清代苏州文书档案管理制度对现代档案管理的借鉴意义

胡玲　温瑜

摘 要： 清朝重视文书档案管理工作，建立了专门的机构，并延续至今。通过对清代與现代苏州文书档案管理人员的调查，得出与苏州现代的文书档案管理人员相比，清代苏州文书档案管理人员有如下特点：一是身兼数职，二是综合能力强，三是地位低下，手握权力；它对现代苏州文书档案管理人员的借鉴意义是：一是分工明确、提高效率，二是提高综合能力，三是加强保密措施，限制职权。

关键词： 清代苏州 文书档案 管理人员 借鉴意义

清朝有专门的文书档案管理机构，清朝的文书档案管理是比较系统、全面的，从事文书档案管理的人员有着独特的地位，由他们掌管文书档案，决定文书档案的编写与管理。苏州位于江南发达地区，是经济文化政治中心，研究清朝时期苏州的文书档案管理有着重要价值和意义。本文主要以苏州地区的文书档案管理人员为研究对象，通过分析苏州清代与现代的文书档案管理人员的分类与特点，力图通过深入剖析苏州清代与现代的文书档案管理人员工作的利弊，得出清代文书档案管理人员对现代工作人员的借鉴意义，并提出一些具有可行性的建议，让工作人员更好地完善文书档案工作。

一、清代苏州文书档案管理人员的分类和特点

（一）清代苏州文书档案管理人员的分类。

清朝苏州地方政府文书档案管理人员主要有书吏、幕友和其他杂职三种，以下详细介绍书吏与幕友。

1.书吏。

书吏，又称书办或书役，是清代地方衙门中具体从事文书档案工作的人员，主要负责文书的缮写、收发和保管等事项。其中，吴江县在设置役目时就包含了书吏这一职务。清朝初期，吴江县继承明朝制度，设置役目共二十九，乾隆时可详者仅一十有七，包括：吏书、书办、门子、皂隶、快手、快步、马快、民壮、禁子、库书等。

2.幕友。

幕友，幕友亦称幕僚、师爷、幕宾等，是指地方军政大员幕府中的参谋、书记之类的僚属，不属于国家正式工作人员。清朝幕友成分复杂，涉及社会各个阶层。在晚清时期，苏州地区出现通达洋务知识的幕友，其中较为出名的是江苏吴县的冯桂芬，他出身翰林，1860年太平军攻克苏州后逃到上海，被李鸿章赏识聘请至门下。

（二）清代苏州文书档案管理人员的特点。

清代苏州文书档案管理人员有四个特点。

第一，辅助上级长官的工作，辅助、胁从上级长官的工作是文书档案管理人员的主要任务。如冯桂芬受到李鸿章的赏识被聘门下，他的主要工作是辅助李鸿章的工作，为他处理工作中的事务。

第二，文化素养高，文书档案人员主要的工作任务是编写、管理文档，需要有一定的文化水平才能胜任这份工作，这是书吏与衙役的区别。如按照吴江地区的役制，书吏是文化素养较高的，或许还有可能迁转为官，但衙役的文化程度低，或许连充吏的可能都没有，这就从侧面说明成为文书档案人员要有一定的文化水平。

第三，职位低下，地方文书档案管理人员只是地方政府雇佣的人员，不是正式的官职，不在官员队伍之列。如文书档案管理人员中的幕友，是地方军政大员幕府中的参谋、书记之类的僚属，但不能算是国家正式工作人员，不在公务员的行列之中。

第四，容易团伙勾结、营私舞弊。因为这个职务的排外性，导致从事文书管理档案的人员容易形成团伙为自己谋利，他们掌握编写、整理文书档案的权利，一旦从业人员道德素质败坏，就可能通过篡改、销毁文书档案等方式谋私利。

二、现代苏州文书档案管理人员的分类和特点

（一）现代苏州文书档案管理人员的分类。

在对现代苏州文书档案管理人员进行走访调查后，发现现代苏州文书档案管理人员较之清代有很大不同，现代的文书档案管理人员分工更细致，文书档案管理工作更细化。本文重点调查了苏州档案局，通过调查分析，将现代苏州文书档案管理人员共分为九类：办公室人员、监督指导处人员、法规宣教处人员、保管利用处人员、征集编研处人员、信息技术处人员、年鉴编辑室人员、现行文件查阅中心人员、机关文档管理处人员。

其中，办公室人员主要负责日常行政事务、负责本机关的政务公开、办理党务工作等；监督指导处人员主要负责对全市机关、团体、企事业单位各类档案馆（室）的档案工作实施指导、监督检查、年度评价等；法规宣教处人员负责研究、起草苏州地方性档案法规文件，对查处违反《档案法》的行为等；保管利用处人员负责馆藏档案资料的保管、整理、编目、鉴定、统计、咨询服务和接待利用，以及开展档案资料抢救工作等；征集编研处人员接收有关组织或公民个人捐赠及市重大活动等档案资料，征集散存于社会的有价值的各种档案资料，依法开展馆藏档案史料的编纂、公布、出版、发行工作等；信息技术处人员负责馆藏档案计算机管理工作、档案目录数据库建设和信息安全工作、负责档案局（馆）主页的制作、更新、维护工作等；年鉴编辑室人员负责《苏州年鉴》的组稿、编辑、出版、发行等工作；现行文件查阅中心人员负责收集保管全市党政机关、社会团体和事业单位的公开性、政策性、法规性的现行文件和文件汇编资料，面向社会、群众提供各类查阅利用服务等；机关文档管理处人员负责研究和拟定市级机关单位文件、档案的集中统一管理制度，监督指导市级机关文件、档案的集中管理和利用工作，负责机关文档库房的安全管理工作等。

（二）现代苏州文书档案管理人员的特点。

1.分工细致，专人专职。

现代苏州文书档案管理人员的分工是比较细致的，专门的职务对应专门的工作人员。如办公室人员主要负责日常行政职务，法规宣教处人员主要负责研究、起草苏州地方性档案法规文件，信息技术处人员主要负责馆藏档案计算机管理工作，每个人员负责对应的工作，分工细致。

2.职业素养高。

文书档案管理工作主要是由专人负责的，这就要求工作者有比较高的专业素养。文书档案管理综合性强，因为文书档案的内容丰富多样，除了传统意义上的文书档案外，还包括人事、科技、会计等档案。对于这些专业性比较强的档案，如若工作者没有相关知识是很难分门别类、合理有序地整理档案的。文书档案管理工作者的素质直接决定了文书档案管理工作质量，所以文书档案管理工作要求工作者不断提高自身素质，如提高自动化办公能力、起草拟写文件的能力、会务接待的能力等。

3.服务对象多样。

现代的文书档案管理人員是面向不同单位的，不再仅仅为政府服务。文书档案管理人员服务对象可以是党政机关，也可以是企事业单位。

4.与科学技术发展密切相关。

科学技术不断发展，运用到文书档案管理中的信息内容越来越多。随着电子技术的发展，收集、整理、存储文书档案的方式多样，很多文书档案工作中都运用计算机办公，文书档案管理工作者需要熟练运用各种办公软件，提高办公效率。在苏州档案局就有设置专门的信息技术处，在调查后发现，苏州档案局的工作与计算机息息相关，需要运用数据库，同时存储介质更多样，有关盘、移动硬盘等。

（三）清代苏州文书档案管理人员的特点。

1.身兼数职。

清代苏州文书档案管理人员往往身兼数职，他们不仅要负责文书的撰写、辅助领导的日常工作，而且要负责文档的保管与利用，这与现代苏州文书档案管理人员很大的不同。

2.综合能力强。

清代苏州文书档案管理人员有身兼数职这一特点，这就要求从事文书档案管理的工作人员有很强的综合能力，不能只局限在某一方面，如书吏要负责文书的缮写、收发和保管等事项，幕友负责参谋、书记等工作，这些工作都带有综合性、整体性，现在苏州文书档案管理人员更多的是注重某一方面能力，如信息技术处的人员必须有专业的计算机方面的知识。

3.地位低下，手握权力。

清代苏州文书档案管理人员地位是比较低下的，如幕友甚者都不是正式的官职，只是政府雇佣的人员，虽然他们地位较低，但可以利用职务之权，为自己谋取利益。因为他们负责文书的缮写、收发和保存，道德败坏的人会通过篡改文书、烧毁文书等方式获利。

三、清代文书档案管理人员对现代档案管理的借鉴意义

通过与苏州现代文书档案管理人员的比较，得出了三方面清代苏州文书档案管理人员的特点，分别是身兼数职、综合能力强和地位低下却握有权力。从这三方面特点出发，可以总结出清代文书档案管理人员对现代的借鉴意义：

（一）分工明确，提高效率。

清代苏州文书档案管理人员往往是身兼数职的，但是一个人负责多项职务，会给工作人员带来很大的负担，容易出现疲于应付、效率低下、专注度低的负面结果，这是不利于工作的开展的。现代苏州文书档案管理人员分工趋于细致，专人专职，这一点是比较好的，方便确定各项工作的责任人，也能更好地提高工作效率。因此，现代苏州文书档案管理人员的分工应该更加细分，专人专职，责任到人。

（二）提高综合能力。

清代苏州文书档案管理人员综合能力较强，是因为他们身兼数职，需要掌握多方面的知识与技能。虽然现代苏州文书档案管理人员分工明确、专人专职，但他们需要不断提高综合能力。综合能力与分工明确并不矛盾，分工明确是为了提高工作效率，提高工作人员综合能力同样有助于提高工作效率。如苏州档案局的信心技术处的工作人员主要负责与计算机相关的工作，但是需要掌握文书档案有关的知识，如果不知道文书档案分类的知识，对于设计目录分类数据库这种工作就会比较困难，工作效率无法提高。

（三）加强保密措施，限制职权。

清代苏州文书档案管理人员往往会利用职务之便谋取利益，因为他们不仅撰写文书，而且担任保管文书的职责，他们通过篡改、烧毁一些文书，可以掩盖事实或者威胁官员，这是现代苏州文书档案管理人员应当重视的地方。不可给予文书档案管理人员过大的权利，要加强保密措施，建立起比较完善的保密制度，防止机密文件被泄露，造成负面影响。

四、结语

文书档案管理在现今仍然十分重要，清代苏州地区的文书档案管理人员所具备的知识、素质和能力，对于今天苏州地区的工作人员仍有许多借鉴和学习的地方。随着社会的进步与科技的发展，现在的文书档案管理人员工作效率得到提高，减轻了工作负担。同时，现在的苏州文书档案管理人员应当学习清代人员的经验，提高综合能力，严守职责，更好地为社会服务。

参考文献：

[1]吴爱明.清代地方政府的文书档案人员[J].中国文档，1987（5）：47.

[2]王祖畬，纂修.乾隆·吴江县志[A].中国地方志集成[C]. 南京：江苏古籍出版社，1991.

[3]赵彦昌.论清代幕友的文书档案工作[J].文化学刊，2008（5）：73-78.

基金项目：2017年大学生创新创业训练计划项目《清代文书档案管理制度下苏州地区的档案管理人员的研究，项目编号201710333049X。