新时代下高职院校档案信息化建设的问题与对策研究

蒙晓莹

【摘 要】文章通过分析新时代下档案信息化建设的内涵，探讨高职院校档案信息化建设中存在的主要问题，针对存在的问题提出了相应的对策建议。

【关键词】高职院校；档案信息化；问题；对策

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）05-0224-02

高职院校档案是学校的核心资源，完善的档案管理可反映学校的管理水平、科技成果、财务状况等重要内容。高职院校档案是学校管理水平、办学特色、发展轨迹、文化积淀等各方面的重要体现，是学校发展的印记和见证材料，是学校发展的历史沉淀精华，更是学校长期的发展中形成的一笔不可取代的宝贵财富，在高职院校发展中起着至关重要的作用。国家档案局局长李明华指出，目前我国档案信息化建设取得了新成果，下一步将着力提升档案信息化应用层次。他强调，要实现这个新目标，必须不断加强档案数字化，促进档案信息资源共享利用，打破档案信息孤岛，实现档案资源跨门类、跨领域、跨地域的整合，不断丰富档案信息化内涵[1]。因此，在新时代下，实现档案信息化建设，更好地提升档案的服务能力，显得尤为重要，这既是信息时代背景赋予档案工作的新的使命，也是摆在我们面前的一项艰巨的挑战。

1 新时代下高职院校档案信息化的内涵

《党的十九大报告》指出，我国步入了融合创新、智能引领的教育信息化新时代。我们的新任务是加强资源的开发、应用和服务，实现信息化创新发展，全面推动教育现代化。传统的档案保管是以纸质实体保管模式为主，然而在信息时代的大环境中，高职院校发展过程中对档案的利用需求与高职院校目前档案管理水平及其提供服务利用能力之间的矛盾，成为档案工作的主要矛盾。要想解决这个主要矛盾，我们必须以档案信息化为抓手，对档案信息资源进行开发利用，并为用户提供服务，从而实现以档案数字化和向社会提供服务为重点的新的档案保管模式[2]。新时代赋予高职院校档案信息化建设的内涵应是以数字化校园网络为基础平台，以信息技术为手段，目的是实现档案信息资源的获取、共享、利用，实现传统档案管理向数字化、网络化、开放化和智能化管理的大转变。

2 新时代下高职院校档案信息化建设中存在的主要问题

2.1 对档案信息化建设的理解不到位

首先，对档案信息化的认识存在误区，大多数高职院校管理者和档案管理人员只认识到狭义上的档案信息化建设就是档案的电子化和数字化，混淆了档案数字化、网络化与档案信息化之间的含义。其次，对档案信息化工作缺乏系统的管理，部分高职院校的档案信息化工作往往只局限于档案管理部门或几个主要部门，与学校的其他信息资源部门如图书馆、网络信息管理部门，以及校外其他档案信息机构缺乏信息互通，把档案信息化当做档案管理部门的信息化。再次，档案管理部门为了实现档案工作的现代化、信息化，过多地把注意力放在实体档案数字化的速度、数量等表面工作上，忽视了更应该注重的质量问题。纸质文件和电子文件都是档案的前身，对文件质量的把控直接关系到所形成档案的质量。电子文件在形成过程中的标准和要求，文件形成后的收集、整理、归档的过程缺乏系统的质量控制，档案工作停留在接收档案、建立档案、管理档案上。档案信息未被作为信息资源加以利用，致使档案信息资源无人问津，成为被保管在档案室的“死档”，无法发挥其根本的利用价值[3]。

2.2 对档案信息化建设的过程管理不到位

一是缺乏有效的宏观调控与过程控制。学校的管理者、档案管理者对档案信息化建设的认识过于片面，在学校整体的发展规划中，不够重视档案信息化建设，档案信息化建设缺少人力、物力、资金、技术、政策等各方面强有力的后盾。二是缺乏体系化的目标管理，高职院校制定的整体规划目标与细化的目标之间存在错位现象，发展过程中各目标阶段的工作实施无法接轨，违背了可持续发展的原则[4]。三是违背了档案管理的“前端控制”和“全程管理”原则，宏观调控这双隐形的手没有伸到档案从形成前到形成后的管理上来，无法有效确保档案信息的真实性、完整性和有效性。

2.3 对档案信息化建设的数据安全保护不到位

新时代下，在大数据环境中，网络信息数据丢失、被盗窃、篡改等问题层出不穷。成熟的信息技术、完善的网络软硬设施及专业的技术服务，是档案信息资源安全、可靠的保障。此外，部分高职院在档案信息公开利用时不注意对保密信息加密，导致涉密信息泄露的问题日益突出。电子文件存在着内容易更改性、数据易丢失性、与载体相分离的特殊性，导致了电子信息存在易复制、易篡改、易丟失等不安全因素，而目前仍无健全、完善的法律法规依据可供给鉴定电子档案真实性、可靠性、安全性、有效性，这是档案信息化建设的又一难题。

2.4 对档案信息化建设的复合型人才的保障不到位

人才资源短缺是高职院校档案信息化建设的瓶颈。我国信息化人才压力大，而档案信息化技术型的人才更是严重紧缺。由于社会环境特点、档案行业的财政状况、工作条件及行业特点等各种因素限制，大多数档案工作人员非科班出身，档案专业知识匮乏，信息化技术力量更是薄弱，且因工作待遇低、发展前景较差，造成了人才流失严重的现象。档案信息化工作要求高，任务重，档案工作人员需要能够立足于学校实际，应用数据库等技术对学校的档案信息化建设工作作出实际规划及制定项目的设计建设方案，并组织各项工作的实施开展，对信息化系统进行科学管理，确保数据库、网站、软件系统、设备等安全、稳定地运行。档案信息化建设是一项新的挑战，曾经适应于传统的实体档案管理模式的人才现在已经难以跟上以信息技术为关键手段的档案信息化建设的发展步伐，因此复合型人才的缺失严重制约了档案信息化建设的发展。

3 新时代下高职院校档案信息化建设的对策建议

3.1 充分认识档案信息化建设的重要性及内涵

只有深入认识档案信息化建设的重要性、价值、意义，学校管理者才能站在改革与发展的高度上重视档案的建设，改变管理理念和方式，加大人力、物力、财力等各方面的投入，给予强有力的支持和保障，推动档案事业的发展。档案管理部门还应提升档案管理意识及管理能力，根据国家档案管理的相关规定和标准，研究制定并完善符合自身特点的规章制度，保证档案管理活动的有序进行；档案管理者只有深入理解档案信息化建设的内涵，才能正确掌舵，把握信息化建设工作的发展方向，确保档案信息化工作在正确的轨道上，高水平、高质量地实现可持续发展。

3.2 有效地提高档案规范化管理水平

大多数高职院校对档案信息资源的管理水平不高，甚至缺乏统一的规范化管理标准，产生的电子文件、纸质文件等档案资源质量较差。档案管理部门没有遵循档案工作的“前端控制”和“全程管理”的原则，对学校的档案管理实施宏观调控，提高管理的规范化，提高档案资源的质量及水平。高职院校应建立健全与学校实际相匹配的档案管理规章制度，规范学校公文的处理，确保所形成的档案的质量，确定档案的归档范围、保管期限、分类方案等，规范化管理档案电子文件的整理、组成、归档和利用等工作和使用流程，从而对高职院校的档案信息化进程形成高质量、规范化的管理。

3.3 全面应用先进技术，提升档案信息数据库质量，确保信息资源安全

档案数字化是依托网络技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等，实现各种载体的档案资源转化为数字资源，以数据库的形式进行存储、管理，进而实现档案信息资源网络化、公开化，实现资源共享[5]。2017年8月的中国档案信息化建设峰会以“大数据时代的档案数据应用与安全”为主题，聚焦云计算、大数据等先进技术在档案领域的应用与创新。信息技术是实现档案数字化的手段，档案数字化是档案信息化的基础工作。高职院校应开发出适用于本校的数据库，加强文件目录数据库建设，采集文件级目录数据，建立各类档案目录的数据库，建设全文信息数据库，使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升，满足学校发展过程中对档案利用的需求[6]。同时，必须高度重视档案信息安全问题。档案管理者应严格执行相关法律法规，做好信息安全应急预案，防止数据丢失、失密、泄密事件的发生；做好数据库、服务器、信息系统等的安全检测和保障工作，制订完善的安全监控及安全加固、安全维护方案；提高信息网络安全意识，充分利用防火墙技术、杀毒软件、网络安全监测等网络安全防护技术，加强网络环境的安全性；加强对档案工作人员的责任意识、安全意识和保密意识的教育[3]。

3.4 合理优化档案信息化的专业队伍建设

档案信息化建设是为了实现档案的利用价值。优化人才队伍可更好地为档案信息化建设服务。高职院校可以依托高等院校，积极对接引进集管理能力及信息化技术于一身的复合型人才。对档案人员的继续教育必须常态化、制度化、全员化，提供机会和平台帮助他们学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，以适应新时代档案事业发展的需求。高职院校还应积极邀请档案信息化的专家，对档案工作者进行业务培训和继续教育，提高档案人员的综合素质、服务意识及工作积极性，促进高职院校档案信息化的发展与创新，为学校的发展提供更好的条件保障。

档案信息化建设是新时代下档案事业发展的必然产物。高职院校应利用新时代的新优势，利用新思路、新途径，充分发挥现代信息技术在档案信息化建设工作中的作用，助推高职院校档案信息化工作，实现档案信息资源的开发利用价值，促进档案事业的飞跃性发展。

参 考 文 献

[1]吴佳佳.我国档案信息化建设全面提速 着力提升档案信息化应用层次[EB/OL].http：//www.ce.cn/xwzx/gnsz/gdxw/201612/25/t20161225_19082110.shtml，2016-12-25.

[2]童晓风.对高校科技档案数字化建设的思考[J].档案信息化，2006（1）：18-19.

[3]吴进.高职院校档案信息化建设中出现的问题及对策[J].兰台世界，2013（4）：72-73.

[4]郭玲.数字化校园环境下高职院校档案信息化建设研究[J].湖南环境生物職业技术学院学报，2010（9）：65-67.

[5]王磊，乔永会.高职院校档案工作信息化建设的实践及改进对策[J].黑龙江科技信息，2012（27）：138-139.

[6]周敬堂.高职院校档案信息化建设之浅见[J].黑龙江史志，2010（15）：81-82.

[责任编辑：高海明]