人事档案管理在事业单位的探讨

2018-08-15李海兵董俊英

中国卫生标准管理 2018年2期

李海兵董俊英

1 人事档案管理在事业单位的重要性

1.1 有利于体现人力资源管理的社会价值

事业单位的人事档案管理工作从其属性上讲是属于社会范畴的，这也充分体现了它的社会价值。同时，事业单位的人事档案管理工作是受国家相关法律法规的约束的，事业单位也可以通过人事管理工作来履行社会职能，来体现其社会价值。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。因此，从某种意义上讲，事业单位的人事档案管理工作直接影响了员工的待遇、职称晋升、组织关系等[1]。

1.2 有利于深化人力资源改革

受各种因素的影响，事业单位的人事档案管理工作中不可避免的存在着各种各样的问题，例如：管理人员的专业素质问题、管理制度问题、设备仪器等，这些问题严重影响了人事档案管理工作的质量。因此，提高事业单位的人事档案管理工作可以在很大程度上提升事业单位的工作质量，有利于深化事业单位的人力资源改革[2]。

2 事业单位人事档案管理工作存在的问题

2.1 缺乏对人事档案管理的重视

人事档案管理工作是事业单位一项基础性的工作，因此人们经常忽视人事档案管理工作，缺乏对人事档案管理工作的重视程度。一些单位领导认为人事档案管理这项工作很简单，没有什么技术含量，只是简单的抄写和分类整理报关而已，没有必要投入那么多的人力、物力，这种意识使得事业单位的人事档案管理工作长期处在被动的地位，档案管理的质量也提不上去，从而严重影响了事业单位的日常工作[3]。

2.2 档案管理人员的专业素质欠缺

在事业单位的人事档案管理工作中，相对于以前来说，很多部门的人员编制都较少，这就使得人事档案的管理工作出现严重的人员缺乏的现象，因此，一些临时工或者人事部门的工作人员就会来兼任这份工作，严重影响了人事档案管理工作的专业性，例如，一些档案材料归档不及时或者是根本就没有归档，档案的摆放和管理不到位等[4]。

2.3 人事档案材料制作不规范

目前，事业单位的人事档案管理工作中还存在着对于材料制作不规范的问题。一方面是对于材料的分类不规范。一些档案管理人员虽然知道要将人事档案分类保存，但是对具体的分类规则却不清楚，严重影响了对于人事档案的查阅；另一方面是材料的制作不规范，存在着一些折损、卷角的情况，严重影响了整体的美观和寿命。

3 加强事业单位人事档案管理工作的措施

3.1 建立健全人事档案管理制度

通过建立健全完善的人事档案管理制度，可以有效的为事业单位的人事档案管理工作提供制度保障，进一步规范事业单位的人事档案管理工作。从通常意义上讲，事业单位的人事档案管理工作比较繁杂，对事业单位也有着非常重要的意义。因此，事业单位要在一定程度上加强对档案管理工作的制度约束，充分考虑到事业单位人事档案管理工作的实际情况，建立健全相关的人事档案管理制度，以此来满足工作的需要。首先，要切实的落实好现有的人事档案管理制度，保障其规范化、标准化，按照严格的标准和要求来落实好人事档案材料的收集和归档整理等工作，要充分的利用现代化的人事档案管理方式，促使人事档案的管理方式不断向着信息化、现代化、精细化的方向发展。其次，要严格的了解和掌握人事档案管理工作的每一个细节性的问题，建立健全人事档案整理细则，以此来规范人事档案的整理工作，不断增强认识档案信息的真实性和准确性。最后，要加强对事业单位人事档案管理工作的宣传力度，包括相关的一些档案法、整理细则等，最大限度地保障管理人员的工作规范性，并且还可以提高社会认可度[5]。

3.2 加强对事业单位人事档案管理工作的重视程度

目前，在一些事业单位中，对于人事档案的管理工作是比较随意的，通常是由人事部门来进行管理，而缺乏专门的人事档案管理部门，只有在需要查阅人事档案的时候，才会去整理和审核，这充分说明对其人事档案管理工作的认识不够。因此，必须要加强对事业单位人事档案管理工作的重视程度，加大对其人力、物力的支持力度。具体来说，一方面，事业单位的领导班子要从根本上认识到人事档案管理的重要性，加大对人事档案管理的财政支持，例如，增加对其资金、设备、人才等的支持力度；另一方面，应该加强对人事档案管理的宣传工作，增强社会认可度[6]。

3.3 提高档案管理人员的专业素质

随着社会的不断进步，事业单位的人事档案管理工作也应该顺应时代的发展潮流，不断进行改革和创新，在此过程之中，就需要提高档案管理人员的专业素质，加强人事档案管理的专业队伍建设，不断增强档案管理人员的实际操作能力。除此之外，还要加强对档案管理人员的专业培训，帮助他们更好的了解和掌握档案管理工作的内容和流程，逐步掌握现代化的档案管理手段，从而不断的提高档案管理工作的质量[7]。

3.4 加强人事档案管理工作的信息化建设

随着科学技术的不断发展，在事业单位人事档案管理工作中，需要不断地加强信息化建设，以此来满足对于人事档案管理工作的需求。因此，事业单位人事档案管理部门需要积极的引进现代化的人事档案管理技术，不断提高自身人事档案管理手段，建立健全档案资料输入系统，从而有效的提高人事档案管理工作的效率。同时，还需要通过现代化的信息技术手段来加强对于人事档案管理的保密工作，而对于一些不需要保密的人事档案资料则需要加强其共享性，以此来不断提高人事档案管理工作的水平[8]。