浅谈企业采购与付款内控流程的建立

2018-07-14强春卫

中国乡镇企业会计 2018年10期

强春卫

一、采购与付款内部控制的关键点

1.采购申请与审批。企业采购业务的开端即为采购申请，所以完善的采购申请制度对企业来说极其重要。企业首先应确定各个部门应负责的物品种类，使各部门获得相应的采购申请权，同时应确认请购的所有流程。比如科研部门在填写采购申请单时，应根据项目的实际需要和进度填写物品种类、数量、发货时间、到货时间等基本信息，经审核签字后再交给采购部门进行操作。

2.供应商与价格的选择与确定。在进行采购工作时，一般都会购入大量的物品，此时供应商的选择将直接关系到企业的利益。相关采购人员应广泛搜集信誉良好的合格供应商的资料，并逐一对比各个供应商的价格与产品质量，最后确定合作的供应商。经领导审核并签字后，采购部门再进行采购工作。

3.物资验收。企业应建立相应的验收内部控制制度，以此来保证存货的真实性与完整性。质检部门与仓储保管部门在验收过程中起到了重要的作用。首先，仓储保管人员应认真核实送货单据上的相关信息，确保货物是企业所采购物资，并立即通知质检部门人员来检查货物质量。经检验货物质量过关后，相关人员在送货单上签字，仓储保管人员再办理相关入库手续。

4.票据管理与款项支付。发票入账关系着后续相关付款结算工作的实施，因此发票入账是企业进行负债确认工作必不可少的环节。为了使采购环节的内部控制管理工作顺利开展，发票入账工作应与采购验收等工作分开进行，并且每项工作应至少由两个人来实施。在采购业务已经完成，并经审核签字取得合格的发票后，发票入账工作才能进行。另外，在办理发票入账记录之前，财务部门人员应严格审核相关凭证，如采购发票、验收证明、入库单据等。付款控制工作的重点在于要严格检查相关手续是否齐全，并按照相关法律法规及采购合同来进行后续付款工作。

二、企业采购与付款内部控制现状

从企业经营管理的需求出发，为保证企业稳健地运营，企业应制定一套包含采购、销售、存货、固定资产、财务结账等事项的完整的内部控制流程。在企业的经营过程中，采购内部控制工作的顺利实施是十分重要的，其包括了以下几个基本环节：

1.预算与计划流程

该流程的顺利实施有利于及时提供原材料和控制采购成本，主要涉及到以下几个方面：（1）销售预算编制。市场营销部采购人员编制相关年度采购预算，经层层审核后再交由公司总经理进行最终审批。（2）采购计划编制。市场营销部部长先对采购计划进行审核，然后采购员再根据该审批起草采购合同，最后营销部部长再对其进行审核。（3）科研物料采购申请。科研部门及其他相关部门向市场营销部提交采购申请，经审核后便可通过该采购申请。

2.供应商选择

做好供应商选择过程中的内部控制制度，有利于企业获得更加便宜可靠的原材料，主要包括以下控制点：（1）科研物料采购。负责采购的人员搜集相关供应商的资料，同时采购员应与科研部门人员对供应商的产品进行合理评价，在特殊情况下质量管理部可进行协助。（2）生产物料采购。市场营销部的采购人员对采购计划下所需要的供应商进行合理选择。（3）合理供应商复评。质量管理部通过定期对供应商进行年度复评选出下一年的供应商名单，并由质量部领导审核通过后方能生效。

3.发票付账与对账管理

本流程主要包括付款与对账两个步骤，该流程的进行保障了结算的及时性与准确性，该流程的控制点如下：（1）发票入账。首先由采购员对发票、采购合同等进行逐一核对，确定无误后再将其交由相关会计人员进行审核与验证，再经过过账处理工作后生成会计凭证，最后将会计凭证打印出来交给财务部长复核。（2）付款计划的审批与办理。采购员将编制好的付款计划交给营销部领导审核签字，再经过相关会计人员以及财务总监审核后录入预算系统，然后业务人员将其同步传递到费控系统，最后付款时交由财务资产部人员进行办理。（3）对账管理。采购业务工作包括了与外部供应商的对账，而内部对账主要由财务负责。

三、存在的问题

大多数企业在进行内部控制的实际操作过程中，对于某一些环节的控制过于形式化，并未从实际角度出发考虑某些环境因素造成的影响，主要存在以下问题：

1.分工不明确。在企业进行采购物资、确定供应商、验收、付款等过程中，由于企业组织机构分配不合理以及人手不够等问题，各个环节的业务人员之间分工不明确，在某些情况下一个人要承担许多工作。

2.授权制度执行不到位。在科研物料的采购环节中，由于采购物料的特殊性，科研人员需要对物料进行检查，因此造成了科研人员在采购环节中一人承担多角的现象。该现象的实质即为越权，容易产生徇私舞弊事件，导致公司购买到质量差且价格高的产品。

3.采购价格控制不足。对于某些大型加工企业来说，由于业务繁忙工作量大且人员不足等问题，企业经常会忽略对价格的控制，因此导致发票价格与合同价格不一致。

4.付款时间的不确定性。在对供应商进行付款工作时，由于种种人为因素的存在，导致出现提前付款或者延迟付款的现象，违反了合同上的相关付款规定，从而使企业信誉受到损害。

四、关于采购与付款内控的措施与建议

1.明确岗位分工。企业应建立不相容岗位分离制度，使采购部门、物资验收部门、财务部门等部门可以明确各自的职责，各业务人员合理分工，从而有效地防止了在某些环节中产生舞弊现象。

2.减少人为操作。在公司正常经营过程中，准确下达采购计划有利于公司保持库存的合理性。对于某些不确定的物料的采购，公司应对其引起重视。现已上线的SAP管理软件是一个强大的信息控制平台，它可以通过对数据进行预测并生成主生产计划，再结合其他有效信息转化为采购订单，在该软件的操作过程中不仅满足了生产经营的需求，还有效地减少了由人为因素带来的问题。

3.加强对采购价格变动的管控。在采购交易进行前，企业应与供应商一起确定采购价格并签订采购合同。由于某一些特殊情况的存在，导致双方无法确定最终的结算价格，此时双方应协商讨论并确定一个暂估结算价格。采购人员应与供应商认真沟通协商，严格控制暂估价格与最终结算价格的差异，这样企业在定价上就具有一定的主动权。

4.加强内控流程管理力度。企业应加强对企业内部的控制管理力度，从而使企业的内控流程可以顺利实施。对于检查过程中出现的问题，应进行严格惩处，予以通报、罚款等处罚。比如在科研物料采购环节中的越权行为，必须进行严惩，这样才能使内控流程有效实施下去。

5.建立单价询问制度。企业应对长期合作的供应商进行定期询价，在一年之内应至少进行一次询价对比，并将所有的询问信息记录下来并作为结算的依据，从而有效地控制企业经营中存在的相关风险。