规范高校软件管理的探索与实践

王 晓 华

(北京工商大学 国有资产管理处，北京，100048)

0 引 言

一直以来，高校软件在采购、使用、处置等方面都存在管理上的模糊认识和操作盲区，成为困扰资产管理部门的主要问题之一。2017年5月16日，国务院办公厅印发了2017年46号文件，其中第十一条专门就“完善软件采购和使用管理”提出了指导性要求，涉及软件正版化的全覆盖，采购及协议供货，管理维护，考核评议，与信息化建设融合及预装系统的监管等内容[1-2]，为未来软件管理的规范化指明了方向。

1 软件的特点

(1) 软件应用属性的多样化。根据高校软件的形成及其应用属性可将其分为通用软件、定制软件、数据资源软件3种[3]，通过图1可以看出，通用软件指可直接使用，无需再次开发的各类软件、系统，如Power point软件、Windows操作系统等，只需安装即可使用；定制软件指根据业务具体需求有针对性开发的各类软件、系统、网站等，如资产管理系统、各类采购平台等，一般具有较强的应用局限性；数据资源软件指仅拥有使用权，用于数据查询、资源分享等用途的各类数据库，如Science Direct学术期刊全文数据库、中国期刊全文数据库等，主要提供数据资源使用服务。

图1 软件形成及分类

(2) 软件表现形态的非物理性。软件属于比较特殊的资产，相对于硬件看得见、摸得着的特性来说，软件没有物理形态，主要是借助特定顺序组织的计算机语言和口令进行运行[4-5]。可以从网上下载使用，可以通过光盘安装使用，或是通过密钥使用。使用人只能通过使用情况来评判软件的质量。

(3) 软件资产分类的差异性。根据资产分类，由于软件形态的特殊性，其划分资产类别差异较为明显，分属不同表现形态的资产类别：有的按照其价值及使用年限列入固定资产进行管理，有的按照其形态列入无形资产进行管理，有的按照其使用方向不列入资产管理范畴，而是按照服务属性进行管理。

(4) 软件价值标准的不确定性。一般来说，通用软件与数据资源软件由于其市场成熟度较高，与货物和服务一样形成了流通性较强的产品，其价值也相对稳定。但定制软件不仅是智力因素与技术水平结合的产物，而且应用范围有较强的局限性，其价值没有标准可依，主要是考虑到社会经济环境、物价水平、企业运营成本、投入的人力与时间成本、应用过程的磨合成本等因素，这些内容弹性较大，即使开发同样的软件，不同企业的投入与核算亦有所不同。

2 高校软件管理存在的主要问题

2.1 软件维护更新成本难确定

就整体软件的使用及管理来说，其最大的问题就是使用过程中的长期维护与技术更新。由于软件是智力因素与技术水平的结合，本身就具有一定的局限性和缺陷，随着使用需求的提升，技术更新必须随时跟进，导致长期维护成本加大，而如果更新一旦中断，则可能造成整个软件的停用。

2.2 软件缺乏相应标准和报价依据

特别是对于定制软件来说，这一点尤其突出。高校业务人员的智力水平主要体现在软件应用的全面性、便捷性与时效性上，公司技术开发人员的技术水平则可以通过价值进行衡量(包括软件功能的复杂程度、开发程序和口令使用及其投入的时间成本、精力成本及技术成本等)，而这些价值成本并无相应标准，是由开发公司自行确定，定制软件少则几万元，多则几十万元，甚至上百万元，缺乏相应标准依据，成为廉政建设主要风险和隐患。

2.3 软件管理使用缺乏规范统一

由于软件属性的特殊性，导致在管理上缺乏统一的规范要求。作为固定资产入账，却看不到实物；作为无形资产入账，预装在电脑中的软件又无法进行价值剥离；不入账会造成国有资产流失。在使用方面无法确认其使用情况及效益，资产清查时也无法核实其存在与否，只能听凭使用人的反映，有时甚至出现虚构软件套取资金的恶劣情况。

2.4 软件处置流于形式

由于软件不具有物理形态，使得在处置上无法像固定资产那样进行实物收缴，而只能进行账面上的核销。事实上，很多报废的软件都未进行真正意义上的处理，而是成为了僵尸软件，占据了服务器或电脑里大量空间。

2.5 软件产权保护意识薄弱

(1) 定制开发的软件。由于智力提供方是高校，其知识产权及源代码等关键技术应为高校所拥有。但现实情况是很多高校并无产权保护意识[6-7]，未从合同中明确产权归属，任由开发方使用。一段时期后如需升级更新，由于源代码的问题仍需依赖原开发公司，即使不满意也无法更换，而且在与其他系统进行兼容时也会成为掣肘。

(2) 其他应用软件。由于多种因素影响，一些盗版的假冒伪劣软件被下载或使用，不仅为盗版软件提供了滋生的土壤，也会由于不具备正品软件构成和功能的完整性，以及技术支持的缺失，从而造成使用过程的不便，而且还会存在明显的安全隐患。

3 规范高校软件管理的对策与实践

针对软件管理中的问题，学校通过广泛调研，结合实际情况制定了“学校软件管理办法”，明确责任分工，加强各环节管理，运行一段时间，取得了较好效果。

3.1 重视软件管理的顶层设计与归口管理

高校应加强对软件管理的重视程度，做好顶层设计，应以“统一领导，归口管理[8]，分级负责，管用结合”为原则。根据软件使用性质和方向的不同，可确定资产管理、信息技术、资源服务部门为3个归口管理单位，其管理体系详见图2。

图2 软件归口管理体系

相关主要职责如下：

资产管理部门负责各类通用软件的论证、使用等归口管理。因为通用软件与货物接近，属于市场上比较成熟的产品，也有相应的定价标准可以参考，且政府采购协议网上也有不少通用软件，既保证了其来源的正版和可靠性，也保证了软件的采购有指导价格。

信息技术部门负责各类定制开发软件的论证、使用等归口管理。高校信息中心都有一些专门的技术人员，对软件开发所使用的计算机语言比较熟悉，能够知晓每一类语言开发的大致功用及价值，从而较好杜绝定制软件开发中的暴利现象，同时在验收及使用过程中也能够了解到该软件是否达到使用需求。

图书馆负责各类数据资源软件的论证、使用等归口管理。高校图书馆是数据资源使用最集中、最全面、最便捷的部门，师生所使用的绝大多数资源都是通过图书馆实现的，归口到图书馆既能够有效防止学校其他部门重复购置，又可以对数据资源使用效益进行准确统计。

3.2 加强软件的预算与论证管理

把好软件进口关。项目负责人应根据实际需求编制软件购置预算，填报项目申报书(申请理由、用途、绩效目标等)、可行性研究报告、拟购置软件费用明细(品目、版本号、数量、单价、安装条件、服务期限等)、技术资料(功能描述、系统适应性、端口、兼容性、系统崩溃的自我恢复或数据异地备份、开发时间等)、人员培训和售后服务方案(运行缺陷的修复、技术支持保障、升级更新计划等)等编制预算所需的所有申请资料。

由归口管理单位组织专家进行必要性、技术及价格等方面的论证,当软件金额达50万元及以上时，则邀请校内外同行专家以及技术专家参与论证，并出具项目评审报告(应至少包含以下内容：是否确实需要、应用对象及范围、预期效益是否合理、是否具备运行条件、是否重复购置、开发技术是否满足需求、报价是否合理等)，与申报书同时提交资产管理部门备案。

3.3 规范软件的采购管理

由于软件使用属性的特殊性，其采购也分两种类型，①按货物采购，即通用软件，或者通过政府采购协议形式从网上直接采购，或者根据市场调研情况以不同的采购方式进行采购；②按服务采购，即定制软件和数据资源软件，价格因素相比较货物采购所占比例更小，而对软件的功能和服务要求更高。这样更有利于各类软件的采购能够较好地实现性价比。

3.4 落实软件的验收及入账管理

3.4.1软件验收

软件安装完成后应及时组织验收，验收内容包括：①对照合同清单，检查清点介质、载体、附件、技术资料、人员培训、软件维护及升级承诺等是否完整齐全，外观有无损坏、受潮等。②通过安装调试，检查软件应用效果是否达到技术要求[9]。③提供安装后的软件界面截图。

3.4.2验收人员

(1)单价10万元以下由使用单位成立3人小组负责验收。

(2)单价10万元(含)～100万元由归口管理单位牵头，组成5人小组(至少1名技术专家)负责验收，其中校外专家不得少于2人。

(3)100万元(含)以上由资产管理部门牵头，组成7人小组(至少2名技术专家)负责验收，其中校外专家不得少于3人。

3.4.3软件入账

软件验收合格后，按以下程序办理入账、报销手续。

(1) 通用软件、定制软件。单价1 000元(含)以上且使用期限超过1年的[10]，由使用单位在资产管理系统中进行资产卡片登记，携合同、验收单等到资产管理部门进行分类入账确认。

为便于区分软件在资产管理系统中的分类，在此将之对应在教育部明确的5种国有资产表现形式[11]之中，如图3所示。通用软件因其属于市场成熟产品，且被列入财政部《政府采购品目分类目录》[12]之通用设备内，因此在入账时将其列为固定资产；定制软件因其属于自有业务需求的智力产出，以其特有知识技术形态存在并发挥作用，能为业务部门在未来一段时间带来利益的资产[13]，因此在入账时将其列为无形资产。

图3 软件在国有资产中的表现形态

(2) 数据资源软件因其属于购买服务性质不形成学校资产，不入账但须提交数据资源界面截图，并报资产管理部门备案，方可进入报销程序。

3.5 强化软件处置的规范管理

软件资产的处置应严格履行资产报废处置的相关规定。单价在10万元(含)以上的软件，应提交书面报废申请，阐述报废理由，明确是否达到了项目申报书中绩效目标要求。有介质的提供介质，无介质的提供最近时间的页面截图，经资产管理部门确认并备案后进行报废处置。

3.6 加强软件的知识产权保护

(1) 政府。①扩大政府采购平台协议供货的软件产品种类，尽可能保证高校对基础应用软件的需求。②高校各项业务的上级部门牵头对教育系统业务信息化建设进行指导，统一开发相关业务系统软件，如北京市属高校资产管理部门应用的资产管理系统，不仅实现了高校与上级部门的联动，便于上级部门对高校资产的动态监管，也提升了这一业务领域的信息化水平。③加强对预装软件厂商、系统集成商的监督和检查，一旦发现违规行为，即从重从严处理。④加大正版软件使用的宣传力度。

(2) 学校。①严禁购入或下载侵犯他人知识产权、危害计算机系统安全、含有法律、行政法规等禁止内容的软件[14]。②软件如为存档或教学、科研需要而进行少量复制，应严格执行“计算机软件保护条例”规定，不得用于任何商业行为。③凡属于业务应用需要而开发的定制软件，应明确产权归属学校，细化权属相关要求[15-16]，涉及源代码等核心技术全部交由学校保管，以杜绝定制软件的垄断和不正当竞争行为。

4 结 语

通过上述实践与探索，深深体会到，高校在软件管理方面不宜一概而论，简单处理，而是应当根据软件形成与使用的具体实际情况进行界定和分类管理。需要高校在软件管理的顶层设计上明确相应的归口管理单位，以保持对软件应用属性多样化的专业管理需求，从而避免因其形成方式复杂的不确定性导致管理上的失控。从实践中可以看出，这种软件管理模式无论是从其论证、验收，还是入账后的资产表现形式，都在一定程度上比较科学地反映出软件管理的真实情况，实现了精细化管理。但是由于当前高校软件在资产管理中所占的比例很小，关于软件管理的规范性和精细化程度还需要进一步提升，如高校在软件管理的思想重视程度，在管理技术的专业保障手段，在知识产权方面的保护意识等亟待加强。