对情况报告写作的思考

内容摘要：情况工作报告的写作和调查报告、意见等文章的写作是有区别的，客观情况和下级为情况所做的工作是它写作的要素，写作过程中主题要明确。

关键词：情况报告 写作 要素

《党政机关公文处理工作条例》第八条说明了报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。根据条例的规定和党政机关部门的写作实践，不少公文写作书籍将报告分为工作报告、情况报告和答复报告这三种主要形式，如裴显生主编的《应用写作》书籍里把报告分了7类，工作报告、情况报告和答复报告就是其中三种主要形式[1]。这三种报告写作的重点均有不同，工作报告旨在向上级机关汇报日常工作的进展情况，情况报告旨在向上级机关反映日常工作之外的各方面情况，如社会动态、职工思想状况、严重的自然灾害以及其他需要上級机关及时了解和掌握的特殊情况，答复报告是针对上级机关的询问而答复写出的报告，针对性强。下面笔者谈谈其中的情况报告的写作。

一.情况工作报告的写作要和情况调查报告、意见的写作相区别

对于情况报告的写作，裴显生主编的《应用写作》书籍里强调在写作时要遵循这样的思路：首先对所反映的问题或情况作一概述，然后集中分析产生问题的原因，最后提出解决问题的意见和办法。[2]个人觉得它虽然对写作内容给出了一个结构框架，但是没有揭示出情况报告写作内容的本质，主要基于以下两个原因：其一，这种行文思路和有些调查报告写作思路是一致的，如2006年6月由国务院办公厅牵头组织的调查组写的《关于重庆市巫山县部分乡镇铲苗种烟违法伤农事件的调查报告》，全文由三个内容组成：基本情况、原因分析、采取的措施，这样一来，情况报告的写作内容结构和它基本一致，这样就无法区分它们之间的写作区别。 其二，情况报告中如果把情况分析、提出建议这两个内容也作为两个重要内容去写，这是不大符合报告的写作要求的，因为报告的一个显著特点就是客观情况的陈述，重点写清楚做了哪些工作，具体情况怎样，用叙述的手法，将有关工作情况或问题向上级机关作陈述[3]，而不是主观分析和建议，而后者恰恰是公文里另一种文体意见的写作内容的特点，意见的写作，就是要对问题作出全面中肯的分析，提出自己的观点和看法，然后在分析的基础上拿出切实可行的解决方法和措施[4]，很显然，情况报告如果按前文提到的行文思路，那又与意见的写作相混淆。基于以上原因，笔者谈一下情况报告写作内容结构的一点见解。

二.情况报告写作内容要素的确定及写作

任何应用文的写作，均有其写作要素，如合同里的要素包括标的、数量、质量、价款、履行的期限、方式和地点，通知的内容要素包括通知的原因、通知的事项，笔者认为情况报告的写作内容的要素是：客观发生的情况、下级围绕发生的情况所作的工作。之所以这两个内容构成它的写作要素，一者是因为它的写作重点必须围绕情况展开，因此发生的情况便成为写作的一个要素，二者是因为报告的本质特点就是下级向上级汇报工作，那么，向上级汇报围绕客观情况他所作的工作便成为写作的另一要素。

下面笔者结合例文，谈一下情况报告写作中的这两个要素。

（一）客观情况的写作

工作中的情况，或者是所辖工作范围内出现的新动向、新问题，或者是本单位当前工作中的新问题。一般讲，工作中发生了这些情况，必须及时让上级了解，以做到“下情上达，勿隐情不报”，否则，上级没有及时掌握下情，在领导工作时就很被动，因此，客观发生的情况是情况报告中首先要写的内容。客观发生的情况是一种客观存在，往往表现为一种状态、一个事件，向上级汇报时需将它的发生、经过、结果作汇报。在写作过程中，表达方式基本上是概述，少用笔墨，写作内容只需交待情况的几个要素：时间、地点、人、发生、经过、结果。如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文的第一段就对发生火灾的时间、地点、人、发生、经过、结果作了简单交待。

××年×月×日上午9点40分，我省市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动15辆消防车，经过4个小时的扑救，火灾才被扑灭这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外，百货大楼三层楼房的余下商品全部烧毁。时值开始营业不久，顾客不多，加之疏散及时，幸而未造成人员伤亡。但这次火灾已造成直接经济损失792万元。

再如《中国人民银行××市××区分行关于发现变相货币的报告》一文第一段：

最近，我区内××专科学校用计划外收入资金，发给教职工每人100元购物券。

这一句话也简单交待了时间、人、事件，非常简炼。

（二）下级围绕新情况所作的工作的写作

工作中，在自己职责范围内，有时会发生了一些新情况，这些新情况和常规工作相比，往往有很多不同之处，没有标准的参考准则和方法，下级是如何处理的，是否得当，必须让上级知道，以避免发生因处理不当而带来的严重后果。因此，下级要将自己围绕发生的客观情况所做的所有工作一一向上级汇报，这是情况报告写作中的一个重点内容。由于这些工作处理起来往往头绪多，而且领导也非常重视，因此这部分就要写得详细具体。要将这个部分写好，总的来讲，注意三点：

首先要事实求是，做了什么写什么，不得虚构编造。譬如，工作中调查了情况的原因，就把原因写进去，对于那些没有调查原因的，就不写原因。《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文中，发生如此重大的火灾，作为主管部门，肯定要调查火灾发生的原因，而且要将它向上级汇报让上级知晓，故文中必须体现。而《中国人民银行××市××区分行关于发现变相货币的报告》一文中，学校发行变相货币的原因不必调查，银行没有作调查工作，文中也不必涉及。

其次要围绕自己做的工作组织合理的次序去行文，一般都是按照工作措施实施的时间顺序去写。工作部门处理突发事故，其工作程序一般都是这样：调查事故的原因、事故的现场处理、事故的反省和预防，如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文的内容次序：调查原因—现场处理—追究责任—事后反省—预防措施。

再次要注意材料的点面结合。面上材料的使用可以让上级了解宏观的基本情况，点上材料的使用既说明了材料的典型，又增强了说服力，使报告的叙述变得更加生动。如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文中“我厅××副厅长带领有关人员赶到现场处理”这一句， “××副厅长”作为典型材料在文章中使用，报告显得更有说服力。

三.主题要鲜明

（一）汇报工作、突现工作的积极性是主题

公文的写作和一般文章的写作一样，都要有明确的主题，有了主题的统领，文章才有灵魂。在写作中，公文的主题具体体现为文章的意图、目的，如会议通知的主题是要成功召开汇报工作，突现下级工作的积极性。下级工作的积极性作为情况报告的写作主题，主要有两点原因。首先，从下级自身来说，工作上应该具有一种积极进取的工作状态，工作消极被动、不作为是怠慢失职的表现。其次，从另一方面讲，以积极进取的面貌从事工作是上级的要求。在2009年7月13日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于实行党政领导干部问责的暂行规定》中就有以下条款，“在行政活动中滥用职权，强令、授意实施违法行政行为，或者不作为，引发其他重大事件的要问责”、“对突发性事件处置失当，导致事态恶化，造成恶劣影响的要问责”，由此可见，下级对新情况作出积极应对是上级的要求。当然，写出下级工作的积极性要建立在实事求是的基础上，如果这个部门对于发生的情况反应迟钝、工作无作为或应对不到位、处理有偏差，那也必须实话实说，让上级及时了解情况进行指导。

（二）全面、有效作為写作的原则

下级要写出工作的积极性，首先要写出围绕情况所作的所有工作，不要遗漏。如果把新情况处理得很周全，围绕情况作了很多工作，却没有全部写进报告，这就不是实事求是，还会导致上级不能知晓真实情况，影响工作的正常进行。其次要写出工作的成效。工作卓有成效，说明工作中下了功夫，是积极工作的证明，也是上级领导正确性的体现，这是必须要让上级知晓的。即便是工作中发生的重大事故或失误，也要写出发生事故后下级积极处理的效果，比如事故的善后处理，避免今后发生类似的情况的而采取的防范措施等等，这些都必须要写出来。如果工作一点效果都没有，那就说明工作有问题，要好好反省。《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文中，商场继续营业、追究相关人员的责任、自己做了深刻反省并作好了今后的预防工作，这些内容便是其工作效果的体现，而《中国人民银行××市××区分行关于发现变相货币的报告》一文中，两个单位表示承认错误，并保证今后不再发生此类问题，这也是其工作效果的体现。

注 释

[1]裴显生.《应用写作》.北京高等教育出版社，2010，第98页.

[2]裴显生.《应用写作》.北京高等教育出版社，2010，第104页.

[3]裴显生.《应用写作》.北京高等教育出版社，2010，第98页.

[4]裴显生.《应用写作》.北京高等教育出版社，2010，第112页.

（作者介绍：程仁君，黄冈师范学院副教授）