浅谈对于基层档案管理工作的思考

郭利新

摘要：基层档案部门普遍存在意识缺乏、队伍不稳定、收集归档不齐全、不完整的问题，笔者从五个方面提出解决这些问题的方法：加强档案意识，加大基础投入，造就稳定、高素质的档案队伍，推进档案资料的规范化整理，加强法制意识的培育与提高。

关键词：基层；档案；队伍

基层单位的档案管理是整个档案工作的基础，是国家全部档案不断补充的源泉，其收集和整理程度与水平如何，直接影响着档案馆能否充分利用档案有效地发挥作用，对于档案室和档案馆的工作成效具有重要影响。

一、基层档案管理工作需要解决的一些问题

作为一名基层档案工作者，对基层的档案管理如何能达到规范化、标准化、现代化，笔者认为还有许多问题亟待解决。

（一）档案意识不到位。近几年来，通过《档案法》的宣传贯彻，基层领导的档案意识有所加强，但档案工作仍存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况，对日常有关档案工作标准不认真贯彻，影响了基层档案工作的规模发展，影响了档案质量的规范和提高，也影响了档案工作人员对档案工作的积极性和进取心。

（二）档案人员的队伍不稳定。由于体制的问题，机关档案管理员很少有专职的，大部分是兼职，再加上檔案管理工作是一项劳神费心的苦差事，同时档案业务素质要求高，很多干部不愿干，即使在岗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去绝大部分时间，对档案管理往往心有余而力不足，基本上没有时间去管理或整理本部门大量的档案资料，有时也只是应付而已。条件好的部门，直接送到上级档案馆帮助整理归档；条件不好的，就只能任其自然，经常存在2-3年整理一次档案的情况。同时，很多单位的档案人员变动频繁，导致档案工作不能保持它的系统性和完整性。

（三）档案的收集、整理不够齐全完整。由于档案知识普及的不够全面，很多人认为只有上级来文、红头文件才是档案，致使有些档案不能被归档保存。档案收集、整理的不齐全，不单单是档案人员的问题，与其它业务人员关系极为密切。例如声像档案，很多单位在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，负责摄影、录音的工作人员，认为拍完，录完就算完成任务了，根本就没想到归档。另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，由于全局观念、档案意识的缺乏，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

（四）档案制度不健全，资料保管不善。很多机关单位档案的收集、保管、保护、借阅和保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，档案管理人员责任心不强，档案资料收集不全，整理不及时，文件资料堆积如山，丢失严重；档案管理混乱，致使其他干部或闲杂人员可以随意进入档案室查找資料和借阅档案，借出的档案又不履行任何手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向。

（五）档案保管基础设施不完善。基础设施是保障，没有一个合格的档案室，档案的安全保管、有效利用、功能发挥都是一句空话。大部分基层部门的档案室设施简陋，基础条件差，档案柜陈旧老化，通风性能不够好，安全措施没落实，防虫防霉设备不配套等；有些因受办公条件的限制，没建立综合档案室，而是与机关办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理；还有的只能叫杂物保管室，档案室里的档案没有多少，杂物、旧物堆满房间。

二、如何解决基层档案工作中存在问题

（一）加强档案意识。我们不仅要以培训班、业务指导为媒介，组织档案人员学习《档案法》，让他们从思想上认识到档案的重要性，从法律的视角来看档案工作，同时，更要加强领导的档案意识，争取各级领导对档案工作的重视和支持，这是我们做好档案工作的根本前提。争取领导的支持主要有两方面：一方面要找准档案工作与经济建设和社会发展的结合点，用工作效果的不可替代来争取领导和社会重视；另一方面要善于主动争取领导和有关部门的支持，采取有效的宣传形式，让更多的领导和部门了解、重视档案工作。

（二）加大基础投入。企业在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，尤其是对馆藏档案的档案维护、档案信息化建设及档案人员的身体健康状况等方面所需费用要予以重点保障，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪等设备，进一步提升档案管理信息化水平，确保档案安全管理，档案资料不丢失、不损坏。

（三）强化档案资料收集、整理工作。档案的收集、整理不是一个档案员能完全做到的，只有各级各部门都意识到档案的重要性，想做好档案的收集、整理工作，把他们手中形成的档案材料自觉交到档案员手中，才能顺利地开展这项工作。其次，建立岗位责任制，将文件材料收集归档工作列入单位领导、档案管理人员的目标责任制中，并进行年度考核，考核结果与其奖励挂钩。

（四）加强档案法制意识的培育与提高。档案法制意识是指要求依法管理国家档案事务的思想观念，有着档案法制意识的人必然具有档案法律至高无上的思想观念，一旦社会成员普遍树立起档案法制观念，必然产生运用法律管理档案、维护档案安全的强烈要求。一是要大力普及宣传《档案法》，宣传依法治档的先进典型，增强全社会的档案意识。二是档案主管部门强化档案执法主体意识，加强档案执法力度，真正做到有法必依、执法必严、违法必究。三是通过一段时期的实践，对不符合《档案法》要求的一些规章制度，对照新形势的要求作必要的修改和完善。四是建议企业把贯彻落实档案法规情况列入目标管理来考核，确保档案管理工作上新台阶。