基于ERP环境的国有企业会计基础工作探究

陈俊

摘 要：ERP系统的使用和发展为国有企业的发展奠定了良好的基础。随着ERP系统的逐渐普遍，会计基础工作也发生了一定的变化，在工作交接、岗位职责、记账凭证等多个方面都发生了变化。因此，本文将以ERP环境为基础，简单分析国有企业会计基础工作的转变，以期能够为国有企业会计工作的发展方向和方式提供参考。

关键词：ERP 国有企业 会计 基础工作 转变

中图分类号：F234.4 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）12（a）-111-02

ERP系统指的是企业资源计划，是建立在信息技术基础上的、将先进的信息技术与先进的管理思想集合到一起，为企业的决策层级员工提供更好决策手段的管理平台。基于这种环境，国有企业会计基础工作也在一定程度上发生了变化，传统的工作职能、工作方式、工作内容等都发生了一定的变化或延伸拓展，使得会计基础工作的范围更为广泛，内容更加充实。

1 ERP系统中的会计工作范畴

ERP系统是基于全公司范围内的高度集成、高度统一的管理系统，是从原始的MRP管理系统发展而来的，其拓展了MRP的各项功能，跳出了传统管理过程中的边界，从供应链的角度出发，改善了企业内部业务流程，提高了竞争力。ERP管理系统包括财务管理、物流管理以及人力资源管理等多个核心模块。在这样的背景下，其与一般的财务管理软件有着一定的区别，其财务部分的功能主要分为会计核算、财务管理两部分。其中，会计核算的功能主要是记录、核算、分析并反映出资金在企业经济活动中的变化过程和结果，通常由总账、应收账款、应付账款、现金、固定资产等几个部分构成。在总账功能中，其主要处理负责各个模块各项数据的汇总，编制主要会计报表，是整个会计核算的核心内容。应收账款功能主要包括客户的管理、发票的管理以及付款管理等。应付账款功能主要包括供应商管理、支票以及发票管理、账龄分析等模块。现金管理功能主要是对现金流入流出情况、银行存款核算等方面进行管理，包括硬币、纸币、支票以及汇票等。固定资产管理功能主要是对企业内部固定资产的增减变动情况、折旧有关的基金计提和分配等方面进行管理。在传统的管理工作中，上述管理过程十分零散，而借助ERP系统，这些管理工作能够有效集中到一起，方便管理也方便相关人员的查看，管理的质量和效率较高。

2 基于ERP环境的国有企业会计基础工作转变

2.1 会计岗位设置和职责的拓展

在传统的会计工作中，通常是采用人工的方式来展开工作，在核算工作以及相关管理工作中，无论是细小环节还是会计整体工作中，都是通过人工的方式来进行工作，效率较慢，且容易出现错误。而在ERP环境下，会计岗位的设置和职责得到了一定的拓展，会计人员的职责不再局限于传统业务上，而是在此基础上突破了部门之间的分隔界线，使得会计信息的收集和整理范围更加广泛。由于会计相关业务信息的采集需要更多的保证数据完整性和准确性，因此，会计的岗位设置和职能范围已经不仅仅以核算为中心来进行分类，而是需要以各个业务的流程阶段来进行划分。如：在物资入库、资产结转以及工程使用等环节的基础上，设置相应的权限控制岗位，以此來保证会计工作的统一性和准确性。

根据上述内容可知，在ERP环境下，国有企业会计的岗位设置可以增设以下岗位：增设业务资料采集岗位、系统安全运行监督岗位、关键用户整理分析岗位、信息化审计岗位等，与此同时，还要根据会计权限制度以及会计监督制度来划分岗位职责范围和权限，使岗位之间能够相互联系，促进会计工作的全面融合。

2.2 会计记账凭证类型及签章制度的扩展

在ERP环境下，会计记账凭证类型以及签章制度都得到了进一步的扩展，第一，在传统的记账凭证中，凭证类型基本上为收款凭证、付款凭证以及转账凭证等形式，分类较为清晰，但是只适合传统的手工会计记账。而在ERP系统的支持下，会计凭证来源于各个业务部门以及各个岗位，这就使得记账凭证的类型变得更多，与此同时，由于系统中的会计管理模块会要求相关凭证按照业务类别、管理需求等不同的标准来进行设施和划分，因此，记账凭证类型会更加丰富。通常情况下，ERP系统内所包含的记账凭证类型超过40种，其中电力企业常用的凭证也有20多种，虽然不同的国有企业会有不同的凭证类型和标准，但是现阶段的ERP系统基本上可以满足会计基础工作的需求。

第二，在ERP环境下，除了记账凭证类型进一步拓展之外，记账凭证签章制度也存在管理变化。在内容上，不仅涵盖了传统意义上行的记账凭证签章内容，同时也增加了一些传统工作中做不到的功能。ERP管理系统综合了所有的信息，只要输入相应的业务需求，就会按照系统内既定的业务流程来展开会计相关业务处理，将信息以更加高效化、准确化地传递给用户。根据相关统计，我国3/4以上的国有企业会计凭证都在自动化、集成化地进行，效率十分高。但有一点笔者建议改进，建议取消签名盖章的传统控制方法和手段，同时在ERP系统中增加相应的控制手段和方法，加强每个会计基础工作的监督，以便能够在系统运行的过程中直接设置相应的责任人，避免发生业务错误的时候出现责任推诿的情况。

2.3 相关交接工作的转变

在传统的《会计基础工作规范》中，在会计工作交接方面更加注重具体资料的传递、岗位职责的划分等，如：支票本、印鉴等现场交接以及相关交接人之间签字等，所涉及到的范围相对广泛，内容也相对较为繁琐，交接的过程就很容易出现各种各样的问题，如：文件不全、数据丢失等情况。而在ERP环境下，系统不仅包括了传统意义上的会计交接基本工作，同时也包含了信息资源的转移以及相应责任的有效转移，特别是岗位权限、会计业务流程要点、电子文件档案以及操作日志等方面的转接。因此，在会计交接系统设置中，需要增加交接程序，以保证交接工作的规范性和科学性，避免发生纰漏。

第一，增加业务交接程序。由于会计基础工作职责范围已经进一步拓展，对象相关业务流程也有了进一步的涉及，因此，需要在系统中增加业务流程交接，或是在会计基础工作中直接增加业务流程交接环节，将业务过程中所使用的资料、关键环节资料等完整地进行交接。同时，需要进行纸质资料以及电子资料的两手准备，避免材料发生恶意篡改或是丢失的情况发生，影响了交接的质量。第二，增加账户权限交接程序，如果企业中的账户是以岗位为基础进行划分的，那么在系统中的账号、密码以及相关的使用权限也应当要进行有效交接，以便能够分清工作职责和责任，为顺利交接创造良好的内部条件，同时也能够避免会计工作内容外泄，保证相关数据的安全性。

2.4 会计档案管理的变化

在传统的会计档案管理过程中，通常需要将所有的凭证账簿进行打印、装订以及存档，这样虽然操作规范化，但是其工作量较大，内容较为繁琐，对工作人员来说是一项消耗巨大精力和时间的工作。而在ERP系统的支持下，会计档案管理工作也变得更加便捷化和精细化，同时其内容也进一步拓展和延伸，传统方式上可以手工合并的凭证，在ERP系统的支持下，可以将这些合并的凭证进一步细化，加强信息的全面性和准确性，如：在电力企业中，通常一个很小的配件都需要作出单据，如：螺丝、螺母等，如果采用传统的档案管理，那么需要出更多的凭证单据，浪费人力和物力，而在ERP系统中，只需要在制定的位置输入相应信息就可以作好记录和凭证，与我国倡导的“节约理念”相呼应。

此外，传统的档案打印工作不仅会浪费时间，同时成本也较高，与我国各个企业的节能发展理念相悖。而在ERP系统的支持下，可以借助系统中的功能来实现自动化的账证核对、账账核对，不需要再通过传统的方式来对账簿进行打印，用电子数据来代替纸质的文件，省时省成本，且保证数据的真实、全面和完整。需要注意的是，为了避免系统出现恶意攻击导致数据丢失，需要对会计相关数据进行定期备份，保证相关数据档案的安全性。

2.5 会计附加原始凭证拓展

在我国已经出台的《会计基础工作规范》中明确规定，除了结账以及更正错误信息的记账凭证可以不附加原始凭证之外，其他的记账凭证都必须要附加原始凭证，避免信息出现错误。这种方式在很大程度上增加了会计的工作量。而在ERP环境下，这种附加原始凭证的方式在一定程度上受到了限制。一些国有企业的分布范围较为广泛，子公司较多且在不同的地区，其主要通过ERP系统来进行会计相关信息的传递，系统会自动生成统一的凭证管理，如果要求其將会计工作中的每一张记账凭证都附加原始凭证，显然，在地理条件和时间条件的限制下，这种事情是不现实的。因此，笔者建议，在ERP系统中，将记账凭证与原始凭证牌照上传到系统中，方便核对。同时，还要将子公司的原始凭证与记账凭证进行统一装订并定期归档到总公司，便于每张记账凭证都能够找到原始凭证，对附加原始凭证有着一定的作用。

3 结语

综上所述，在国有企业会计基础工作中，传统的会计基础工作已经在发展的过程中逐渐显现出弊端，工作量较大、任务繁重等都已经为会计工作人员带来了一定的压力。而随着ERP系统的发展，会计基础工作借助系统中的各项功能，已经开始逐渐实现高效化的管理工作。无论是从岗位职责设置、会计记账凭证类型及签章方面，还是从交接工作、档案管理、附加原始凭证等方面，都产生了一定的拓展性变化，为会计工作的规范化提供了帮助，为国有企业的发展营造了良好的内部环境。

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