关于城建档案数字化建设若干问题的探究

卞琴

【摘 要】 本文分析了影响城建档案信息电子化发展的相关因素，主要有：过时的信息保存技术已成为影响城市建设档案信息长期获取的重要因素，城建档案信息化的长期存取问题，计算机网络安全也是城市建设档案数字化建设的一个重要因素。本文同时提出了城建档案数字化建设相关建议：一是进一步落实前期的全面规划，二是加强资金、人才、技术方面的拓展与建设，三是加强标准规范建设为城建档案数字化建设工作的操作提供合理有效的依据，四是提高档案的使用效益。

【关键词】 城建档案 数字化建设 问题

一、前言

城市建设档案作为城市规划建设的重要支撑和保障，对城市建设和社会发展起着支撑和促进作用。随着我国城市建设的不断更新和扩大，信息量的不断增加，给城市建设档案管理工作带来了巨大的压力。因此，突破原有的管理模式，引入先进的信息技术，全面实施城市建设档案数字化，可以使城市建设档案管理与时俱进，并在一定程度上提高服务质量和效率。

二、影响城建档案信息电子化发展的相关因素

城建档案信息化建设是用新的管理理念，采用新设备、新技术对传统的档案管理进行更新改造的过程。这是一个具有巨大发展前景的新生事物，但在建设和发展过程中，还存在许多问题需要探讨和解决。影响城市建设档案信息化发展的主要因素有：

1.过时的信息保存技术已成为影响城市建设档案信息长期获取的重要因素

由于计算机技术的快速升级，一旦软件技术过时，依靠计算机技术存储信息的城市建设档案也面临着严峻的问题。比如由于技术过时，导致数字信息不能被读出，那么它就失去了保存的价值。现在，一般是通过数据迁移来保存发展信息。导致这一问题的主要原因是档案数字化利用服务环境没跟上。档案数字化的功能主要是提高档案利用效率和服务水平。而城市建设档案利用的服务对象主要是政府部门、建设单位和权利相关人，这些单位总体上数字化应用水平还比较落后，且大都习惯利用原有的纸质图文档案。因此，在实际工作中既要实行数字化利用服务方式，又要保留原有纸质图文利用服务方式，造成档案数字化利用环境发展缓慢，在一定程度上影响和制约了城建档案数字化建设发展。

2.城建档案信息化的长期存取问题

首先，数字城建档案是记录在一定物质载体上的，其存储期限的长短很大程度上取决于物质载体的性能。因此，城建档案信息载体的寿命是影响数字信息长期存取的因素之一。在选择存储设备时，要尽可能选择使用寿命相对较长的性能稳定的物质载体。其次，档案数字化建设资金投入不足的问题突出。档案数字化建设以国家财政拨款为主，分配差异较大，且普遍存在配置不足的现象。第三，实行档案数字化必须具备一定数量的计算机和计算机辅助设备，但实际计算机拥有量偏少、计算机辅助设备配备不齐的现象突出，不能满足城建档案信息存取需要。最后，档案数字化建设人才缺口较大，不能满足档案数字化发展需求。城建档案数字化建设是一门跨学科、多专业、涉及面广的复杂系统工程。其数字化建设不仅需要配备计算机设备，还必须具备既有良好的档案业务管理能力、又能掌握现代计算机信息技术的复合型人才，才能够满足档案数字化建设发展要求。但现实中城建档案工作人员学历偏低、知识结构单一的现象显著。

3.計算机网络安全也是城市建设档案数字化建设的一个重要因素

要实现城市建设档案的数字化，必须依靠网络技术。由于数字化城市建设档案信息在网络上的传播，使得数字城市建设档案信息资源的安全性成为我们不得不担心的问题。一般的解决方法是将计算机系统的多种安全防护技术与管理措施结合使用，以堵塞管理方面的漏洞，提高计算机系统的安全性。虽然发展城建档案信息化有着种种问题，但从长远来看，发展城建档案信息化是必然的，也是适应社会发展需要的。

三、城建档案数字化建设相关建议

1.进一步落实前期的全面规划

对于城市建设档案的数字化建设而言，早期规划是将大量纸质文件转化为数字文件的关键环节。在数字化工作中，需要对城建档案的收集工作有一定认识，通过对纸质档案收集的深入调查，全面规划数字化档案的类别和专业以及档案数据库和档案信息化建设平台的模型。在规划的过程中档案工作人员应严格按照一定的程序决出工作重点，为城建档案数字化建设奠定良好的基础。

2.加强资金、人才、技术方面的拓展与建设

关于如何解决资金投入和计算机保有量不足的问题，有如下建议：一是争取国家财政对档案数字化项目的支持和投入；二是积极参与政府数字信息建设工作，合理利用政府数字信息建设的资源；三是加强横向联系，同一系统相关行业之间互通有无，实行资源共享。此外，关于人才缺乏问题突出与技术力量薄弱的问题，有如下思路：解决人才问题主要通过人才引进和人才培养，需要政策扶持和资金投入，比如可以设立对口的城建档案数字化工作培训小组，对已在岗的城建档案工作人员进行有针对性的专业的培训，或者引进信息管理专业技术人员专门从事档案数字化、档案信息系统建立等方面的工作。

3.加强标准规范建设为城建档案数字化建设工作的操作提供合理有效的依据

加强城市建设档案数字化管理，需要加强标准规范建设。数字文档的资源共享需要根据相关标准和规范进行，所以对城建档案管理的数字化需要制定一个完整的规范制度体系，包括信息化标准规范体系和数字化档案管理规范。信息化标准规范体系是指对信息采集和整理、档案信息的安全保障、数字档案的格式标准以及网站或系统建立和管理等的指导说明。数字化档案管理的规范则是由接收标准和管理细则这两方面构成。

4.提高档案的使用效益

城市建设档案作为城市相关信息的提供者，除了备以查考的凭证价值外，还应发挥其应有的社会价值。城建档案数字化建设应满足建设管理部门和社会对于相关档案资料的利用需求，为其提供查询和使用的服务，以实现城建档案的最佳使用效益。首先，城建档案工作部门不能坐等其成，要积极推行档案数字化利用服务，加强档案数字化利用服务的业务指导，通过举办培训班或现场辅导演示，普及档案数字化利用方式，提高档案数字化利用水平，为城建档案数字化普及利用营造一个良好的环境。其次，档案信息系统的建立不但需要符合要求的硬件，还需要相应的软件，以建立相对独立的网络查档平台。这里需要注意信息系统的安全性，管理者或者使用者在访问平台时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生，从而保障信息系统和档案信息的安全。第三，完善档案数据库的建设，打好档案利用工作的基础。基本信息数据库的设立，包括案卷级目录、卷内级目录、文件图纸数字化等内容。为了提高数字档案的专业性，可以将各个类别和专业的城建档案信息分别建立专门的数据库，按实际使用效益排列，以提高数字化档案的实用性，有利于城建档案管理工作的顺利进行。

四、结束语

城建档案数字化建设对于城市建设来说有着不可忽视的作用，档案工作人员应予以高度重视，应在城建档案数字化建设的发展阶段避免和解决发展道路中一些障碍和问题。在进行档案数字化管理的过程中，更应重视档案信息的安全问题及其系统的稳定性、完善数据库的建设、提高数字档案的使用效益、促进档案管理工作的发展，为社会提供更好的信息服务。

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