高校会计档案整理过程分析

卜 萍

高校会计档案是记录和反映高校发展过程中经济业务往来的真实记录，是高校档案管理的重要组成部分，与其它档案材料相比，又有实物凭证多、查询使用高的特点。高校会计档案不仅在高校的发展中起到追溯举证的作用，还为高校管理人员的决策规划提供参考依据，它的真实、准确、完整为学校发展与决策提供有力保证。

根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案具体包括：（1）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；（2）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产

账、辅助账、其他会计账簿；（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；（4）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册；(5)电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘，磁带，纸质等，还包括：每年一次的数据库备份，财务软件升级前的数据库备份，打印输出的经过盖章签字的会计资料，每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本，所有版本的系统、网络、数据库、软件，其他应该存档的有关资料数据。

会计凭证作为会计档案的重要组成部分，我们这里主要介绍一下会计凭证的形成及整理过程。

一、会计档案的形成过程

（1）会计核算人员首先对报账人员提供的原始单据进行审核，同时审核原始单据签字审批手续是否完备。剔除不合格单据，粘贴合格单据。（2）将合格单据依据业务内容、属性、归属部门按照一定模式输入财务报账系统中制单。（3）复核人员对已出的记账凭证进行复核，认真核对审核审批权限是否齐全正确、资金出处是否合规、采购与验收是否分离、发票金额计算是否无误等，审核无误后签批交给报账人。（4）报账人在复核后的记账凭证上签名并到出纳处进行资金结算。（5）出纳对已受理的凭证进行资金结算并复核登记，妥善保管好已发生的各种原始凭证，不得遗失或涂改。（6）账目登记员将凭证按序号从小到大每50个号一捆分别捆扎，并分别在每捆的首页标注现金、银行存款的上期结余、本期发生及期末余额。（7）将整理齐全的凭证传递给档案管理人员。

二、会计凭证的整理过程

（1）档案员按序列号排列每捆凭证，大体掌握当月的业务量。（2）按凭证号一张张捋顺单据。主要包括去除单据上的订书钉、大头针、回形针、夹子等铁制品。粘贴修补破损票据，小单据粘贴在粘贴单上，大单据折叠至粘贴单大小，并一张张依次排列，错落有致。这项工作是凭证装订过程中最费时的工作，要求档案员能够耐心细致的整理、修补每一张票据并牢固的黏贴在粘贴单上。在整理过程中还要求档案员检查凭证之间是否有缺号，附件张数是否相符，发现问题要及时查找，及时解决。（3）按凭证号依次加盖记账员、会计主管名章。（4）为整理好的每捆凭证粘贴小票头。这个工作往往是档案员根据经验，判断在哪个地方应该粘贴及粘贴多少小票头。通过这项工作能使装订出来的凭证平整如砖。这个职业判断是档案员在长期工作中归纳总结而来的。(5)每捆凭证按序列号不超过5厘米的厚度分本。这个工作往往需要一个较大的空间，把凭证依次序列排开，一个月的凭证一次分配完毕。分别给分好的每本凭证附上记账凭证封面、侧脊和封底。（6）当月凭证分完本以后要对每本凭证进行归档编号，记录每本凭证是本月第几册，全年第几册，凭证号从某某号至某某号。（7）当月凭证整理完毕，开始打印封皮，封皮内容与每本归档编号内容相符。并将每本打印封皮覆盖于之上捆扎好。（8）装订整理好的每本凭证。一般用装订机在距粘贴单左边距2厘米处打孔，目测合适距离从上至下打三个孔，再用线绳捆扎结实，装订的越结实越好，这项工作干起来比较费劲。（9）粘贴装订好的凭证侧脊，对会计凭证进行包角，并由档案员在包角背面加盖骑缝章，并在正面加盖会计主管，装订人名章。（10）最后将装订好的会计凭证入盒，在盒上注明凭证名称，启用日期，凭证是某年某月，本年第几册，本盒第几册，凭证号数自某某号至某某号，保管期限，财会主管，经办会计等。至此一本漂亮、整齐、完整、牢固的会计凭证才算整理完毕。

会计档案一般在财务部门保管一年后，应及时移交给单位档案室保管。以利于会计档案的保密和保管安全。高校会计档案作为最具有参考价值和法律效力的书面证明，高校会计档案整理的水平同时也反映了一个高校财务管理的水平高低。因此，管理者应当重视档案员的培训学习，努力提高档案员的业务整理能力，提升档案员的业务素质。从而提高高校会计档案管理水平，为学校的发展决策提供有力保证。