试论如何提升医院人事档案管理的数字化进程

2018-07-13孙燕

时代金融 2018年33期

孙燕

（河北省邯郸市第一医院，河北邯郸 056002）

在医院的各项管理活动中，人事档案管理是重要的内容之一。医院的人事档案管理是对医院所有人员的个人信息、工作经历、奖惩情况等进行的全方位记录和管理的信息活动，能够让医院对于职工进行有效的管理并做出合理的人事调动，这也是医院在管理人员方面最有效的信息资料来源。目前由于医院的医疗水平逐步的在完善，同时医护人员的服务态度和水平也在不断的提升，因此医院的医疗人员以及职能科室人数越来越多，这也就给医院的人事档案管理带来了一定的难度。传统的手工管理模式已经不能适应现代医院对于人事管理的需要了，因此必须通过数字化的手段来提升医院人事管理的水平，推动医院整体的人事档案管理工作有序的进行。

一、医院人事档案管理数字化的特点

传统的纸质档案需要根据不同的要求来进行记录，对于资料共享来说存在一定能够的难度，而且在档案资料的保存期间和传递过程中很容易造成纸质资料的毁损，因此加快医院人士档案管理的数字化进程能够实现输入、编辑以及输出，从而能够有效的对电子档案数据进行整理，提高档案的规范化和合理化。数字化的人事档案还能够实现信息共享，让上级单位更好的掌握医院的各种人才分布和职称结构情况。

在新的医院发展形势下，对于人事档案的安全管理是数字化进程的重要手段和目标，数字化档案将传统的纸质档案进行转换，在档案的编辑、修改和录入输出都能够实现数字化的管理，这种方式只要设定好权限其他人员就无法接触到数据档案的原始信息，避免了纸质档案存在人为篡改的可能性，同时对于档案管理人员来说，只需要记录医院人事档案管理信息系统的账号和密码就能够实现对于人事档案的管理和操作，从而能够提升医院人事档案管理的效率。

二、建立医院人事档案信息数据库

医院有不同的档案信息数据库，不同数据库的特点不尽相同，需要根据自身的需要来建立档案信息数据库。比如医院的资源规划HRP系统，医院信息HIS系统以及LIS系统等。通过将纸质的档案进行信息化的转换，建立各种形式的信息数据表格，同时将纸质的档案进行合理的划分，明确数据表格的形式。其次要建立excel表格形式的档案管理目录，然后通过导入的形式形成标准的系统目录，然后根据导入的分数和页数来确定需要扫描的页数。导入以后要进行相关的对比，确保纸质和电子档案的准确性。最后要设计档案信息系统的交互界面，主要包括后台的管理和前台的操作，后台管理是能够让管理人员进行一些系统的维护和修改，因此必须具备系统化和完整化的特点，这样才能够收录不同的档案，前台管理主要是可以管理和检索各种人事信息，因此数据必须简明扼要，便于搜索。

三、对查询系统进行有效的设置

医院的人事档案数字化系统目的是为了能够更有效率的对人事信息进行检索，因此应该设计完善的查询系统，这样才能满足不同信息使用者的需要。首先要提供实用的查询字段，比如通过查询医院人员的姓名、年龄、科室、专业等，对医院的档案进行动态化的管理，全面的掌握医院人事档案的基本信息以及变动信息，其次要设计能够在前台显示的检索条件，可以根据数据库中的重要字段设计检索的字段并生成查询表，再次还要设置不同的查询方法，通过信息编辑模式以及查询条件进行设置，从而实现对于某个特定对象的查询。比如医院人事档案的基本信息查询、录入查询、分类查询以及资料查询等。同时还要及时的对资料的数据进行变更，系统性的跟进档案的变化。

四、对人事档案数据库进行更新

医院是一个人事变动非常频繁的单位，每年都会有大量的人员退休，同时还会招聘很多的医护人员，因此作为医院的人事档案管理人员一定要及时的对电子数据库进行检查并进行更新，这样才能够保障档案的完整性和可靠性。对档案数据库的更新从以下几个层次开展：人事档案管理员可以放开对各个科室负责人、医院上下级用户以及内部人员的权限，让他们能够从人事档案系统不同的端口对人事信息进行录入，档案管理人员对数据进行审核，这样能够大幅度提升档案管理的效率。医院的人事档案数据也要根据电子档案的需要不断的进行功能的升级和改进，档案管理人员也要及时的与系统维护人员进行沟通和协调，让档案系统更加适合医院自身的发展。

五、对档案管理模式实行分级化管理

医院实现了人事档案的数字化管理以后，可以实行分级化的管理模式，设置不同的级别比如医院领导、科室主任、单位内部人员以及管理员，不同级别具有不同的权限设置。管理员具有最高权限，能够对人事信息进行查阅、修改、增加、减少、删除、检查等，而科室主任及其他内部人员可以对人事档案进行查询，不同层级的使用人员必须经过管理员的同意才可以进入和查阅档案。不同的用户需要有不同的流程控制和管理，这样能够对不同的档案进行有序的存储，提高医院人事档案管理的效率。

六、制定好完善的人事档案管理制度

在提升医院人事档案管理的数字化进程中，需要制定严格的档案管理制度，这样才能保证档案数据数字化的统一性和标准型。要规定数据和文件的归档标准，各个部门收集人员信息必须按照统一的标准进行，这样才能保证档案系统的高效和快捷。其次要提升档案管理人员的业务素质，要具有信息化的处理能力，医院也要针对档案管理人员进行系统化、科学化的培训，提升他们的业务能力。最后人事档案管理人员要具有正确的工作态度，自觉的对医院人事档案信息进行数字化的整合，不断为医院的科研和教学工作服务。