高等学校统计报表填报方法的研究与探讨

胡华彬

摘要：论文主要针对高等学校统计报表的填报需求，探讨了人工填报和利用SQL自动生成统计报表两种方法，并重点以高基报表为例详细研究了利用SQL自动生成统计报表的方法，比较了两种方法在工作效率上的巨大差别。论文最后指出利用SQL自动生成统计报表的方法需要重点注意的问题。

Abstract： Papers mainly for the reporting needs of colleges and universities statistical reports， discusses the manual reporting and the use of SQL to generate statistical reports automatically two methods， and focus on high-base reports as an example for a detailed study of the use of SQL to automatically generate statistical reports， compared the vast difference in efficiency of two methods. Finally， the paper points out the two problems that need to pay attention to automatically generate statistical reports using SQL.

关键词：高等学校；统计报表；SQL；自动生成

Key words： colleges and universities；statistical reports；SQL；automatic generation

中图分类号：TP311.1 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）17-0229-02

0 引言

高等学校每学年所需要填报的综合类报表主要有高等教育事业基层统计报表（以下简称“高基报表”）和高等职业院校人才培养工作状态数据采集系列报表（高等职业院校需要填报）。

下面以高基报表中比较复杂的《普通专科分专业学生数》（高基311）为例探讨准确、高效的填报方法。

1 准备工作

1.1 了解填报高基报表原则、填报要求等

首先要了解填报高基报表原则。高基报表的數据是教育部核定各高校基本办学条件的主要依据，直接关系到高校办学规模核定、招生计划制定、财政经费拨付和项目申报等。填报工作要坚持实事求是的原则，做到每个数据都有相应的支撑，保证所有填报数据准确、真实、可查。

其次要认真学习填报要求。高基报表填报说明中对每张报表涉及的指标均有明确的指标解释，填报前需要认真阅读《高等教育学校（机构）统计报表填报说明》，按照指标解释的内涵，准确、完整地填报。统计时段为上一年9月1日至本年8月31日，统计时点为本年度9月1日。各部门所填报内容务必与上一年数据保持连续性和一致性，本年度主要数据增减比例过大的，须书面说明原因。

1.2 确定使用统计工具和统计方法

一般来说，主要有手工填报方式和自动生成报表方式两种。

手工填报即安装好教育统计系统软件后，直接登录软件，打开某一具体的空报表，手工编辑事先统计好了的数据并保存。对基础数据的统计既可以用EXCEL的分类汇总或数据透视表进行，也可以在数据库中使用SQL查询语句逐一实现。该方法的优点是简单易学；缺点是效率不高，数据需要一项一项填写，耗费时间不说，如有录入错误，校验出来后还需要花费时间和精力查找错误予以改正。

自动生成报表方式是直接在数据库中利用SQL语句实现生成统计报表，然后将统计报表数据数据导入到教育统计系统中。该方法的优点是填报效率高，不会产生手工录入之类的错误，校验易通过，可极大程度地节省时间；缺点是填报人需要相当熟练的掌握数据库操作知识和技能，针对每一张报表都需要首先生成统计报表模板（或导入模板）再利用SQL语句统计。

1.3 规范基础性数据

从某种程度上来说，虽然规范基础性数据实际上是一项日常性工作，但是在统计前还是需要把统计涉及到的各项基础数据字段做一次检查校验，以避免在得到统计结果进行校验后才发基础数据缺失或不规范而造成大量返工的工作量。

2 以《普通专科分专业学生数》（高基311）为例自动生成报表统计法

2.1 设计或导入《高基311》的统计模板

首先需要对《高基311》报表的表格做适当修改，以生成统计模板。《高基311》表头样式如表1所示。

创建有如下字段的数据表（GJ311B）格式：学科、专业分类、专业名称、自主专业名称、专业代码、是否师范专业、年制、毕业生数、招生数合计、其中应届毕业生、其中春季招生、其中预科生转入、在校生数合计、在校生数一年级、在校生数二年级、在校生数三年级、在校生数四年级及以上、预计毕业生数等。

在PL/SQL Developer中，向数据表（GJ311B）插入上一年度的《高基311》数据记录，并将所有数据值清零，形成统计模板，如表2。

例如将各专业的毕业生数清零SQL语句如下：

Update GJ311B set毕业生数=null

并将已经数值清零的数据表复制一份备用：

Create table GJ311B2 as select * from GJ311B

2.2 逐字段更新数据

《高基311》的统计数据来自学生基本信息表（xsjbxxb），包含学号，姓名、性别，身份证号码，学院，专业名称，专业代码，班级，当前所在级，学制等字段。

如果以学制为3年制，学生类型为“高中起点专科”，2017年9月进行统计为例，那么更新毕业生数统计数据的SQL语句如下：

update GJ311B a set 毕业生数=（select 毕业生数from （select 专业代码，count（*） as 毕业生数 from xsjbxxb where xslx in （'高中起点专科'） and dqszj in （'2014'） group by专业代码） b where a.专业代码=b.专业代码）

其他字段如“招生数合计”、“在校生数一年级”等的数值统计方法依此类推即可。

高中起点专科各合计栏统计的SQL语句如下：

update GJ311B set 毕业生数=（select sum（毕业生数） from GJ311B ） where专业代码in （'41101'）

2.3 巧妙处理相同专业包括多种类别学生的统计问题

在《高基311》中因为同一专业名称“对口招收中职生”的专业代码与“高中起点专科”的专业代码是相同的，所以需要先分开统计，然后再合并到同一张统计报表中。

在备用统计报表GJ311B2中，先统计对口招收中职生的数据：

update GJ311B2 a set 毕业生数=（select 毕业生数from （select 专业代码，count（*） as 毕业生数 from xsjbxxb where xslx in （'对口招收中职生'） and dqszj in （'2014'） group by专业代码） b where a.专业代码=b.专业代码）

对口招收中职生合计栏统计的SQL语句如下：

update GJ311B2 set 毕业生数=（select sum（毕业生数） from GJ311B2 ） where专业代码in （'41102'）

再合并统计结果：Insert into GJ311B select * from GJ311B2

2.4 各类别的总合计数统计

统计任务包括“普通专科生（41100）”和“其中：女（411002）”两条记录的各数据项求值。统计“普通专科生（41100）”既可以直接在《高基311》对各记录求和，也可以在学生基本信息表（xsjbxxb）中统计。

还是以毕业生数的统计为例，其SQL语句如下：

2.4.1 直接在《高基311》对各记录求和：

update GJ311B set 毕业生数=（select sum（毕业生数） from GJ311B where substr（专业代码，1，3） not in （‘411）） where专业代码in （'41100'）.

2.4.2 在学生基本信息表（xsjbxxb）中统计：

update GJ311B set 毕业生数=（select count（*） from xsjbxxb where dqszj in （'2014'）） where 专业代码 in （'411002'）

2.4.3 统计“其中：女（411002）”

update GJ311B set 畢业生数=（select count（*） from xsjbxxb where dqszj in （'2014'） and 性别 in （‘女）） where 专业代码 in （'411002'）

将以上统计语句编入程序，下一年度只须替换学生基本信息表（xsjbxxb）和更改统计时间点等参数，即可实现迅速得出统计报表。

3 自动生成统计报表效果分析

实践证明，以我校办学规模（在校生约13000人，专业数量不到30个，学生来源类型分高中起点专科和对口招收中职生两种）手工填报高基报表中与学籍管理相关的7张报表，要达到校验完全正确，一般需要大约五个工作日。整个统计报表工作的工作量会随着在校生人数、专业数量等的增多而增大。

而采用自动生成统计报表方式统计，包括生成报表模板的时间，完成整个统计系列报表只需要半天，即可达到校验完全正确。如果是直接利用往年已经使用过的程序和模板，那就只须更换学生基本信息表和更改统计时间点等参数，更是可以在一小时内完成整个统计报表工作，效率提高数十倍。

4 结束语

自动生成统计报表方式有两个重点，一个是基本数据信息表（比如上面提到的学生基本信息表）的日常维护要尽可能规范，这是一切统计工作的基础；二是各种统计报表模板的初次生成和反复利用，只要统计的内容要求没有大的变化，那么模板可以也应该多次反复使用，以提高完成统计报表工作的效率。

参考文献：

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[2]冷秋颖，李金宝.VBA编程在统计报表中的应用研究[J].吉林师范大学学报（自然科学版），2010（3）.

[3]张战虎.统计信息工作在高校精细化管理中的作用[J].人间，2015（16）.