新形势下创新水利工程档案管理的途径

王辉

一、水利工程档案管理中所存在的主要问题

（一）对于档案管理工作没有足够的重视

一般情况下，在水利部门中都会设有档案的存放室，也就是我们所说的档案室。但是，目前在部分地区还存在着相关领导对于档案的管理不够重视，也就导致了档案室的设立成了摆设，在档案管理人员的安排上，也只是随意的安排或者是寻找兼职人员来管理档案工作，这些非专业的工作人员非但没有档案管理的专业知识，甚至不能熟练使用计算机及相关设备。如果是从水利部门抽调的人员，至少还有水利工作的相关背景知识，但如果主管部门单单为了节约用人成本而找来一些并非水利专业出身的编外人员或兼职工作者，将会给水利档案管理的工作雪上加霜。这也就导致对深入推进现代新形势下所要求的档案管理信息化工作形成了阻碍，也就没有办法将档案管理的相关政策实地落实下去。

（二）缺少有效的管理制度

目前，在很多档案管理部门都没有做到在工作中因地制宜，根据部门自身的实际情况，制定出一套适用于本单位的可实施性强的档案管理方法，要么照搬照抄其他的管理体系，要么根本没有成系统的管理规程。也缺乏一套成型的能够涵盖收集、保存档案内容的管理机制，使得档案管理制度没有核心支撑，成为了一具空壳。虽然部分工作单位针对如何高效的进行档案管理制定了相关的管理制度，但是却没有完善的监督管理方法，不受监督的制度同样是无法发挥有效作用的。在工作人员管理方面，也没有形成行之有效的激励政策，也不能给他们一个明确的未来发展方向。这会造成档案的管理工作者无法看到自己这个岗位的发展前途和光明前景，所以容易滋生负面情绪，对工作的态度有所松懈，责任心也不复从前，这会直接影响到档案管理工作的效果。

（三）档案管理者的专业素质不足

一般情况下为将更多人员安排在人员需求量较大的位置，在各单位的档案管理处都尽可能地削减人数，水利工程单位也不例外。所以在水利工程的档案管理处的工作人员少之又少，通常是抽调其他部门的人员去兼管档案的管理工作，甚至不会对没有档案管理专业知识的人员进行培训，这会造成档案管理因缺乏科学的排列而混乱不成体系，从而对后续的查找、审阅以及研究工作增加难度。比如，工作人员未能将某个工程中的每一个实施阶段的记录档案归类整理，档案存放也没有清晰的思路及标识，那么时间久了，工作人员不能准确记忆每一份资料的放置位置，要快速且准确的找到该工程记录档案的某个阶段记录，就会成为难于上青天的任务，届时，劳心伤力。另外，兼管档案管理的人员因为有其他工作在身，常常感到无暇分身，这时就会萌生将“不太重要”的档案管理工作暂且搁置的想法，导致该项工作效率低下。

在过去档案管理的工作之中，档案的记录一般都是以纸为载体，所以要管理的一般都是纸质文件，随着时间的推移，还有保存环境中各种不利因素对纸质的破坏，或者是突发事件导致档案容易损坏或者丢失。随着科学技术的发展，电子计算机已在各行各业得到广泛应用，我们已经进入了信息化管理时代，将信息化引入档案管理工作本能够大大提高档案的保存效果及工作效率，但是由于档案管理者自身对于信息化管理认知不足，也缺乏与时俱进的工作思想，囿于传统不愿尝试新方法，或者是对于计算机的应用不够熟练，而导致高效便捷的信息化管理档案迟迟不能够落实。

二、水利工程档案的创新管理途径

（一）实行统一化领导，分等级制管理

要想做好水利工程的档案管理，就要了解水利工程项目建设的具体工作流程和管理体系。考虑到水利工程项目实践工作中的多方合作问题，应该倡议所有参与了项目建设的单位，都由分管的领导带领参与管理档案的记录整理工作，建设“一把抓”的责任机制，由专人对水利工程建设的档案管理工作进行监管。然后在本人管辖的参建单位内部，对档案实行分级化管理，每一级的工作总结和问题都要和上一级的专人对接，具体负责档案的人员要确保档案的记录完善和保存完整，能够做到出现问题可以直接找到其负责人，共同为档案的质量和完整性担负起责任。

（二）建立完善的档案管理制度

完善的管理制度是档案的管理工作中举足轻重的要素，如果缺乏完善的档案管理制度，那么难免会出现档案丢失的问题，要么是因为安放系统不完善，管理人员自身找不到某档案的存放处所，要么是没有完整严谨的借还记录，借出查阅过后没有按时归还或者档案有损坏没有及时发现等问题。所以在档案的管理体系中一定要设置完善的管理制度。比如，针对需要借阅的档案设计专门的借阅登记表，以免出现借阅者不按期归还或者归还后管理人员未及时发现损坏，之后找不到责任人的现象发生；还要考虑要求档案管理者每天对档案的相关工作做出总结并将其归纳到个人工作表现的考核当中，这又要求监管者提早做好考核标准的预案，并设置奖励和惩罚相关措施。

（三）提高管理者的专业技能和素质

在如何提高管理者自身的专业技能和素质方面，首先监管部门应该针对提高档案管理者专业技能，经常性不定时的组织技能学习及培训，并对培训学习成果进行考核。其次，在学习及培训过后仍然迟迟无法提升自己的管理技能与实践水平者，上级部门可以考虑将其调岗或者做其他安排，对于通过学习培训后不仅提升自身技能还能够举一反三的并落实到工作中的工作人员要予以一定的奖励。再次，建立奖惩分明的激励机制。为了提高工作者的工作积极性，促进工作者主动去寻求专业化的技能学习，可以按照该机制定期组织考核并评选出不但工作表现优异，而且能够对当前工作中存在的问题予以指出和提供有效建议者，监督部门可考虑予以物质奖励与精神表彰。最后，应设立并完善淘汰与晋升机制，及时筛除不能称职的尸位素餐者，给认真负责且业务能力强者进一步的发展空间。

结语：水利工程体系中，档案管理是整个水利建设工程的重中之重，在社会高速发展的推动之下，研究新形势下的档案管理专业化操作已经是迫在眉睫，该怎样做好档案的管理工作并有效的提升，是现如今相关领导和档案管理者應首要考虑的问题，结合自身的管理经验，改革管理方法已经是现如今档案管理工作的首要前提。笔者就此提出一些建议，诚挚希望能够为水利工程档案管理事业的发展提供一些思路。

（作者单位：河北省南运河河务管理处）