新时期地勘单位档案数字化管理的思路探索

郭智敏 湖南省有色地质勘查局一总队

引言：档案管理工作对于地勘单位来说是非常重要的，然而随着时代的发展，地勘单位的档案管理工作却暴露了很多的问题，这使得地勘单位档案资料的保密性、时效性、完整性以及检索工作效率等都受到了很大的影响，而对于档案管理的数字化建设恰恰能够对这些问题进行有效解决。

一、当前地勘单位档案管理工作存在的问题

（一）档案管理人员素质不足

地勘单位的档案资料主要包括地质勘查资料以及行政管理资料两部分，其中地质勘查资料的数量极大，内容相对复杂，这使得地勘单位的档案管理工作比较偏重于科技档案的管理，不仅有着很强的专业性，同时工作量也是比较大的，这就对档案管理人员提出了较高的要求[1]。然而在实际上，大多数地勘单位往往将工作重心放在科研工作以及经济效益方面，对于档案管理工作并不重视，在资金、设备方面的支持也比较少，这使得地勘单位很难吸引到优秀的档案管理专业人才，档案管理人员大多存在着素质不高、业务能力不强的问题。同时由于工作强度较大，很多档案管理人员在工作中往往还会出现应付了事的情况，这些都对档案管理工作的开展造成了很大影响，同时也阻碍了地勘单位档案管理的数字化建设。

（二）档案检索方式过于落后

从档案管理专业的角度来看，信息系统的应用在这一专业中的应用已经比较广泛，利用信息系统，不仅档案管理的工作效率能够得到很大的提升，同时检索功能也能够更加多样化，满足用户的多样化检索需求。然而对于地勘单位来说，由于档案管理工作一直得不到重视，因此，很多单位虽然已经展开了数字化建设，但却并未能够在档案管理的实际工作中得到应用，因而大多数地勘单位的档案资料检索仍然以人工检索为主，这不仅会极大的影响到地勘单位相关科研工作的开展，同时由于整个检索过程完全由工作人员依靠人力完成，因而也会进一步增加档案管理人员的工作量[2]。

（三）档案保存缺乏可靠性

地勘单位不同于一般的事业单位，其在实际地质勘测工作中产生的档案资料大多都具有着很高的科研价值，同时在矿产与土地资源的开发中也具有着非常关键的作用，因此一旦资料出现遗失会损坏，那么其造成的损失将是无法估量的，然而在当前的档案管理工作模式下，档案资料的完整性却一直得不到有效的保证。首先，地勘单位的科研档案资料使用频率较高且数量较多，因而在手工操作过程中难免会出现损坏，如果档案管理人员出现查阅记录错误、未按照规定存放等情况，还容易造成档案的遗失。其次，档案资料大多为纸质，因而其本身会存在使用寿命的限制，一旦存放时间过长或是存放环境不符合要求，那么同样很容易出现档案的损坏。此外，很多地质勘测档案资料还具有着较强的保密性，而当前的管理模式却并不能够有效避免档案资料内信息的泄漏。

二、地勘单位实现档案数字化管理的有效路径

（一）构建档案信息管理系统

档案数字化管理的实现是以信息管理系统为基础的，因此地勘单位需要充分利用网络信息技术软件开发技术等多种先进技术，将数字化的档案信息管理建立起来，同时将所有档案资料的类型、馆藏数量、当前状态等信息录入到系统中来，从而借助相关辅助软件实现对档案资料的数字化管理。围绕数字化的档案信息管理系统，不仅要开发出多样化的档案资料检索功能，如关键词智能检索、按时间检索等，通是也要加快档案资料电子化，实现档案资料目录生成、打印、信息共享等多种功能。此外，档案信息管理系统还要注意权限管理与网络安全防护，根据档案资料不同的保密等级来设置相应的查阅权限，同时通过防火墙设置、物理隔离等方式来实现内外网的隔离，从而避免来自内部与外部的档案资料窃取，保证档案资料的机密性与时效性。

（二）强化档案管理队伍建设

档案管理人员是档案管理工作的主要执行者，只有建立起一支高素质的档案管理队伍，才能够让数字化的档案信息管理系统得到充分应用，从而实现档案的数字化管理，因此，地勘单位必须要将档案管理队伍的建设重视起来。从具体上来看，一方面要注意人才的引进，强调档案管理在地质勘测、土地与矿产资源开发等工作中的重要性，提高单位领导人员对于档案管理工作的重视程度，从而获取更多的资金、设备支持，这样一来，档案管理人员的工作待遇与工作环境都能够得到有效改善，自然也就能够吸引到更多专业的档案管理人才，从而提高档案管理队伍的整体素质[3]。而在另一方面，则要针对档案管理人员建立完善的培训管理体系，通过各种培训教育活动来提升档案管理人员的综合素质与业务能力，同时也要注意对数字化信息系统的应用展开训练，使其能够尽快适应全新的工作形式与工作内容。

（三）完善档案管理规章制度

档案数字化管理的实现使得档案管理的工作内容、工作形式等都发生了改变，因而档案管理工作制度也必须要随之做出调整。首先，要提高其他部门工作人员的档案管理意识，使其能够真正意识到档案资料的管理并非仅仅是档案管理人员的责任，从而在日常工作中积极配合进行档案管理，并注意对档案资料进行保护从而为档案管理工作的卡其站创造良好的基础条件。其次要针对档案的收集、整理、存放、查阅等一系列环节制定明确的工作规范，明确各岗位的工作职责与义务，从而尽快实现档案资料的规范化管理。

结束语：总而言之，当前地勘单位档案管理工作存在的问题是比较多样的，这不仅影响到了地勘单位的正常工作与职能发挥，同时也对档案管理的数字化建设总爱成了一定的阻碍，因此要想实现地勘单位的档案数字化管理，就必须要从信息系统建设、规章制度制定、管理队伍建设等几方面入手对这些问题进行解决。