浅谈数据化档案信息管理系统在事业单位工作中的应用

摘 要 数据化档案信息管理系统具有方便快捷的优势特点，当前档案信息管理系统的使用越来越普及，在人们的工作中发挥着重要作用。档案信息管理系统主要以文件的形式存在，存留时间较长，因此加强档案的管理与合理利用是非常重要的，随着信息技术的不断更新，档案信息管理系统得到了有效更新和完善。

关键词 数据化 档案信息管理系统 事业单位

档案信息管理系统通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台；支持档案管理全过程的信息化处理，包括采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等。同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。档案管理系统为企事业单位的档案现代化管理提供完整的解决方案，档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的办公自动化和信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

数据化档案信息管理系统具有方便快捷的优势特点，当前档案信息管理系统的使用越来越普及，在人们的工作中发挥着重要作用。档案信息管理系统主要以文件的形式存在，存留时间较长，因此加强档案的管理与合理利用是非常重要的，随着信息技术的不断更新，档案信息管理系统得到了有效更新和完善。

一、数据化档案信息管理系统的主要功能和应用

档案信息管理系统打破了传统纸质档案管理模式，准确度较高。档案信息管理系统的管理利用要充分借助信息技术功能，进行信息数据分类，电子档案管理方式主要包括信息拷贝、通信输送和直接利用三种方式。信息拷贝是电子档案管理中的不可或缺的环节，在整个管理过程中能够确保档案信息的完整性，并且具有保密性。档案部门要采用正确的文档存储格式，以方便用户参考借鉴。通信输送能够满足使用者的基本需求，解决重难点问题，节省了大量的时间和资金费用。档案信息传输可以借助互联网平台实现，直接利用档案管理部门借助电脑设备直接查询信息，为用户提供技术支持。档案信息管理系統主要分为以下几个系统程序：

档案采集系统。档案采集系统主要完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能。系统提供了目录整理、档案采集、档案审核、系统维护四大功能，并利用现代化网络技术实现多人多客户端，对多本档案，不同材料同时采集功能，是一套高效、快捷的档案数字化采集软件。

档案管理系统。实现干部人事档案管理工作中对干部档案与材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等业务功能，主要由四大模块组成，即业务管理、信息管理、系统维护及管理工具。

网上查阅系统。数字化档案查阅系统是以组织系统专网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能，并采用多种安全加密处理方式，确保系统运行安全可靠。

二、实行数据化档案信息管理系统的重要性

数据化档案信息管理系统的使用打破了传统的管理理念，减少了单位档案管理的开支。传统的档案管理涉及的档案资料比较复杂多样，需要安排很多工作人员进行档案管理，在管理过程中还面临着不同的风险问题，具有一定的复杂性。当前人们借助网络系统就可以实现对档案的管理与利用，能够在较短的时间内找到需要的档案资料，为档案管理人员节省了一部分时间，这样不但可以减轻管理人员的工作压力，还提升了单位档案管理的工作效率。

三、培养数据化档案信息管理系统工作者工作能力的策略

（一）提升档案管理人员的专业技能和综合素质

想要提高数据化档案信息管理系统管理工作人员的工作能力，改善档案管理工作人员的现状，首先要做的是提升单位档案管理工作人员的综合素质及其专业技能，努力强化档案工作人员的服务意识，使工作者在思想和政治素质方面同时加强。其次，档案管理人员在日常工作中，要提高服务质量，树立主动服务意识。

（二）加强学习与交流培训

优秀的服务单位要积极地为档案管理工作人员创造接受专业培训的机会，让更多的工作人员接触新鲜的事物，通过学习与交流开阔自己的视野，使档案管理事业能够更加健康全面地发展。

（三）及时经常性地进行继续教育

目前，随着档案事业的迅速发展，档案队伍的素质建设在许多方面都有非常大的进步，如档案队伍的文化、专业素养等方面进步显著。如今进行档案工作继续教育的目的在于提高档案管理工作人员运用理论知识的能力，使其不断吸收优秀的文化知识。这能使更多的工作人员受益。

四、结语

通过对之前问题的分析研究可以看出，人们对数据化档案信息管理系统的管理与利用有了更高层次的认识。在信息化时代发展的过程中，人们在工作学习中不断使用电子计算机设备，由此越来越多的电子档案被使用，相关事业单位对电子档案的管理和利用要引起足够的重视，要深入分析研究整个操作管理过程中存在的突出问题，采取针对性解决措施，提高档案管理人员的技能水平和综合素养，只有这样才能推动企业单位的稳定发展。

（作者单位为滨州贝壳堤岛与湿地国家级自然保护区管理局）

[作者简介：刘林松（1978—），男，山东滨州人，本科，档案管理员，主要研究方向：档案管理。]

参考文献

[1] 郭媛.浅谈信息化时代对档案工作者素质的要求和提高途径[J].办公室业务，2015（1）：78.

[2] 吴丹岫.浅谈数字时代如何提高档案管理人员综合素质[J].兰台世界，2015（S2）：109-110.