浅析单位的档案现代化管理

王希维

档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产。在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。作者单位是国家的一个非常特殊的和有着公益性质的行业，和人民群众的生活密切相关。其档案工作是单位服务工作的基础，随着信息技术各个角落的深入，不可避免的为的今档案工作提出许多新的要求，单位要想提高服务水平与服务质量，就需与时俱进，不断提高档案的现代化管理水平，使其可以更好的满足老百姓在这个方向服务的需求。本文对此进行了探讨，以期对从业者有所借鉴意义。

现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。

1档案管理现代化的含义

档案管理现代化即是在对档案进行管理当中，无论是其档案实体，还是理论与信息传递等方面，都是随着时间的推移而不断的发展至一个新的水平，而且有着很强的创新性。现阶段档案管理现代化就是在档案管理工作里充分的运用了计算机技术和网络技术还有信息化技术等对档案采取科学化管量。本单位是个很特殊的部门，档案管理也具有本身的特点。在档案管理当中需客观的反映必须必备的有关信息资料的档案管理。在这些管理当中需充分运用档案现代化管理当中的每个技术要求，给服务对象的家人提供细致准确的依据，给本单位的建设和发展、改进以及管理提供正确的数据支持，为高层管理者决策提供参考。另外原始档案是重要的法律证据之一，其保存完整度和企业的自身利益有着直接的联系。

2现阶段本单位档案现代化管理当中面临的问题

2.1对本单位档案现代化管理重视度不够。长期以来，本单位属于事业单位，所以在本单位从业者缺少危机与创新意识，对本单位档案工作没有足够的重视，没有认识到档案管理在本单位发展中的地位与作用。档案工作者工作措施落后且缺少积极服务意识，在重要档案资源的收集与整理上缺少积极性，有些主要的档案资源不能被适时归档，致使本单位档案工作停滞不前。

2.2本单位档案现代化管理工作缺乏统一的标准。很多本单位的档案资料都是纸质的，由于时问过久，大部分资料上的字体已经模糊不清，磨损严重，甚至丢失了。另外，档案资料里多数都是重复的文件，部分无存储价值的资料被大量的收集，而部分重要的登记表与统计表等没有进行工作范畴，导致了文件的丢失。

3推进本单位档案现代化管理的措施

3.1提高档案管理的计算机技术应用水平。积极的把计算机技术应用于档案管理的每个流程里，本单位的计算机操作流程主要包括：

3.1.1信息的输入。使用计算机联网系统采取单个用户与多个用户输入方法进行输入，在数据的输入当中，对每一份数据可以进行多次的输入来确保数据的正确性。同时，定期对本单位的全部资料进行检查有没有遗漏输入数据的情况，并把全部资料妥善保存。

3.1.2查询与检索。在本单位档案管理中对于服务对象档案资料的信息量虽小，可是波及的信息面却是非常广的特点。在查询与管理当中需做到不仅可以根据姓名与编号直接查询相关人员的所有档案资料，还能利用服务对象的相关住址、工作单位等各方面的内容或是多个方面的内容组合进行检索。如此就相应的提高了检索的速度，提升了本单位的服务水平。

3.1.3汇总与统计。把计算机输入的档案资料采取全面的汇总且实行分类处理，并把有关资料按照需要打印成各类报表，满足本单位日常管理的实际需求。另外，对本单位里的全部计算机建立局域网，实现信息的共享。不仅是给查询提供便利，还给本单位当前的档案数量有了直观正确的数据支持。

3.2做好“三个方便”。推进本单位档案管理的现代化进程，从根本上来说即是要给本单位的档案管理给予实打实的便利，所以需做好三个方面：

3.2.1档案资料收集的方便。在档案管理的记录当中通常是由相关人员提供有关当事人的档案资料，但是因为个人隐私因素一部分档案寄存者不情愿或不方便把有关资料提供给本单位，如此一来可导致档案资料的不完整。而档案管理的现代化，能把这些问题档案以人工输入和扫描及识别等信息化处理技术处理，将纸制的资料转换成数字资料，不但便于档案的收集又防止了寄存者不愿提供资料而带来的档案缺陷。

3.2.2档案资料的加工方便。因为时间或是气候因因素，传统的纸质档案材料在加工管理当中易出现破损情况，而运用信息技术仅需使用扫描装备对原始档案采取扫描就能解决此问题。

3.2.3档案的保存方便。紙质与实物档案材料，时间久了会出现变化或破损，且需占用很大的空间，而应用了现代化的管理方法后把有关资料以手工输入或扫描拍照的方式来处理，能有效防止此问题的出现，而且不需要很高的保存条件与空间。