新时期下办公室管理存在不足点及解决措施

刘英 青海省水利水电（集团）有限责任公司

前言：在新时期发展模式下，办公室管理已经不再是简简单单的行政工作，更多是赋予它综合职能，为企业发展提供辅助功能，帮助企业前进。但就现在的状况来看，企业受传统观念的影响较深，办公室管理还存在较多不足，也在一定程度上制约企业发展，办公室作为企业运营的枢纽，它的管理具有很强的综合性，企业办公室管理水平能很大程度上影响企业综合发展，也会影响企业工作效率。因此，为了提升企业综合实力，企业要转变传统观念，改善管理模式，健全管理制度，完善发展过程中存在的缺点，发扬优点扬长避短，由此来提升办公室管理效率。

一、办公室管理的职能

办公室管理具有很强的综合性，涉及到企业的各个方面，它需要企业的各个部门之间相互配合，有效的办公室管理能实现部门之间互通有无，实现信息转换，它具有明显的三个职能：一、统计调查，办公室统计调查就是按照办公室统计工作的目的和要求,有组织、有计划、系统地采用科学的调查方法，客观实际搜集各种统计资料的工作过程，要求所搜集到的资料具有真实性、准确性、全面性和及时性。二、办公室人际关系协调和处理能力，协调和处理办公室人际关系的能力是指办公室工作人员通过自己的行为，有意识、有目的地影响办公室人际关系的变化与发展方向的能力，它是在办公室人际感受性和办公室人际适应性基础上，通过人际关系实践形成和发展起来的，集中体现了人际关系能力的能动性特征；三、办公室安全工作，办公室的安全工作是办公室的一项重要工作内容，它主要涉及办公室的环境设施安全(如防火)、人员安全、资料和信息的安全等多方面的内容。

二、目前办公室管理的不足

（一）管理观念落后

随着经济发展，社会竞争在不断加强，企业为了提升自身的社会竞争力在不断寻求新的发展模式，以求提升企业管理效果。但是由于传统观念的根深蒂固，很多企业办公室管理依旧落后，他们通常认为办公室管理工作就是办公室公文的收发和文秘工作，并不在意办公室管理协调性和协调性发展的作用，并没有注意到办公室管理对整个企业起到的作用，这是由于企业管理者对办公室管理认识不到位，管理观念落后造成的，使得办公室管理无法正常发挥它应有作用，只是一味按照旧的发展模式工作，但是在新时代发展模式下，办公室如果只是从事文秘工作，那么部门存在的意义就不大，同样企业要想前进就会更加困难，也使得企业之间信息流通困难，部门之间协调性变差，办公效率较低。

（二）管理制度不健全

在传统观念的影响下，很多企业工作人员都是按照自己的方式和办法工作，长期依靠文件、指令、命令来运行，但是由于办公室工作具有很强的整体性，一旦自身工作出现错误就会影响整个企业运作，按照现在的管理模式来看，企业没有一个统一、规范制度来约束办公室工作行为，也没有健全管理制度来约束管理工作，从而规范办公室人员工作行为，使得办公室管理工作有条不紊的进行，一味的只进行办公室收发工作、文书整理，这样办公室管理就处于被动地位，长期下来办公室人员就缺乏积极性、工作失去热情，对工作的责任心就会降低，办公室人员之间就缺乏竞争性，工作就会懈怠，加上没有健全的激励制度和竞争机制，工作人员缺乏推进动力，严重降低办公室管理效率，不利于企业发展。

（三）缺乏高素质人才

就现在大部分企业发展情况来看，很多企业缺乏高素质的办公室管理人才，但是就现在发展模式来看，办公室工作不仅仅只是行政工作，更多的是要发挥辅助功能，需要综合能力较强的人来发挥办公室管理职能。但在传统模式影响下，企业在招聘办公室人员时也更喜欢文字能力强的人来从事该工作，他们没有较强综合能力，不具备办公室管理专业技能，加上办公室工作人员流动慢，使得企业短期内无法及时扩充企业管理职能，也无法及时收集关于企业发展信息为管理人员做决策提供依据，整体素质偏低，思维方式固定，缺乏创新力，也不能及时收集最新发展政策，无法及时跟上新时代办公室发展脚步。对于新时代发展来说，企业必须改善办公室人员管理单一、素质偏低、功能单一的现状，提升办公室人员整体素质，加强办公室管理职能发挥。

三、办公室管理不足点的改善方法

（一）改善传统观念

办公室管理在新时代发展中已经赋予了新的定义，不再仅仅只是简单的办公室行政工作，为了改善办公室管理作用，提升办公室管理效果，打破传统观念影响，就必须抛弃掉传统观念，跟随时代发展脚步建立新型办公室管理理念。首先就需要认识到办公室管理的作用，最大程度发挥它的职能，让企业管理人员认识到办公室工作不仅仅只是简单的行政工作，还是部门之间沟通的桥梁，它能有效起到协调作用，还能收集企业相关信息，并及时普及给各个部门，实现信息互通有无。其次，建立服务理念，办公室是一个综合性较强的部门，需要接触的人员较为复杂，因此，为了建立良好的企业形象，必须建立服务理念，以公司整体发展为前提建立服务意识，积极投入到相关工作中去，为领导服务，为基层服务，使得企业全面发展。

（二）健全办公室管理制度

为了能实现办公室管理的全面发展，必须建立规范的制度来约束办公室行为，从而提升管理效果。首先，规范工作流程、工作标准，由于办公室工作内容复杂且多，因此必须建立完善的工作流程，避免工作中出现混乱状况。其次，建立完善的责任制度，规范部门之间的责任，促进工作积极有序进行，将部门之间工作进行分工，部门内个人工作进行分工，明确每一个人的工作岗位、职责、权利，将工作分布到具体的人上，一旦出现问题能及时发现问题的出处，及时解决问题。最后建立奖惩制度，推动企业工作人员积极落实管理工作，在明确了每个人的工作内容前提下，激励每个人能更好的行使自己权利，完成自己的职责，发挥办公室管理职能。只有建立了完善的规章制度才能更好的推动企业办公室管理工作，促进企业发展。

（三）提升管理人员综合素质

在新时代发展模式下，企业之间竞争越来越激烈，企业也更加注重提升自身企业软实力，因此很多企业在提升自身经济实力同时也在寻找适合企业发展的综合性人才，就办公室管理来说，企业要想转变传统办公室管理的弊端就需要提升工作人员的综合素质，不断向外界吸收新鲜血液，召集新型人员，以求更适合企业发展。首先对于企业老员工，企业可以积极进行培训工作，向他们普及办公室管理的职能，宣传办公室管理作用，让他们认识到办公室管理的重要性，其次依据考核制度来规范办公室工作的落实度，提升管理工作的落实程度，加深企业对办公室管理的重视。最后，为了扩大企业人才资源，积极向社会召集新型人才，提升企业招聘门槛，可以吸纳优秀的应届毕业生，他们具有最新的消息和专业的知识，且可塑性极高，在企业后期的培训下可以为企业做出丰厚的贡献。

结语：为了适应新时期发展规律，提升企业管理效率，加强企业办公室工作水平，就应该完善企业发展过程中存在的不足，以求提升企业竞争力。因此，要不断提升办公室人员工作积极性，加强工作管理，改善传统观念，完善管理制度，健全监督体制，利用激励制度来促进工作人员积极性，同时不断向社会吸收先进人才，提升企业综合实力，利用现代化的手段实现企业综合能力提升，由此来实现企业可持续发展目标。