大数据时代背景下的档案管理探讨

李杰

【摘要】大数据时代背景下如何做好档案管理工作，是如今档案管理工作人员应当进行深刻思考的问题。本文就如何在大数据时代背景下进行高效的档案管理展开讨论，为新时期我国的档案管理工作提供了一些参考。

【关键词】大数据；档案管理；探讨

一、大数据时代背景给当前档案管理带来的挑战

（一）大数据时代使传统的档案管理理念和流程受到冲击。传统档案管理模式通常是档案管理员对档案进行归类，并做好标记，方便日后进行档案查询；但大数据时代的到来使得档案信息量激增，且信息交叉量大，这时如果再采用传统的档案处理方式进行管理，很有可能无法将这些大量的数据进行有效的分类归纳，同时一些档案信息对档案保存的方式提出了挑战。

（二）大数据时代给档案保存形式提出新的要求。如今很多的数据信息通过电子文档、电子图片、音频等方式进行记录与保存，这些数据的归档如果使用传统纸质材料是无法进行保存的。所以，这就对档案保存的形式提出了多样化的要求，同时需要能够很好地进行归类，找出其中的关键词，为以后的档案查找提供便利。

（三）大数据时代给档案管理人员的业务素质提出更高要求。大数据时代背景下信息变得越来越多样化，处理方式也體现出其复杂性；而相对来说，传统的档案管理工作只需要工作人员知道其基本理念与操作就可以了。针对这一状况的变化，对档案管理工作人员的业务素质提出了更高的要求，新时期的档案管理人员需要掌握多种技术，包括档案资料的分类、查询、一些相关软件的运用以及进行数据的阅读等。因此，档案管理人员的业务素质亟待提高以胜任大数据时代背景下的档案管理工作。

二、大数据时代带给当前档案管理工作的优势

（一）大数据能够提高档案管理效率，降低管理成本。大数据在进行档案处理工作时有着巨大的优势，它能够快速处理大量的数据，使数据处理能力得到极大的提高，运作成本明显降低。如今社会上的各行业与单位的档案数量越来越多，如果采用传统的纸质材料进行档案的保存和管理，所需要的保存空间和成本非常高；而如果运用大数据进行档案的保存和管理，不需要大的保存空间就能将大量数据进行保存，大大节省了时间和材料成本。

（二）大数据能够提高档案保存质量。传统纸质档案的抗风险能力较差，如果档案保存地点出现水灾、火灾，那么纸质档案的保存就变得非常困难，同时纸质档案经过长时间的保存之后很容易出现纸质老化、字迹模糊等问题。运用大数据进行档案的保存和处理则能够完全避免这些问题的出现，同时大数据保存大量数据只需要少量存储空间就能办到。

三、大数据时代提高档案管理工作的有效对策

（一）大力培养能够运用大数据进行档案管理的高端人才。人才是一切工作的生命线，大数据时代背景下的档案管理工作对人才的需求显得更为迫切。传统的档案管理人员缺乏大数据方面的专业知识和业务能力，而如果只是进行档案管理设备和系统的更新，却没有足够的人才去进行大数据档案管理系统的运用和管理，档案管理工作的效率就不会得到提高。这一状况要求大力培养档案管理人才，尤其是高端人才的培养相当关键。档案管理现代化人才的培养可以从以下方面进行探索：一是政府可以鼓励一些高校开办复合型专业，比如涉及信息化与档案管理的交叉专业学科。二是投入大量资金进行档案管理专业人员的培养，因为人才的培养，不仅需要时间，更需要充足的资金作为保障。

（二）优化档案管理人才结构，注入新鲜血液。我国的档案管理人员结构基本为“老龄化多、中年人少、年轻人无”的状态。因为我国档案管理人员长期处于弱势，所以投身档案管理工作的人才非常少，很少有年轻人愿意从事档案管理工作。大数据时代背景下档案管理工作对人才的要求提出了更高的要求，如果没有人才参与其中，那么信息化就无从谈起。所以，档案管理工作人员年龄结构的优化是大数据时代开展档案管理工作的重要前提，应把现在“老龄化多、中年人少、年轻人无”的年龄结构改变为“年轻人为主、中年人为辅、老年人参与”的结构特点。

（三）大力加强档案数据的安全性。使用大数据进行档案的保存和管理工作具有很多优势，不仅明显提高了工作效率，同时工作成本也得到了极大的减少。但是由于档案的重要性和大数据时代下信息丢失的高风险，保证档案数据的安全就变得极为重要。信息化时代很多数据是通过小的内存卡进行数据的保存，这样进行保存很方便，但数据存在丢失的风险，如电脑病毒或者内存卡损坏等。所以，大数据背景下的档案数据保存的安全性要格外重视。档案管理工作人员在平日工作时要避免将病毒带入保存档案数据的电脑上，同时应出台一些档案管理工作的细则，避免一些不当的操作造成数据的丢失。

四、结语

综上所述，大数据时代对档案管理带来的不仅是机遇，更是挑战。因此，新时期的档案管理应当抓住大数据时代这一机遇，对档案管理工作进行不断的突破和完善，力求完美。

【参考文献】

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