信息时代会计资料无纸化探究

李露

[提要] 信息时代的到来为各行业提供了很大的便利。作为一种新型的管理方式，无纸化管理已成为企业追求创新的目标。本文在阐述会计资料无纸化研究背景基础上，首先对会计资料无纸化可行性进行分析，同时分析会计资料无纸化进程中的现实障碍，并提出可行措施。

关键词：会计信息化；无纸化；问题；对策

中图分类号：F23 文献标识码：A

收录日期：2018年6月4日

随着信息技术的高速发展，电子资料的使用在各行各业已经是必不可缺的。但由于会计从业人员的传统习惯和相关文件的规定，会计行业需要将大量的纸质资料用来存档，无论是纸张、设备、人力、物力均造成了大量的浪费。财政部于2013年末发布了《企业会计信息化工作规范》，首次提到了“会计资料的无纸化”，这一规定是对我国传统会计理念的重大突破。规范中首次提出了会计资料无纸化的概念。这一理念允许会计资料在一定条件下可以生成电子资料用于存储和归档。相对于传统的会计理念，这是一次里程碑式的突破，不仅便利了会计工作，而且也减少了各种资源的浪费。

一、会计资料无纸化的定义和范围

（一）会计资料无纸化的定义。会计资料无纸化是会计在进行会计资料的收集、整合、处理、存储、传输、输出时，以电子数据的形式存储在磁性介质上或企业网络中，而不用纸质存储会计数据的会计工作方式。

（二）会计资料无纸化的范围。《工作规范》第四十条规定，无纸化管理的内部生成会计资料主要包括：会计凭证、账簿和辅助会计资料。会计凭证包括原始凭证和记账凭证；会计账簿包括总账、明细账和日记账；辅助会计资料主要包括：固定资产卡片、各种辅助核算账、银行存款余额调节表等。第四十一条规定，无纸化管理的外部会计资料是指：记录内容要求外部人员或机构确认的会计资料，包括购货发票、银行回单、银行对账单、购销合同等从外部获取的资料。

二、会计资料无纸化可行性分析

（一）电子商务发展的需求。随着网络技术的快速发展，信息技术逐渐应用于社会的各个层面，信息化逐步成为了社会运作的主要方式，人类社会进入了信息经济时代。近年来，电子商务行业逐渐成为国民经济体系的重要组成部分。各类企业纷纷以电子商务模式对外销售、网络采购和电子服务，电子商务的发展形成了电子化、自动化、无纸化、数字化的社会经济环境，对传统财务会计模式产生了巨大的影响，传统会计模式已经无法满足电子商务环境的会计要求。因此，必须加快建立新的会计理论体系和运行模式的步伐，使会计信息化、电子化、无纸化与特定的经济环境和特定的经济模式相适应。

（二）企业业务财务一体化。近年来，企业在信息化建设方面投入较多的人力、物力资源，有效提高运营效率，大力推进业务财务一体化，将各个业务管理系统与财务核算系统紧密对接，逐步从业务发生到会计核算完成进行系统化操作。会计业务处理所依据的原始凭证，通过ERP系统直接从企业内部或外部获取并自动生成记账凭证，登记账簿和生成报表也是由系统自动完成。企业日常发生的经济业务从一开始就没有书面资料，这是会计资料无纸化的现实要求。

（三）云计算、云存储、大数据的出现。随着网络和通信技术的快速发展，云计算、云存储、大数据等领域的深入研究，为会计资料电子化提供了存储、交换、传递的方便渠道。云计算、云存储是可调用的虚拟化资源池，这些资源池可以根据负载状态自动重新配置，达到优化资源的目的。在当今大数据时代，企业必须借助云计算平台，云存储、云计算等网络衍生技术的发展与应用，才能使决策更科学和高效。云计算平台不仅方便了会计数据的存储、传递、查询，同时也降低了企业的运行成本。

（四）相关法律法规日益完善。会计资料无纸化的难点之一是会计资料的真实性。电子签名认证的应用推广打破了这个瓶颈。每个电子数据都附有电子签名，交易身份由第三方认证机构审核，发出数字证书，以确认交易的身份。已发布的《电子签名法》规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”，为电子签名的有效性提供法律保护，并促进电子金融、电子政务和电子商务的发展。会计资料无纸化的法律环境日臻完善。

（五）绿色环保、资源节约的趋势。符合国家资源节约和保护环境基本国策。根据对企业的纸质资料使用的调查，有数字估算表明，全国企业大约每年需要上亿元的资金用在纸质资料的使用上，其中一家大型的国有会计企业声称公司每年需要花费3，000多万元。企业每天产生大量的电子会计資料，如果要打印、存储、装订会消耗大量的纸张、油墨、设备、能源、场地和人员等成本，不符合全社会节能环保、绿色发展主流。

三、会计资料无纸化进程中的现实障碍

（一）会计人员观念的制约。无纸化改变了会计的工作方式，对会计理论与实践产生了较大的冲击。有些企业的会计人员接受不了无纸化对会计基本前提、会计核算基础和会计计量属性的影响。出于会计人员的这种考虑，企业仍保留着将电子会计资料输出为纸质资料的形式，会计人员传统观念制约，使企业间的交易及企业内部的事项不能脱离纸制文件的传递，制约了会计主体交易环节的信息化进程，阻碍了社会产品和服务模式的创新发展。

（二）会计人员无纸化操作的技术水平不高。会计无纸化意味着通过网络实现会计信息收集、传递和处理活动。无纸化要求会计从业人员不仅要掌握会计信息化方面的知识，还要掌握网络技术、企业管理、电子商务等方面的知识和技能。信息化时代使会计信息存在形式发生了改变，会计人员如果不掌握计算机操作技术，特别是网络操作技术，就无法跟踪经济业务活动，也无法使用网络系统和操作网络会计软件，进而对企业的经济业务无法进行无纸化会计业务处理。

（三）会计数据的安全性存在一定的风险。首先，由于信息时代的发展，电子数据纵然有一系列的优势，但是由于互联网本身具有的开放性、广泛性等特点。不排除会有黑客通过一定的技术和手段在网上修改或者删除会计电子数据。这也是电子数据面临的一项极大的风险。电子会计信息在传输过程中存在很大的失真风险；其次，会计数据资料存在巨大的泄露风险。由于其网络资源的共享，会计信息的访问和会计人员的联系可以扩展到整个网络用户。有些用户可能会采取恶意操用行为，使网络会计信息存在着被窃取、修改、删除、泄露等安全隐患，企业会计信息的可靠性、准确性面临新的风险；再次，排除人为的恶意窃取和修改，电子会计资料也有在自然条件下被破坏的可能。因为会计电子资料存放于磁性介质上，强磁性物质的靠近、遇火、遇水均会使存储设备的受损，从而导致存放在其中的电子资料失效；最后，网络技术和软件技术的高速发展也会产生一系列的问题。电子会计数据在不同系统传输时会由于系统版本不匹配导致无法连接。同时，不同的财务管理软件在解析电子数据时也会产生不同的数据格式。网络会计信息查询，可能伴随着系统升级而带来的软件和数据库或服务器的通信和读写协议不兼容，这将使会计信息在提取和查询中存在很大的隐患。

四、推进会计信息无纸化的措施

（一）加强观念转变。由于传统观念的影响，从业会计行业的工作者已经习惯于将会计资料纸质化的行为，然而会计资料无纸化的推行强烈冲击了人们的传统意识。只有打破这种陈旧的思想束缚，摆脱人们对纸张的依赖，才能真正推进无纸化进程。为了真正的实行会计资料无纸化，不仅要改变传统有纸化的行为，更要深层次地改变其守旧的思想，这样才能让从业人员真正的接受而不是表面的附和。因此，首先要从企业的管理者入手，管理人员接受了这样的改变才会积极地向下推行会计资料无纸化。

（二）提高人员素质。会计从业人员的自身素质的提升也是重中之重。虽然从业人员在思想上有所改变，但在工作中还需要落实在具体知识储备和技能操作上，企业可以定期对员工进行会计知识、财务知识以及相关软件系统操作进行培训以及考核。除此之外，在提升企业内部人员的素质外，企业外部的复合型人才的引进无疑也是一条快速发展的捷径。集专业知识、管理知识、软件操作于一体的复合型人才逐渐在人才竞争中脱颖而出。不仅工作能力突出，同时也为企业减少了人员的冗余。

（三）加强网络安全管理。网络的安全性影响着会计资料无纸化实施的效果。目前，因电脑病毒、黑客攻击等导致企业会计和业务数据被篡改和删除的事件时有发生。所谓事物的两面性，有利就有弊，会计资料无纸化已然是大势所趋。因此，采取有效的措施将网络安全发生的风险降到最低是企业的必要任务。企业要加强网络安全的管控，可以通过以下几点来实施：将访问电子资料的权限划分给多个管理员而不是集所有權限于一身；定期进行数据的备份，重要的数据要日备份，次要的可以周备份，这样即使电子数据丢失也可以通过备份恢复；安装有效的杀毒软件并且定期更新来防护来自网络上的病毒；物理设备存在老化的问题，定期进行维护可以有效防止由于自然因素导致的数据损失。

（四）对会计资料无纸化管理系统进行严格的设计和执行。会计资料无纸化所涉及的部门繁杂，包括财务部门、行政部门以及审计部门等。为了更好地实施会计资料无纸化，多个部门的通力协作是必要的，应建立项目小组严格监管实施前、实施中以及实施后三个阶段。与纸质资料相同，电子资料也需要有序的分类。例如，根据业务的常用性、重要性、相似性等多个方面进行分类。为了避免会计资料无纸化系统在操作的过程中可能出现的问题，可以先将部分业务、部分模块进行无纸化操作，并且对其结果进行分析和评估，在各方面数据均稳定的情况下再进行全面实行。

（五）实施远程审计。为了有效地发挥会计的监督职能，实施远程审计是会计信息安全性的有利保证。远程审计的实施，是由专业审计人员根据相关法律法规，由财产所有者委托管理机关授权，对无纸化会计业务的相关活动进行全面系统地审查，从而客观评估和分析会计资料无纸化安全风险，降低网络会计信息失真的风险。

五、实施会计资料无纸化应注意的问题

（一）会计监督和无纸化。《工作规范》的实施，表明注册会计师及政府监管机构的审计，在对符合条件的企业实行会计监督的过程中，不能再要求企业提供全部的纸质会计资料，但企业有义务为审计工作提供必要的协助和支持。审计人员如需查阅相关的会计电子资料或需要带走部分的纸质会计资料，企业则应根据需要积极配合并提供相关资料，根据需要打印并签章确认。

（二）电子会计资料的格式。《工作规范》中对会计电子资料的格式要求并未做出明确的规定。无论是结构化形式，如数据库脚本、XBRL等，还是非结构化形式，如HTML、PDF、WORD、EXCEL等，无论是会计信息系统管理还是专门的档案系统管理，只要符合《工作规范》中规定的条件，均可以以电子资料的形式存储。例如，原本以存于会计信息系统数据库中的自动生成的凭证，随后由于工作需要，将其转换为PDF、WORD等形式存储在企业档案管理系统中。通过系统随时查询和打印，则可以视为满足第四十条第（三）项规定的条件。

（三）与会计档案管理规定的衔接。会计资料与会计档案相比，其涵义则更加宽泛。所有的会计档案都可称其为会计资料，但并不是所有的会计资料都是会计档案。会计档案是指具有长期保存价值并且归档保存的会计资料。《工作规范》中第四十条和四十一条规定了会计资料无纸化的条件。但对于属于会计档案的部分，则应当参照《工作规范》中第四十二条，“遵循国家有关会计档案管理的规定”执行。

信息技术的快速发展使电子商务在短时间内得到了人们的认可和快速应用，基于现代信息技术的电子商务，不仅使会计存在的外部环境发生了变化，而且还使会计信息使用者的需求发生变化。电子商务创造了一个自动化、无纸化、数字化的社会经济环境，也冲击了传统财务会计模式，传统会计已经无法适应电子商务环境下对会计的需求。因此，为满足新会计环境和信息用户需求，我们必须尽快建立新的会计理论体系和操作方法，使会计信息化、电子化、无纸化与特定的经济环境和特定的经济模式相适应。

主要参考文献：

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