计算机技术在现代档案管理中的应用

刘缘缘

摘要：计算机技术的应用在二十世纪八十年代以来由于微型的计算机技术和大容量信息化发展较快，目前计算机管理在社会各方面得到迅速普及，为了迎合现代化的档案管理而出现的技术，给传统管理带来巨大冲击。档案管理的过程中普及到了计算机技术，尤其是计算机的检索功能中，利用了计算机的容量和快捷等优点来提升文件档案管理工作的效率。目前电子档案迅速流行，逐步建立了数字档案馆，这是一个档案管理工作的新领域。为了实现快速查找档案资料，公安机关和事业单位也采取了计算机办公方式，逐渐替代纸质信息办公方式。随着信息化加速发展，时代要求档案管理人员跟进时代步伐，要做到知识技能与新时代同步。

一、计算机技术管理档案方面缺失部分简析

1.基础设施较为薄弱，某些困难地区财务困难，经济发展程度不足，政府和单位的建设设施的经费紧张，办公区域条件有限，建设队伍计量薄弱，条件不够充分，地区文化水平较低，计算机水平普遍较低，档案工作人员缺乏，大部分工作人员同时任职多项工作，无法将经历集中在档案管理工作。

2.计算机管理滞后。从我国历史原因来说，我国的档案管理单位存在着不规范、不精准的情况，不能按照程序和标准来搜索资料。归档单位的工作不规范，各类归档的资料也没有进行审核就直接归档，对档案的分类没有认真辨别就收集归档，遭成归档信息混乱。由于归档人员不专业不认真的工作使回档工作遭成混乱。回档人员如果不能将收集档案及时录入计算机，造成计算机资料缺漏现象较为严重。

二、解决方法

1.加强档案管理中计算机设备的应用，实现现代化档案管理，让档案更加便捷的出现在办公或者是生活中。便于人们利用档案资源，将纸质档案转化为先进的数字档案，加快在现代化档案管理中计算机设备的实地应用，计算机系统就一个优点就是在录入档案管理后可以自动检索，办理档案业务，档案自动化有利于文档的整体管理与档案储存。

2.采用大容量储存，大容量的储存载体可以提高档案的工作效率还能减轻工作人员的工作量，也可以运用光盘储存系统，如此可以解决当前信息储存的难题。由此可见要进一步更新计算机功能，增加储存量，全面发挥计算机在档案管理中的作用。

3.建立健全信息化管理机制，全面运用到现代档案信息化管理当中。现代化的档案信息要从工作实际出发健全档案录入、储存、运用的管理信息化机制。

3.制定现代化管理制度，适应现代档案管理工作，细化工作步骤和环节，准确逐步的完成档案工作，建立健全档案工作流程，熟悉技术规范与业务流程，制定标准化信息建设，标准化的信息档案是重要的建设基础之一，统一方案管理信息化计算机标准。

三、档案管理应用对技术需求

社会发展迅速，对档案工作的要求越来越高，目前档案需要迅速查阅资料，要做到全面准确的分类管理相关档案。为档案的管理工作融入到计算机应用当中，为档案管理提供现代化管理，为现代化工作的日益推进创造了条件。

在平时工作期间，收集储存了大量的资料，但是这些档案资料大部分只是手头上的管理，由于不将档案存储到计算机当中很有可能完成存儲资料遗失的状况，给工作造成不必要的麻烦，使档案的内容不符合流程规则，使储存资料遭成内容不准确、科学性差、效率低下等状况。所以人力的档案储存已经不能满足新时代的发展需求。计算机的发展改变了完全靠人力操作的方式，简单的、具有流程的工作劳动满满的被计算机所取代，既节省了时间、人力、物力，也提高了工作效率。

目前新增了许多新型计算机技术，比如说复印机的出现为资料的数量需求提供便利；网络技术和激光扫描技术也逐渐代替笨拙的纯手作劳动，为档案的整理和储存工作提供了便利。

计算机的储存量和储存空间较广，处理速度很快，在一定程度上节省了时间，多样化的输出形式映入眼帘，极大的提高了档案作用效率。运用计算机技术作为档案信息的收集管理工作，使档案工作收集便利、快捷，实现资源共享。

四、计算机管理条件

计算机中的管理数据要精心准备，确保原始信息保持完整。计算机档案需要具备两个条件， 一是硬件，二是软件。硬件是负责计算机设备和档案管理的软件，而软件与管理工作密切相关。具有科学现代化的管理知识才能与现代化的技术相融合应用，所以说计算机的信息化管理是基础，只有这样才能适应现代化的应用工作。做好档案的数据，要信息充分、准确的输入计算机，在整理的过程中会出现文献类特殊内容，所以在做这项工作时，还要做好特定信息的标引工作来做到信息准确。

五、存在问题

目前计算机的档案管理仅仅是一种基础的被动工具，档案管理是建立在手工管理的基础上，他仅仅在档案工作时的内部边牧和检索环节做到局部的作用。并不是针对具体的档案信息来进行工作。

档案的计算机辅助管理不能实现网络共享，它只是一种储存的工具，与其他部门不连接，所以他只是作为一种辅助的地位来作为档案管理人员的辅助部分。

档案管理的目的是为了将档案为全社会所用，在计算机管理的过程中根据资料的进度、大小、利用率来决定文档的重要性，将其整理过后，按一定的顺序来进行归位，逐步推进计算机辅助管理在档案管理过程中的应用，逐步研发出更多的新技术和新形式来帮助档案管理工作的 发展进程。

参考文献；

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