新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略

2018-09-10符昌慧

档案与建设 2018年5期

符昌慧

新媒体是相对于传统媒体而言的一种大众、新型信息传播交互方式。在高校，新媒体凭借其信息资源共享性传播魅力，深深植根于师生日常生活中。对此，基于广泛的受众群体，高校应营造良好的新媒体环境，立足于高校档案信息资源的丰富性特征，借助计算机技术、网络技术等，依托互动电视、手机、电脑等信息传播载体，与用户展开实时交互，以提高新媒体环境下高校档案管理信息化传播开放性、便捷性、共享性与互动性[1]。

一、新媒体环境下高校档案管理信息化建设面临的机遇

新媒体可基于数字化技术对信息资源进行压缩加工，然后展开信息存储、传播与信息资源检索。在此背景下，高校档案管理信息化建设工作也应与时俱进，革新观念，依托数字技术和互联网技术，借助新媒体传播渠道实现信息广泛交流传播，以丰富师生日常校园生活，拓展师生眼界。从这一层面而言，新媒体传播技术为新时期高校档案管理信息化建设工作带来了巨大机遇。基于新媒体技术可实现校园档案信息资源整合、存储与传播，还可通过交互，推动高校档案管理工作个性化、创新化发展，以提高档案信息资源利用率[2]。

具体而言，新媒体环境下，高校档案管理信息化建设面临的机遇主要表现在以下四个方面：

1.丰富了高校档案信息化管理载体与传播形式

传统档案管理工作面对的对象为纸质档案，档案管理工作服务形式为坐等上门及收集内容，不仅档案资料信息收集过程繁琐，且服务手段单一，灵活性较差。新媒体的出现，打破了高校传统档案管理单一的形式格局，并以其快速传播、开放性强等独特优势，为高校档案管理工作服务创新营造了良好的信息媒介环境，且日渐成为当前高校档案信息化管理的主要手段之一。其在不断丰富高校档案信息化管理载体与传播形式过程中，也对高校传统纸质档案管理形式造成了巨大冲击。

首先，新媒体依托数字技术、现代通信技术及计算机技术等，构建了一个传统媒体所不具有的多元信息传播、存储系统，其资源内容丰富、形式多样、覆盖面广、信息传播速度快，并凭借全天候、多方位信息传播、接收优势，可广泛接收与发送最新信息。

与此同时，新媒体环境下，高校档案管理者可基于虚拟技术平台，实现高校各类社会信息、科研信息、政治信息、教育信息、娱乐信息综合与存储，从而为高校档案信息资料库建设提供海量信息源[3]。

另外，新媒体具有很强的包容性，其可使不同主体不受时空、地域限制，在任何节点、任何区域均可实现高校档案资源信息共享，大大丰富了高校档案信息化管理内容体系。

此外，新媒体可集图片、文字、影音等媒介形式为一体，不仅增强了高校档案信息传播吸引力，还可以喜闻乐见的形式、媒介载体，为用户、受众提供有效信息，以优质内容增强用户黏性。

2.进一步拓宽了高校档案信息化管理、利用空间

在新媒体出现以前，不管是高校档案管理服务对象还是馆藏内容，都是相对独立的，且自成一体。这种档案信息化管理与利用形式具有局限性，不仅信息搜索与存储及共享受时空限制，还受信息传播、存储媒介本身的局限性影响，使高校档案信息化管理受“技术围墙”边界制约[4]。但是，自从有了新媒体，其打破了高校封闭式的档案管理模式。一方面，高校档案馆可将与档案馆建设相关信息资料一同输入网站，使档案管理更加网络化、现代化与科学化，也便于用户了解及搜集相关档案信息资源；另一方面，高校可基于新媒体平台，设置信息反馈、校友聊天室及主题教育等板块，以向社会各界人士及高校校友、在校师生等提供信息反馈、传播、思想交流及建议等渠道，由此使高校档案管理人员即便身处“围墙”内，也可更为便捷地与信息受众进行思想碰撞与交流，从而便于其及时了解世界发展动态，掌握更为专业的档案管理专业信息[5]。总而言之，新媒体环境下，高校档案管理工作更为突出的优势，是彻底解放了高校档案管理人员一直以来被“禁锢”的思想，拓宽了高校档案管理空间，使档案价值选择更为多元化和立体化。

3.新媒体技术的交互性为高校档案信息化管理与传播注入活力

一方面，新媒体技术的交互性，使现代高校档案管理内容更为丰富，同时也为档案信息化管理与传播注入活力。新媒体的产生，进一步更新了高校管理者档案管理思想观念，打破了虚拟档案馆与真实档案馆之间的界限。尤其是随着高校档案信息利用需求不断增加，受众对档案信息质量管理要求也越来越高。在此背景下，确立并夯实了新媒体在高校档案信息化管理中的主体地位，调动了师生广泛利用新媒体获取、共享及利用档案信息资料的积极性与主动性。

另一方面，新媒体覆盖的信息更为全面，档案管理人员在管理体系信息化建设过程中，可从海量网络信息中汲取精华与营养，进而激发档案信息创新动力。比如，在校园档案管理网站中，通过设立交流栏目和聊天室，可不断创新档案管理形式、手段，也可为各界人士积极参与高校档案信息化管理提供创新平台，增添人气，活跃气氛[6]。

此外，基于受众广泛的新媒体网络平台，可激发高校师生、相关工作人员档案管理工作热情与信息化管理意识；同时，借助现代网络技术可增添新的网站信息与内容，从而提升新时期高校档案管理信息化建设技术含量与水平。

4.新媒体技术的开放性为高校档案价值展示提供了广阔平台

在以往档案管理过程中，各高校之间独立而封闭，各自为政，互不干涉。但是，自从进入新媒体时代以后，高校之间档案管理工作形式已突破范围限制。随着高校之间合作、交往、联系日益密切，管际交流与信息共享已成为新时期档案管理的重要形式。高校之间通过档案管理信息化体系建设，基于新媒体技术的开放性，为高校档案价值展示提供了广阔平台。一方面，馆际之间资源共享越来越频繁，由此使新媒体成为高校师生获取资源及了解社会的重要窗口。另一方面，高校档案管理借助新媒体的动态化信息传播优势，可全面展示高校档案资料信息，从而有助于扩大高校档案馆在社会中的影响力与知名度。所以，從这一层面而言，新媒体为高校档案信息资源呈现与展示提供了创新形式，也使其成为连接社会与师生的重要纽带[7]。

二、新媒体环境下高校档案管理信息化建设面临的挑战

新媒体是一把“双刃剑”，高校应辩证看待新媒体的优势与劣势，在肯定新媒体巨大价值机遇的同时，更应充分看到新媒体环境下高校档案管理信息化建设面临的严峻挑战。具体而言，新媒体为高校档案管理信息化建设带来的巨大挑战主要表现在如下几个方面：

1.弱化了高校档案的文化引领和教育功能

高校档案是一种无形的文化力量，其作为一门重要的文化“潜课程”，可引导高校大学生发展，端正教师行为，塑造高校整体精神风貌。但高校档案的这一文化引领和教育功能以档案的权威性为前提。

新媒体出现以来，高校档案文化引领和教育功能均遭到巨大冲击。尤其是文化主体多元化难以对高校师生产生深远和长久影响，仅通过知名校友和名人榜样塑造高校精神风貌，无疑削弱了高校档案文化权威性。与此同时，在新媒体环境下，各种碎片化信息快速传播，难以控制，易腐蚀高校师生心灵与思想，使师生社会价值观与道德观面临前所未有的窘境。新媒体的开放性，易致使学生散失道德意識；反过来，道德失范行为与泛滥成灾的网络信息又会污染高校校园生态环境。可以说，新媒体环境下，高校档案管理信息化环境逐渐遭到解构，诸多核心传统文化元素正在消逝[8]。

2.冲击了高校传统档案管理手段、形式与思想

新媒体环境下，高校档案管理服务手段、方式与理念、内容、形式等均发生了巨大变化，传统单一的服务形式变得更为多元化。在此背景下，若高校档案管理模式不进行创新或改革，必将丧失主动权。

师生作为新时代新事物的缔造者与感知者，这一特征决定了其是高校档案管理信息化建设的重要参与主体。但高校档案管理者因媒介素养不高，对新媒体缺乏敏锐认知，重视度不够，难以有效整合资源，无法占领档案信息资源管理制高点，无法与高校师生展开全面互动、交流。从技术层面而言，新媒体对档案管理的冲击已渗透到新媒体技术使用与革新方面，档案管理者若不革新观念，提高媒介素养，熟悉并掌握新媒体技术，将会丧失高校档案管理信息化体系建设主动权。

3.摒弃了高校以往“重管理、轻利用”的档案管理模式

在纸质档案时代，高校档案管理向来“重管理而轻利用”，这种管理理念必然不符合新媒体时代数字化档案管理与利用理念。尤其是在传统管理时代，高校档案馆作为信息集结重地，既不向社会开放，同时又不与新领域的主管部门、教学、科研、生产等机构合作，使档案馆中的纸质档案真正成为“死档案”。在此过程中，档案管理员也成为高校名副其实的档案“保管员”，致使档案资料的科研与教学价值无法充分发挥[9]。但在新媒体时代，高校档案管理的“神秘面纱”被揭开，传统档案管理服务模式被革新，人们获取档案信息资料的途径将更为便捷，由此使以往“重管理、轻利用”的档案管理思维发生了划时代转变，档案管理利用要求也亟待提高，进而驱动数字化档案管理方式转向“重管理、重利用”模式。

4.带来了高校档案管理人员“迭代更新”的阵痛期

新媒体对于高校档案管理工作的冲击归根结底在于对档案管理人才队伍的冲击。传统模式下，高校档案管理队伍存在“四多四少”现象，即女同志多，男同志少；年纪大的多，年纪小的少；学历低的多，学历高的少；要照顾的多，能工作的少，尤其“因人设岗”导致高校档案管理人员人浮于事。进入新媒时代，海量化的信息内容质量参差不齐，且新媒体的互动性与传统档案管理岗位发生了激烈碰撞。对于档案管理人员而言，其必将经历人才“迭代更新”阵痛期[10]，否则将无法满足新时期媒介互动需求及档案开放化、信息化管理要求。

三、新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略

新媒体环境下，高校档案管理信息化建设要趋利避害，正视挑战，抓住机遇，适时革新，努力将高校档案馆打造为新时代的信息化、数字化档案馆。

1.适时转变观念，树立新媒体信息化档案管理观

档案管理者作为高校档案管理主体，其必须树立新媒体时代下的档案管理观，结合新媒体环境特征，应本着“开放性”与“互动性”理念，开阔视野，面向社会，面向高校师生，不应将档案馆禁锢在高校“围墙”内，而应放眼未来，在内容上“做精”“做优”“做好”，积极把握时代动向，了解高校师生需求，在管理方法和手段上，要注重收集用户反馈、建议。通过多元化的服务形式，全方位收集、整理与存储高校档案资料信息，编研综合档案册，以数字化形式存储和呈现档案资料成果，掌握高校档案管理服务主动权[11]。

2.基于数字化技术，推动高校档案信息化管理基础设施建设

高校是新媒体技术的使用地、发源地与辐射地，当前新媒体已融入到高校师生学习、生活中。作为高校管理者，要加大资金、技术和人才投入力度，建立健全高校档案管理信息化建设综合服务设施，增强数字化档案馆藏场所的媒介交互性，增强用户黏性，避免形成“信息孤岛”[12]。与此同时，作为档案管理者，要充分认识到新媒体的环境特征，改进服务形式，提高服务水平与质量。

新媒体生态语境下，人人都是档案信息管理者、使用者与传播者，高校档案管理人员要充分利用这一媒介优势，采用数据软件采集工具，建构信息化服务平台。通过大数据挖掘档案信息使用者需求，对档案信息资料进行分类、在线归档，搭建集信息资源检索、存储、编辑、展示与共享为一体的一站式服务平台与特色知识专题库，为社会及高校师生提供档案资源一站式查询、打印、交换和可追溯利用等特色服务。

3.加强与用户交流、互动，通过反馈了解用户需求

新媒体的显著特征是交互性，在新媒体环境下，应加强与用户进行实时互动与交流，充分发挥高校档案管理的文化教化功能和精神引领作用。通过建设用户体验平台，开设教育栏目与互动栏目等，体现高校档案资源特色，凸显高校文化理念，推动高校档案管理个性化发展。一方面，通过准确收集用户反馈、建议和需求等，重塑新媒体语境下的大学生风貌，培养新时代大学生的责任担当意识，营造浓厚的学术文化氛围；另一方面，还可充分利用高校数字化档案馆与展览馆等，全面、动态和多维展示新媒体环境下的高校档案管理成果，引领大学生发展方向，提高档案资源利用价值。

4.打造一支综合素质较高的人才队伍，提高高校档案新媒体管理信息化水平

在传统档案管理过程中，“四多四少”的人才队伍显然不适应新媒体环境下高校档案创新化管理形势。因此，高校档案管理者要提高自身媒介素养，学习专业的新媒体技术及基础理论知识等。通过与其他学科联系，夯实专业基础，加强科研能力培养；同时，还应提高自身沟通能力，打造一支综合素质较高的档案管理信息化建设人才队伍，使高校传统纸质档案与数字化虚拟档案有机结合。唯有如此，方能提高新媒体环境下高校档案信息化管理水平。

5.全方位搜索档案信息，编研档案资料

新媒体时代，人们对高校档案信息资料的质量要求越来越高。尤其是在注重效率的时代语境下，用户需要的是综合利用价值高、具有特色、便捷的档案信息资料。因此，档案管理者必须收集用户需求，掌握时代发展动态，全方位搜集档案信息资料，积极开展档案编研工作，最大化体现档案资料价值，以促进高校师生创新化利用、共享。总之，要不断探索新方法，为高校师生提供多方位、多层次的动态档案编研信息，开发适合的新媒体档案产品，使其直接转化为社会效益与经济效益，使档案的文化功能效应充分释放[13]。

6.树立品牌战略意识，驱动高校档案信息化建设路径创新

在新媒体环境下，高校档案管理者应树立长远发展理念，以品牌战略思维，驱动高校档案管理信息化建设路径创新，为高校师生提供一个自由、开放与创新的档案资源使用与共享环境，加速不同高校之间进行合作与交流，以拓展馆际文化、科研合作视野，促进档案管理品牌文化传播，扩大档案资源的“文化传播效应”。

高校档案是高校可持续发展的重要组成部分，其作为一个活的“细胞”元素，具有鲜明的时代特色，承载着高校成长与发展的历史轨迹，是高校发展、改革过程中不可分割的一部分。对此，高校档案管理路径创新，要遵循新媒体发展规律，结合高校实际情况，在多元化档案管理过程中，凸显新时代背景下高校档案管理个性与特色，驱动高校及高校档案管理长效发展。

综上所言，新媒体的出现与互联网技术变革，在信息传播领域掀起一场“颠覆式”革命。立足于新媒体语境，高校档案信息化管理空间更大，信息传播方式更快，档案信息储存载体更丰富，为新时期高校档案管理信息化建设提供了良好机遇。因此，高校檔案管理工作者须重视依托新媒体的时空虚拟性、资源丰富性优势，加快推进档案信息化建设，充分发挥档案资源在高校建设与发展中的不可替代作用。

参考文献

[1]刘萍.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].新媒体研究，2015（13）：34-35.

[2]徐敏.新媒体环境下高校档案管理范式的转向[J].改革与开放，2016（23）：121-123.

[3]王青.新媒体背景下高校档案管理工作探析[J].中国报业，2016（24）：62-63.

[4]肖蓉.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].中国管理信息化，2017（01）：197-198.

[5]张敦润.新媒体背景下高校档案管理工作探析[J].办公室业务，2017（10）：111.

[6]王瑶.新媒体环境对高校档案管理的影响[J].现代经济信息，2017（04）： 158.

[7]王耀彬.探讨新媒体环境对高校档案管理的影响与应对对策[J].办公室业务，2017（23）：121.

[8]崔洁.新媒体环境下高校学生档案工作研究[J].现代经济信息，2015（22）：35-37.

[9]孙蕾.多元媒介环境下诚信档案与大学生思想政治教育的耦合[J].兰台世界，2015（35）：131-132.

[10]许珍花.微信平台在高校教学档案信息服务中的特征与模式分析[J].办公室业务，2016（07）：27-28.

[11]袁秀梅.新媒体背景下大学生诚信档案的建立与管理[J].兰台世界，2017（03）：64-66.