浅谈民办高校教务员工作和工作效率的提高

谭瑞梅

（三亚学院法学与社会学学院，海南 三亚 572022）

民办高校教务员是连接学校、学院及师生的纽带，是学院教学工作的基层管理者，又是为学院师生正常教学提供服务的服务者。其工作虽然科技含量低，但是决定整个学院的教学运行质量和师生的幸福指数。探讨如何提高民办高校教务员的工作效率是十分必要的。

一、民办高校教务员工作的特性

教务管理工作首先具有连续性，业务性强的特点，教务员对教务管理工作的熟悉和精通需要三年[1]。其次是服务性，学校人才培养方案的实施核心在教学，教务员的工作就是为整个学校的教学服务，为学院师生服务。再次就是琐碎性，教务工作是琐碎的，繁杂的，不是单一的，随着学校教学改革教务工作是变化的，不是一成不变的。四是周期性性。教学管理工作虽然琐碎、繁杂但是又有它的周期性，每学年所要从事的工作基本上是稳定的，例如课表的编排、学生重补修、期末考试安排、学生评教等等，因此教务工作可以提前进行准备。最后，教务工作具有要求精确的特性，教务工作不能马虎，全学院的教学工作能否井然有序，很多程度依靠教务员工作的细心和耐心，教务工作平凡但是一旦有误就可能造成教学事故。

二、民办高校教务员工作的主要内容

民办高校教务员工作量大，有时候还要兼做一些于教学无关的工作。其工作的主要内按时间表述如下：

开学前1周，发放师生课表、教材、班级考勤表、办公用品等；核对并通知上学期期末成绩录入有误的教师重录或补录成绩，做好补考安排，并把补考信息周知学生和相关监考教师。

第1、2周，部分调整课表；报送教师返校统计表、授课计划、教学进程表、教学任务书、开课情况统计表等；办理已毕业学生回校重修；根据教师的教学任务初步计算教师工作量；通知学生按时参加全国计算机等级考试、四六级考试；通知相关学生按时参加补考、相关教师按时监考补考；收齐补考成绩单报送教务处；配合教务处做好新生分班、转专业、休学、复学、退学等工作。

第3、4周，报送毕业生成绩汇总表；做好毕业生公选课学分统计；办理在校生重（补）修；汇总本学院的核心通识（公共选修课）课程，报送退开情况以及新开课程的申报材料；退还多余的教材；根据教学计划将本学期开课的课程录入教务管理系统，并落实教学任务；配合教务处做好质量工程的所有工作，通知学生评教。

第5、6周，通知各专任主任填写教学进程表并安排教学任务，汇总后报送下学期教学进程表；整理下学期教学任务；通知学生进行核心通识课（公共选修课）选课；报送下学期定稿教学任务书。

第7、8周，报送毕业生不及格生名单；开始填写毕业生学籍卡；毕业生绩点计算；通知本学院领导、教师进行同行评教，统计本学院评教的所有数据报送统计结果至教务处。

第9、10周，进行下学期教材征订；毕业论文重复率检测、安排毕业论文答辩工作，报送全国大学英语四六级考试监考教师名单；继续填写毕业生学籍卡、毕业生绩点计算。

第11、12周，通知教师进行期末考试试卷命题工作；进行专业课期末考试考试安排；进行毕业生的毕业论文答辩工作。

第13、14周，开始下学期专业课课表编排；报送期末考试试卷样卷；报送毕业论文、毕业实习成绩；报送毕业生毕业、学位资格审核相关材料，提供毕业生毕业、结业、授予学士学位的学生名单。

第15、16周，报送学期教师工作量统计表；报送下学期专业课课表初稿；期末考试的安排通知师生；完成毕业生学籍卡制作，打印出来交由辅导员盖章。

第17、18周，通知学生按时参加期末考试，教师按时监考期末考试；收集整理本学期期末考生成绩单并报送至学籍科（包括重（补）修成绩单）。

当然，平时要做的还有处理教师调停课，组织各主任主任调整各专业教学计划、教学大纲，定期检查教学计划与教学大纲执行情况并做好总结、重要材料整理归档等工作。

三、高校教务员工作效率提升的几点建议

（一）爱岗敬业，加强职业道德修养

教务工作繁杂、琐碎，有时甚至出力不讨好，在学院地位也比较低，工资也没有老师高，有些老师甚至把教务员当做“勤杂工”。教务员如果没有良好地职业道德，容易对工作产生倦怠，有的天天抱怨，得过且过。这样的心态工作效率一定不高，还容易导致教学事故。因此，爱岗敬业，有良好地职业道德才能每天积极工作，才能承受工作的压力，这是教务员提高工作效率的基本前提。

（二）合理安排时间,做到科学有序

尽管教务工作庞杂、繁琐且时效性强，但大部分的工作是固定的，每学年循环一次。教务工作大致可分为两大类∶常规性工作和非常规性工作。对于常规性工作，教务员应做好规划，提前准备，不要接到通知才仓促准备。例如，假期就安排好补考和期末考试，打印好师生课表和班级考勤表、教材发放单，这样就避免了开学初的忙乱。同时每项工作开展之初，教务员要清楚工作内容和流程，尽可能的简化流程。对能按流程做的，就编写好工作流程，发给师生或打印贴在办公室里，这样就能方便师生也能减少回复咨询的时间。另外，每个通知都要注意截止时间，养成按时完成任务的习惯，不拖延。对收集资料的工作发给师生的通知里最好要比教务处规定的时间提前一两天，这样就避免了师生拖沓带来工作不能按时完成的情况。如果教务员主动工作，合理安排时间，工作有前瞻性、未雨绸缪，就会减少忙乱，就能做到事半功倍，从而提高工作效率。

而非常规性工作则无规律可循且通常带有突发性和紧急性，这就需要教务员分清事情的轻重缓急，果断处理[2]。但是这些非常规性的工作能否顺利主要依靠教务员平时留心积累资料和人脉。信息全面、人脉广是办事又快又好的前提。例如：学校关键部门的电话号码都没有，怎么能做到有效沟通。当遇到多项任务同时出现时，可以把任务分给老师或班委负责，既能减轻工作又能快速完成。例如，向教师收取的各种材料，可以由各专业主任负责向各专业教师收取；临时的调停课通知、考试信息、重修、选课、信息反馈可通过班委传达给学生。

（三）建立良好人际关系，保证沟通渠道畅通

首先，做好领导的助手和参谋工作，平时积极服从领导安排，对领导交代的事认真细致的干好。做好本职工作，得到领导的认可，领导才会全力的支持自己的工作。其次，与同事友好相处，能帮助教师尽量给予帮助。例如：编排课表前要老师们发自己对排课的要求，合理的要求尽量予以满足，不折腾教师。个别教务员把老师的课编排得过于七零八落，每天都有课，甚至是上午1、2节，下午7、8节。高校教师除了教学还要搞科研，过于分散的课老师们一定不会满意，这种情况要老师配合教务员的工作几乎不肯能。其次，有服务意识，心以谦和宽容的态对待师生，尊重师生。微笑面对师生，对师生的咨询耐心回复，对师生要求办的事尽力帮助办理，不能办理的要指明办理的渠道。这样才能获得师生的认同，要求师生协助的事师生才也会积极配合，工作效率才能有效提高。最后，要多与别的学院教务员老师保持联系，多请教。特别是新教务员老师对业务不熟，不可能事事问领导，向同行虚心请教就能迅速成长起来。故教务员应当在工作中注意换位思考，主动配合别人的工作，这样也能在自己工作中有需要时及时得到别人的响应，提高工作效率[3]。

（四）加强业务学习，提高工作能力

首先，加强自身信息化办公能力。民办高校教务员每天都有很多事情要处理，服务要求又高，有些事可能还跟教务工作关系不大，是领导临时安排的。这就要求教务员与时俱进加强学习，加强学习，能熟练操作办公软件，例如excel、word、QQ、微信、邮件等要运用自如。计算机可高效率地完成各项信息的编辑、统计、运算和分析。例如毕业审核绩点计算就可以通过编程计算，编好程后几分钟就能解决需要几个星期要做的绩点计算并且正确率高。其次，提高自身管理水平。教务员不仅是服务者，同时也是学院的教学管理者。在工作中，有意识的反思管理方法是否过时、落后，同时要勇于创新管理方式，探索规律，寻找新方法。例如∶期末监考安排，由于监考次数较多，老师们很在意自己是不是多监考了。如果把监考次数平均，适当照顾老教师，并且把监考明细公布在工作群里。这样公平公开教师们毫无异议。再次，教务员要提高心理素质，教务员每天面对繁琐的工作，有时还得不到师生的理解，难免心情烦躁的，这会影响工作效率和心态，工作效率和心态，因此教务员要学会豁达开朗，遇事不急不躁、保持轻松平和的心态，能够促进工作顺利进行[4]。