原则与路径：从“殊途”走向“同归”

桂若棣

[摘要]论文基于江苏省培训团赴美培训考察的见闻，对中美档案工作作出一定思考，分别就美国在电子文件真实性保障、档案工作源流、文件与档案概念、档案法规遵从及档案工作创新策略五个方面进行具体论述，并结合中国国情，提出了相关的改进建议与观点。

[关键词]美国中国电子文件真实性文件档案档案工作

[分类号]G279

Study on the Archival Work of the United States

Gui Ruodi

（Jiangsu Province Archives， Nanjing， Jiangsu， 210000）

Abstract： Based on the experience of the Jiangsu training mission to the United States， the paper makes a certain reflection on the archival work of the United States and China， and discusses the five aspects of the United States in the authenticity of electronic documents， the source and stream of archives， the concept of documents and archives， the compliance of the archives regulations and the innovation strategies of the archives work， then combining with the national conditions of China，puts some suggestions.

Keywords： The United State； China； The Authenticity of Electronic Documents； Record； Achives； Archival Work

2017年12月10日至24日，以副局长陈万田为团长的江苏档案培训团一行19人，赴美国纽约和洛杉矶进行为期两周的“电子文件真实性保障策略”专题培训。邀请方加州波莫纳理工大学（CAL POLY POMONA）围绕培训主题开设了多场跨学科讲座，内容包括云计算研究与应用、数字记忆与信息安全、全球视野与创新，以及互联网档案馆、美国档案工作历史与源流和专業认同等；参观考察了美国国家档案馆纽约分馆、罗斯福（FDR）总统图书馆、纽约州立档案馆、纽约大都会博物馆、纽约公共图书馆、美国自然历史博物馆、洛杉矶市档案馆、波莫纳理工大学图书馆特藏部；与联邦档案机构官员、档案专家、历史学者、大学教授及相关专业人士进行了交流和探讨。

在美期间，培训团全体成员表现了良好的精神风貌和求知热情，学习参观兴致盎然、交流活跃。校方接待也十分严谨周到，虽然临近圣诞假期，但师资课程、公务活动等各项安排妥帖紧凑。通过短暂的培训考察，我们对美国同行的工作有了切身的体验，从档案这个触角，还领略到万花筒般的美国文化，不仅增长了见识，开阔了视野，也启发我们思考。林立树在《美国通史》里说过：美国是个“依文献而立，循法律而治”的国家。这个文化大熔炉两百多年的沧桑变化，档案的伦理、档案的价值无所不在。

1电子文件的真实性保障：共同面对的挑战

电子文件的急剧增长，是信息时代的重要特征；它与生俱来的脆弱性，又给人类历史带来潜在威胁。

对于档案工作者来说，电子介质和虚拟世界似乎永远活在当下，它飘渺、短暂、易变，让人无法轻易信任。至今，双套制归档仍是国内外通常采用的权宜之计：毋庸置疑，电子文件的异质备份，终将是不能承受之重。随着互联网新技术与数字转型进程的快速发展，电子文件真实性、安全性、长期可读性均面临挑战，信息资源的开发利用能力和国家控制能力同样面临严峻的考验。这正是江苏档案培训团以此作为培训主题的背景。

美国是互联网时代的开创者和引领者，也是电子记录管理策略和应用开发的先行者；美国社会文化对档案的认同和信任根植于立法、司法的基因之中，在长期的治理实践中形成了“法规遵从”理念和整套证据规则。所有这些因素建立起信息技术条件下的档案治理机制，为我们选择适合自身情况的电子文件管理策略提供了多维度的参考。

整个行程中所有关于电子文件管理的提问，美国同行都反应淡然，要么沉吟片刻，要么答非所问。而此时，第八届中国电子文件论坛暨第三届档案社交媒体圆桌会议正在北京召开，会上报告连场、人头攒动，各种新理念、新概念、新探索层出不穷。相比国内热火朝天的讨论，美国同行眼里似乎这仅仅是一项日常工作。这到底是追赶者的雄心勃勃，还是先行者的漫不经心？答案恐怕还是在别处。

2从观感到认知：美国档案工作的历史源流

波莫纳的专题讲座中，王作跃老师作为历史学家对美国档案系统的观察给人留下较深印象。王的学术出身与其导师、著名的北大教授许良英先生一样，从理论物理转攻科技史、人文史，而导师的导师则是中国第一代理论物理学家束星北和王淦昌。在他看来，“体制、体系、管理”等只是政府运作下的工作模式，梳理美国档案工作的历史源流，这一点恰恰是不具备的。

美国国家档案馆建立之前，包括殖民地时期大约有300年历史。今天在联邦或州、县很多档案机构，都能看到大量十七八世纪殖民地时期的档案，其丰富性与珍贵性令人惊叹。成就这一事实的关键是人对档案的认知，机构和场所并不重要。确实，美国社会、公众对档案的认知早在英属殖民地时期就已生根。英国是最早脱离罗马教廷，率先进入近现代社会的国家。英属殖民地有着世俗理性的传统，肯定个人的权利和财产，凡事通过立约产生，立字为据，来达到其合法性合理性，这就孕育出对档案——证据文件的认同和信任。

1783年独立战争结束后，《美英和约》中特别规定，凡属任何一州和其公民所有的在战争中落入英军手中的一切档案，应立即归还给它们原属的机构或个人。南北战争之后，美国人越来越热衷于书写他们从荒野中站立并捍卫自由的历史，图书馆和历史协会竞相跨过大西洋去欧洲的档案馆搜寻殖民时期的档案。一些历史学家意识到：必须阻止国会图书馆那样随意处置档案的做法，他们开始不断地呼吁建立像欧洲那样的国家档案馆。直到富兰克林·罗斯福总统为摆脱大萧条、推行积极政府政策的1934年，国会才批准总统签署的《关于建立国家档案馆的法令》，确立了它在美国联邦政府系统中的独立地位，从法律上肯定了来源原则、尊重全宗原则等欧洲先进的档案学思想。按文件组合、案卷序列归类整理的方法终于取代了图书馆的《杜威十进分类法》。1938年，罗斯福建立总统图书馆的建议得到国会批准。总统任内各种文献、手稿、档案从私人物品转为国家记忆。

在相当长时间里，美国人自行其是，特立独行的档案管理实践在他们看来天经地义，与他们早已习惯、并成为国家政治哲学传统的立约、分权和自治的理念一脉相承。他们关于档案对个人和社会的价值有深刻的理解，他们同样笃信自己能用与众不同的方法解决有关档案的问题，直到专业认同出现危机，才再次接过欧洲档案思想的火种，回归主流。

3文件与档案：数字时代仍需辨析的概念

鉴于档案实务中“文件管理”与“档案管理”的分隔状态，档案界一个普遍的诉求是对电子文件实行全过程管理和前端控制以保证其真实性、可靠性、完整性，甚至想当然地认为应将国家档案局改为国家文件与档案局，把对美国档案管理实践的片面理解拿来作为支撑的依据。于是，本就不甚了了的电子文件和电子档案更是不加区分，文件管理及元数据国际标准也直接采取“拿来主义”，当作国家档案工作标准。这对当前正在推进的电子档案管理系统建设是不利的，因为概念越宽泛、越模糊，就越难以界定专业价值。

National Archives and Records Administration（NARA）通常翻译为美国国家档案和文件局。事实上，Records在绝大多数情况下就是指“档案”而非“文件”。上述正确的翻译应该是：美国国家档案馆与档案管理局，机构设置相当于中国的中央档案馆、国家档案局。1950年《联邦档案法》颁布后开始建立的联邦档案中心——Federal Records Center，也称中间档案馆。长期以来，由于对Records含义的误解，人们至今还习惯上叫做联邦文件中心。

关于Document、Records、Archives關系，国内外已有很多文章进行阐述。信息时代下IT界也加入这一讨论。概括而言，Records是具有证据作用的档案，不是文件（Documents）；而Archives首先是指档案机构、档案库、档案界，或特指永久档案，也有长久保存的意思。在信息化条件下，文件是基本的、非结构化形式的行政、业务及交流工具。文件管理系统（DM）提供文件存储库，以加强分享知识与协作能力；而档案管理系统（RM）更侧重于维护证据，记载与法规、财务、运营有关或历史性活动的事件。DM保存更多是为参考；RM却要考虑不同档案的合理期限，并有严格的归档许可及基于角色的用户安全模式。所以，区别电子档案与电子文件的基本视角还是立足于法定效力，最关键的一点就是含有管理信息、追踪溯源信息、系统结构信息的元数据。

在美国这样比较成熟的治理体制中，任何一种专业认知必定包含它的价值理念，这是界定其社会角色的基础。处在快速进步和转型中的中国，数据、信息、文件、档案这些概念之间共识的边界已经模糊。对此，冯惠玲教授在第八届“中国电子文件管理论坛”上有一段中肯的描述：我们在辨析概念的同时，必须承认当下这几个概念混合交叉的存在，我们应当将其中原生的具有保存价值的部分都纳入我们管理的视线范围，而不纠结于它叫什么。

4法规遵从：档案的原则与使命

近代美国的崛起得益于它不断健全的法治文明。在整个法律框架中，档案一个重要的价值使命就是维系司法证据的获取。

《联邦证据规则》“最佳证据”的核心要义是：以文件内容而不是以文件本身作为证据的一方当事人，必须提出文件内容的原始证据。档案即是文件原始性的最佳证明。在法律技术上，对文件内容原始性的证明，可以转化为以提交档案来佐证，或者用档案的档案来证明的过程（意即元数据，可以证明电子档案的真实性和原始性）。

2001年美国的安然、安达信事件促使美国国会通过了多项针对公司业务、财务数据的强制性法规，对企业的业务、财务数据设定了严格的存储保存期限。其中电子数据的保护与管理成为法规制约的焦点所在。这一事件还直接导致《萨班斯法》SOX（上市公司责任法案）及“法规遵从”理念的诞生，引起人们对企业经营过程中档案诚信与依法管理问题的重视。SOX法案的相关内容还被补充进美国法典。“法规遵从”要求企业每一个流程都经得起法律检验和追溯，并且能提供最佳证据——档案。“法规遵从”今天不仅被全球企业所奉行，而且成为一种更为普适的、日常的理念和原则。

新世纪以来，美国在电子档案管理上取得重要进展。国家电子文件档案馆（ERA，Electronic Records Archives）项目建成运行推进了所有联邦机构电子档案管理进步。奥巴马任期内签署的“联邦政府档案管理”总统备忘录和《政府档案管理指令》，对电子档案、电子邮件档案替代纸质档案的最后期限作出了明确规定。2014年9月，国会通过《联邦档案责任法案》，这是信息技术背景下美国联邦机构档案管理转型的一项重要法案。

5彰显档案的意义：档案工作创新发展的策略选择

美国作为一个创建出来的国家，从出生起就是个世俗的、草根的、现代的国家。在经历“进步时代”一系列深刻的社会变革之后，美国真正成为20世纪世界的新巨人，美国档案工作也在完善法治环境、推进专业化进程以及公共服务等方面成为现代档案工作的模板。

中国从悠久的历史中走来，尽管与美国相比，文化背景不同，现实路径相异，但中美档案工作在价值取向、社会功能、档案理论与实践方面并无本质区别。早在20世纪30年代，民国政府文书改革运动，就是基于美国进步时代掀起的行政效率研究热潮，提出了文书档案连锁法等一系列改革措施，成为中国现代档案工作源流之一。文书改革运动与小罗斯福新政成立美国国家档案馆在背景和诉求上几乎一致，这是中美开启现代文件与档案管理工作之时的第一次交集。

改革开放以来，档案工作领域学习借鉴美国的治理经验并取得丰硕成果，从完善资源体系到面向社会服务，从建立信息公开制度到引入法规遵从原则，并全面推广。信息时代，是中國现代档案治理实现跨越式进步的巨大机遇，我们需要更深入地分析研究和学习借鉴美国档案信息化管理的成效、过程和特点。“借鉴”不是简单地照搬拼凑，而是认清难点与优势，扬长避短。世界永远充满差异，却可以获得异曲同工、殊途同归的效果。

第一，在战略层面需要科学务实的顶层设计，深刻理解档案与档案工作的价值使命。

美国档案机构的角色设计，在其法律中有明确的界定。美国档案工作的价值使命，概括起来国家社会层面是记忆留存，治权运行层面是证据固定，社会大众方面是满足诉求。从克林顿“重塑政府”运动到布什发布《电子政府法案》，再到奥巴马以“信息公开”与“透明政府”为关注点，历届总统推进、实施电子文件管理的立法与政策均立足于联邦政府的治理理念之上。

中国有着覆盖全国、网状分布的档案工作体系。作为各级档案行政管理部门，我们的价值使命也可以理解为三点：历史责任、文化担当、满足需求。目前我国电子文件管理的现状需要科学务实的顶层设计：明确国家对于电子文件管理的原则性方针，以及一定历史时期内应该达到的目标、遵循的行动规则等；理顺体制机制，为电子文件的真实、完整、可靠和可用提供制度保证；同时积极开展社会宣传，提供社会服务，把“阳光政府”完善管理与公众切身利益联系起来。

第二，在技术层面加大研发和资金投入，建设一个具有完整覆盖性、包容性的集成系统。

美国联邦政府的电子档案管理采用立法引导、标准先行、技术驱动相辅相成的滚动发展策略。利用强大的高技术支撑能力建设ERA（电子文件档案馆）项目，从1998年由NARA投入启动资金进行研究， 2005年与洛克希德·马丁公司签订建设合同，到2012年花费近10亿美元基本建成运行，在系统功能、技术规范等方面发挥了带动整体的作用。NARA研究结论：完备的ERA并非仅是通常意义上的一个系统，它是一个综合的、系统的、动态的手段和方法集成体，能够跨越时间持续提供真实的电子档案利用，从而实现档案工作的功能。因而，那种认为仅靠建立一个系统就能满足保存电子档案挑战的观点是短视的。

中国讨论电子文件管理已有20年，但是，面对中央、地方、各专业系统电子文件管理的特点和信息化发展水平等庞杂的情况，至今档案管理系统技术研发处于零散和局部状态。不仅造成巨大浪费，而且不利于电子文件管理大范围启动并快速推进。

第三，在管理层面加快立法进程，规范管理流程和技术标准，同时整合电子档案资源。

2010年由中央办公厅牵头，成立了电子文件部际联席会议，国家档案局也是14个成员之一。近年出台了一系列规范性文件和行业标准，但缺少限制纸质文件或引导数字转型的政策法规，这就造成了“立法落后于技术”的尴尬局面，无法确立电子档案管理的法定路径。

从资源建设看，美国国家档案馆的历史不足100年，但收藏了海量的珍贵档案，其中大量的手稿、地图、影片照片来源于图书馆、民间历史协会或私人机构。群众同样也发挥了巨大作用。比如马修·布雷迪，南北战争时期著名的摄影师，第一个把纪实摄影带进档案家族的人。此后一战、二战时期美军每个连队都配备摄影兵。

中国古老的档案传统，肩负着教化与法权的重任。这把双刃剑的另一面，就是夺人之志先夺其史，在历史的兴亡更替中档案遭遇了无数次毁灭。在传统向现代过渡之时，我们如何做好历史的守夜人？如何更好地发挥集中统一管理原则的优势、突破行业条块壁垒森严的档案资源分布现状？借鉴美国公共档案资源高度集中的经验，尝试建立公共档案专题资源库。其逻辑的合理性体现在：只要从现行的文件变成非现行的档案，即转变为国家所有的公共资源，应移交国家综合档案馆。