试析企业离退休人员人事档案管理的优化策略

摘要：企业人事档案的建立能够为保障员工合法权益、维护社会稳定，完善社会保障机制奠定坚实基础，而企业人员作为重要的劳动群体，在离退休后的福利待遇与养老保险等事项，也随着社会经济的发展获得了人们越来越多的关注度。由此本文便从企业离退休人员人事档案的管理问题入手，并结合优化策略要求提出具体可行的管理办法，以期为各位读者提供参考。

关键词：企业；离退休人员；人事档案管理；优化

人事档案制度管理不仅能够为国家、企业以及各类单位机关提供信息记录，同时也可以为社会保障制度的履行提供可靠依据。从我国人口结构现状来看，老龄化问题的突出也显示出离退休人员将成为一个巨大的队伍群体，因而，笔者针对企业离退休人员人事档案所做出的关于管理方法的分析，也便具有了十分重要的现实意义。

一、企业离退休人员人事档案管理现状

当前的企业离退休人员人事档案管理过程中，仍然存在许多问题亟待解决，简要概括起来主要有以下几个方面：

第一，企业离退休人员的人事档案缺失。人事档案材料的缺乏是造成管理困难的重要原因之一，負责档案管理的部门保管条件不能达到合格标准、设施设备严格落后、关键信息遗漏等，都会使人事档案的准确性大打折扣。而关于档案缺失的情况主要体现在以下情况中：其一，随着经济体制的改革升级，企业的劳动关系变化也使得人事档案信息得以更改，甚至对于一些企业来说，在改制过程中缺乏对人事档案的重视力度，在工作移交过程中索性直接忽略档案管理，或者是在改制时直接移交员工医疗保险与养老保险的相关单据，而关于档案的转移则推诿糊弄，由此造成企业员工档案散落各处，无论是在企业、在主管部门、在社保部门或个人存放，均不能形成统一化规范管理。其二，许多社区离退休老职员由于档案量少、资金投入不足等原因也不能设置专门的档案库房，所以相关的档案整理、统计、归档工作也无法实现。对于离退休后养老金增加时，也会因档案中健康状况、信息资料的空白而造成管理困难。

第二，关于人事档案的管理制度还存在不完备之处。在人事档案建立过程中，由于制度建设的不完善、不平衡，不同地区对于离退休人员的管理制度、信息要求以及细节规定等标准不尽相同，所以在档案管理工作中也会造成欠发达地区人事档案管理滞后的情形。对于偏远的乡镇地区来说，该地区可能未建立社保机构，所以也难以形成相对完善的人事档案管理制度，而这种管理制度的落后也会给全国“一盘棋”式的统一信息管理带来阻碍，从而影响整个社保工作与档案管理工作的发展。

第三，人事档案管理人员的综合素质水平也会对档案管理工作产生一定影响。档案管理人员业务能力参差不齐也会影响人事档案的管理成效。譬如，在破产企业的部门中，负责企业留守的社区档案管理员工未经过培训便直接上岗，或者是聘用临时员工来管理人事档案，这样既使得档案管理员工队伍缺乏稳定性，降低了档案管理人员对于人事档案的熟悉程度，同时专业技能的缺乏也使得在面对具体问题时，工作人员往往会搪塞敷衍，不能真正解决实际问题。

第四，信息化的档案管理制度还未全面建立起来。企业离退休人员建立的人事档案许多都是手工书写的档案材料，对于这些档案的利用需要将管理服务与实际需求结合起来，只有充分发挥好离退休人员人事档案在社会管理中的功能，才能使得人事档案的管理工作富有生命力。

二、企业离退休人员人事档案管理优化的重要性

针对企业离退休人员的人事档案管理工作具有紧迫性与必要性，也在档案管理任务中占据着重要地位，加强管理方法的优化探究，还在以下方面有所表现：

第一，在新的历史发展阶段国家制定出的各项政策要得到良好的贯彻实施需要以人事档案作为依据。举例来说，国家制定出台的福利性政策，涉及到社会保障与人身权益，企业离退休员工作为政策的重要惠及对象，便需要加强人事档案的管理工作。

第二，从企业角度出发，强化离退休人员的人事档案管理也可以为获取员工真实情况创造条件。离退休人员的人事档案中记录了员工的工作表现、个人经历、思想政治情况、业务范围等内容，这也成为全面反映员工情况的可靠材料，为离退休人员参与活动、享受权益等事项提供了重要依据。

三、企业离退休人员人事档案管理优化的具体方法

要使得企业离退休人员人事档案管理优化获得较好效果，概括来说应当从以下方面予以把握：

第一，建立负责离退休人员人事档案管理的专项机构与存储库房，并且实现统一化管理。作为企业中已经离开岗位的员工群体，离退休人员需要专门的人事档案管理部门与档案库房，以便于管理工作的开展。其具体操作方法可以分为以下几点：其一，加大资金投入，参照现代化的档案管理标准，建立规模适宜、结构规范的档案库房。工作人员可以将社区作为单位进行划分，并按照员工姓名的笔画顺序进行排列。为了保障库房的安全性，不仅要配备好各种档案管理设施，维持库房的整洁，而且还要预备好消防设备、温湿控制设备、灾害预警设备等，按照管理需求编制相应的管理人员，从而不仅保障了库房所存档案可以免于损害，同时也确保了档案管理人员的安全。其二，构建离退休人员人事档案管理中心，并且使之挂靠在社会保险的经办单位，通过将企业、社区、个人以及劳动力市场的档案资料收集汇总，从而为集中化管理奠定条件。

第二，打造一支业务水平较高的离退休人事档案管理队伍。具体观念任务的实施最终需要落实到管理人员上，因而建立起业务素质水平过高的管理队伍也能为管理方式的创新升级、管理活动的效率提升带来巨大帮助。要获得专业人才，可以通过以下途径来予以实现：其一，面向全社会招聘负责专项管理的工作人员，通过公开、公正的招考，网罗专业能力强、热爱档案工作、素质高的人才加入到人事档案管理队伍中。在重重筛选后，还需做好人才培训工作，在今后的岗位工作中也可以定期举办培训活动，从而为业务能力的上升、思想水平的提高开辟道路。其二，通过遴选方式，也能为人事档案管理部门挖掘合适的人才提供方便。要让管理员工对工作产生热爱，要让员工对档案管理部门产生稳定依赖，关键需要激发档案管理人员的激情，通过遴选机制的激励，也会促使员工在工作岗位上不断努力进行学习，总结提升自身能力，从而促使自己为取得更高的职业资格而奋斗。

第三，构建关于离退休人员的信息化数据库。要在市区中建立起覆盖每个社区的人事档案信息库，还要加强档案信息在区域间的互联互通。为了让离退休人员能够简单快捷的获取服务、办理业务，还需从以下方面加强注意：其一，组织人员将企业离退休人员的人事档案资料信息全部输入到计算机中，建立数字资源库。其二，实现社区间离退休人员相关信息的相互连接，为了改变人事档案的利用效率，改变“静态”档案管理模式，通过网络信息档案的建立，也能够及时对离退休人员的生活状况、健康情况、养老金认证与发放情况等内容进行查询与记录，进而为人事档案的充分利用提供了可能性。

结束语：

企业离退休人员人事档案的建立与完善有着较多的现实意义，但是从当前档案管理实践中依然有着不足之处，需要对管理策略进行优化。通过加强管理方法研究，既可以帮助企业有效解决管理难题，同时也能够促进我国档案管理整体水平的上升。因而，只有深入强化人事档案的管理方法优化探究，并积极将探索出的经验运用到实践中去，才能保障离退休人员的档案管理工作能够迈上更高的台阶。

参考文献：

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[2]谷雪. 新时期企业退休人员档案管理问题分析[J]. 黑龙江史志，2015，13：160

[3]付育琴. 基于社会保障优质服务视域下的企业人事档案管理探究[J]. 科技创业月刊，2016，08：75-76

作者简介：瞿立菲；性别：女；出生年月：1969.06；籍贯：昆明；学历：本科；研究方向：档案专业；职称：副研究馆员；工作单位：中国电建集团昆明勘测设计研究院有限公司。