物资验收过程中验收人员要与申请采购的部门人员和采购人员一起进行验收，严格依照合同的要求和验收标准进行，对于采购过程中出现的问题一定要严肃处理，验收人员要及时向企业相关部门进行说明，相关部门进行审查后决定是接受、退货还是赔偿。在款项支付的过程中，企业有关人员要综合分析企业的现金流情况，与供应商进行商定合理的付尾款时间；对于大宗物资的预付款或者长期的预付款，企业要时刻进行追踪，确保企业预付款项的合理性，对于出现异常的预付款要及时采购相关的解决对策。

4 结语

目前，市场竞争的加剧是企业面临较大的压力，采购工作最为企业运营的主要环节也要服务于企业的发展，采购工作关系着企业的生产成本，也影响着企业文化和员工的凝聚力，进而影响到企业的市场竞争力。采购过程中的内部控制作为企业的管理制度，也关系着采购工作能否实现其应有的价值和作用。我国企业采购工作的内控制度尚需进一步完善和发展，企业要抓住采购过程中的重點环节，确保采购流程科学、合理、合规，为企业的发展奠定良好的基础。

参考文献

[1] 孟兴怀.浅谈现代企业内控制度的科学规范策略[J].财会学习， 2017（7）.

[2] 孙潺溪，宋明，赵广宇.企业采购业务内部控制管理探析[J].商场现代化，2018（3）.