浅谈档案管理工作的收集及服务意识

卢苇

【摘要】档案收集是档案管理工作的开端，是开张档案工作的基础，也是最为重要的环节。只有做好收集工作，才能确保档案材料齐全完整，内容丰富，满足档案各方面管理与利用的需求。笔者结合多年来从事档案管理工作的经历，谈谈在档案收集方面的一些做法和体会。

【关键词】档案收集 档案意识 业务流程 制度服务

一、加强宣传引导，提高全员档案意识

加强宣传教育，明确积累档案材料的重要意义，提高全员档案意识，自觉参与档案材料的收集工作，是每一名员工应尽的义务。一是以《档案法》等法律法规为依据，建立一系列的收集归档制度，明确归档范围、归档时间、归档案卷质量要求等，把档案收集归档工作作为部门工作考核之一，建立奖惩考核制度。二是精选相关法律法规和指导档案工作的文章，及时组织员工学习，扩大档案工作影响，提高大家的档案意识，营造人人参与档案收集，人人重视档案管理，人人明确档案责任的浓厚氛围，进一步提高档案工作主动性。三是改善档案保管条件，提高档案服务水平。

二、明确业务流程，提高档案收集质量

哪些档案需要归档，哪些档案需要保密，归档必须经过哪些程序以及需要注意的事项等等，员工一般不是很清晰。如何让员工明确档案收集、归档的工作流程，需要从制度进行明确界定。首先对收集工作要做到“心中有数”，要收集具有长久保存价值的档案材料和征集与本单位发展相关的历史档案，特别是对一些重大历史事件，要确保收集资料准确、完整、齐全。针对档案管理的薄弱环节，制定文件归档范围、条件、要求及保管期限，该归档的要及时归档，不需要归档要及时清理。

一是制定档案工作计划。年初，要根据单位生产经营实际，明确每一階段的工作重点，抓住关键环节，及时跟踪指导，确保重要资料及时存档。应该对某一项目进行重点监督，明确档案上报负责人，确保归档资料数据翔实，有保存价值。对不能及时归档的资料要及时督促，严格考核，提高档案管理工作严肃性。

二是建立档案收集网络。设立部门兼职档案员。各种档案材料是在各部门生产活动过程中形成的，有关工作人员直接参与其中，他们专业知识性强，掌握了最原始、最直接的第一手材料。在各部门设立一名兼职档案员负责本部门档案的收集工作，确保了归档材料及时完整、全面系统。档案部门应充分利用和发挥部门兼职档案员的作用，开展多样化的业务培训与研讨活动，搭建经验交流平台，更有利于档案资料的收集与归档工作。

三是加强档案业务指导。应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。要坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，切实做到学以致用。第一要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，补充一次性教育的不足。第二要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。第三要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，并灵活运用到实际工作之中。

四是丰富档案馆藏内容。本着“种类齐全、资源丰富、保障完整”的思路，要加大对各项资料收集、保存，保证为各项工作服好务。除了做好本单位普通档案、专业档案、科技档案的收集外，还应通过多种渠道和方式向社会及个人广泛收集与本单位发展关系密切的其他档案资料。由于这些档案资料形成分散、流动性大、不易收集，档案部门应进行全面调研，加强联系，深入基层挖掘，收集有价值的档案。

三、健全完善制度，提高服务保障水平

做好档案收集工作，除了充分调动各部门和广大员工的自觉性和积极性外，更应当在收集工作上实行严格的监督控制，这种监督控制主要通过完善和落实规章制度来实现。

一是健全完善规章制度。要确保档案收集完整、准确，必须制定完善的规章制度，对档案工作的方方面面做出明确的规定，保证档案工作责任明确，有章可循，也使各部门明确该做什么？怎么做？应负的责任等等。通过制定档案管理细则、各类档案管理标准规范，详细规定了归档范围、时间、归档部门、控制措施等，详细具体，可操作性强，将档案收集纳入了有关部门各人员岗位职责，使各部门能根据规定，按部就班地做好收集工作。同时，根据实际情况的变化，及时对规章制度进行修改、完善，保证档案收集工作的连续性。

二是严格责任考核落实。档案部门坚持依法治档，按照制度规定，对不及时归档，收集不完整，材料不符合规定要求，没有通知档案人员参加项目验收、设备开箱的部门及时给予考核，引起有关部门的重视，也提高了档案工作的地位，有效促进了档案收集工作的开展。档案部门也应根据实际工作的变化及时修订完善有关制度，以避免造成漏洞，如，随着实时录入系统和办公自动化系统的投运，许多员工对纸质档案归档感到不解和麻烦，针对这一情况，档案部门人员认真做好解释工作，及时出台档案收集办法，对数据实时录入、纸质文档和电子文档的收集做了详细的规定，并定期到有关部门进行检查考核，做到事前控制，确保了档案材料的完整、准确。

三是突出档案网络作用。企业生产经营活动千头万绪，仅仅依靠专职档案人员难以保证档案收集的及时、完整、准确。各部门最清楚本部门的活动情况，收集工作由各部门负责是更为有效的途径。档案部门充分发挥档案管理网络的作用，各部门、各专业均有分管档案工作的领导和兼职档案员，由兼职档案员负责本部门、本专业档案的收集工作，由于立项的工程、大修、技改、科技项目的档案，则由项目负责人负责收集，各专业兼职档案员配合项目负责人做好收集工作。专职档案员根据工作计划和活动情况，到各部门进行检查指导收集工作，由于兼职档案员职责明确，档案收集工作的得到了保证。档案收集是一项长期性的工作，收集工作也是多种多样的，只有根据企业的实际情况，采取不同的收集方法，常抓不懈，才能保证档案材料完整、准确，做好档案工作。

总之，要做好档案收集工作，档案部门应坚持“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理、丰富馆藏”为收集原则，与时俱进，加强调研，统筹安排，采取有效措施，广泛持续地收集各种档案资料，运用科学手段确保档案收集质量，为档案管理各个环节创造良好条件。