高校档案借阅过程中几个问题浅析

戴星星　　贾毅　　陈启

摘 要：目前学校档案借阅管理中存在制度不健全、职责不明确、借阅指导性缺乏、信息化程度不高、监管不力、档案借出逾期不还等问题。为此笔者浅析了下解决策略，以期改进学校档案借阅管理工作。

关键词：学校档案借阅管理；学校管理；制度建设

档案借阅是档案利用服务工作的重要组成部分，是档案及档案工作的价值得以体现的主要方式之一，是档案工作的终极目标。但目前高校档案借阅工作并没有充分发挥档案的价值，笔者将从目前学校档案借阅存在的主要问题及对策两个方面略述己见，和大家做个探讨。

一、目前学校档案借阅中存在的主要问题

（一）制度不完善，安全隐患大

目前笔者所在的单位绝大部分档案借阅都履行登记手续，但也有个别档案借出后到归还时间，借出者没有履行规定的续借手续，催还无果，而档案的借阅工作与个人的考核不挂钩，给档案的安全带来了很大隐患。

（二）职责不明，导致借阅无门

目前，笔者所在的单位尚未实现档案的集中统一管理，如财务处保存自己的资料，有些机构成立的重要审批材料留存在各部门或财务处；学校档案室隶属图书馆，管理文书、科技、基建、声像、专门档案，形成在同一个单位内由多部门管理档案，相互不隶属、相互不衔接，归档职責不明、责任不清的局面。

（三）部分档案管理人员业务不精，缺乏借阅指导性

目前笔者所在的档案室，档案管理者皆非档案专业出身，虽然一直在学习档案的法律法规，积极参加档案培训，但档案管理人员的能力仍需进一步提高。

（四）信息化程度不高

目前笔者所在的档案室，绝大部分的文书档案、科技档案进行了扫描，可以实现全文检索，但是其他门类的档案信息化程度不高。借阅档案仍然是以传统的纸质档案借阅为主。

（五）监管不力，造成档案丢失

一些学校工作人员出于工作需要，借出档案后长期不还；有的被借出的档案出现被涂改或者重新改写的现象，使档案内容失真。

二、优化学校档案借阅管理的对策

（一）增强安全意识，优化借阅环境

学校领导要把档案管理纳入学校发展和管理的重要内容，与学校建设同步规划、同步发展；要大力宣传学校档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全校职工充分认识档案的重要性，认识档案与学校日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。在此基础上，建立学校档案管理制度，并且率先垂范，带头重视学校档案的安全管理。实行档案管理问责制；不仅如此，全校职工也要认识到学校档案是维护自身权益、服务人民群众的重要工具，真正做到“安全第一、预防为主”，最大限度地避免因人为疏忽导致的档案安全问题。

（二）规范借阅程序，健全管理制度

建立完善的借阅制度，可以减少档案借阅的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。档案借阅制度的制定可从借阅范围、归还期限、手续以及注意事项几个方面来制定，我校的档案的借阅范围对保密档案以及珍贵档案的借阅作出了特殊规定；归还期限是一周，超期需要办理续借手续；人事档案以及涉及到学生个人信息的档案（新生入学登记表及招生录取名册）的借阅要凭合法证明借阅，人事档案的借阅还需要人事处的同意；注意事项一般是借阅时需要清点文件份数，告知不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等，我校档案室还配备了清华紫光档案软件网络版，可以实现电子档案的借阅登记、统计、归还、续借管理、催还等功能。

（三）整合档案资源，提升档案信息化水平，提高借阅效率

学校要加快构建科学的档案管理体系，同时将学校的档案进行分类，统一管理，将档案管理工作也纳入学校考核内容。学校档案部门要做好档案信息的收集和整理工作，并在日常工作中要针对文献进行分类、编目、检索和借阅，通过网络化的档案软件，提高档案的信息化程度，在学校内部建立起高效、快捷及严密的查阅和借阅系统，从而提高档案的借阅效率。

（四）重视档案管理人员的培养

档案管理人员应不断提升自身素质，不断提升档案服务水平，充分发挥档案的价值。

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作者简介：戴星星（1987—），女，汉族，安徽桐城人，档案室档案管理科副科长。