浅谈小型水利工程建设项目的档案管理问题及应对措施

叶留根 曹文渊

【摘要】小型水利工程建设项目的档案是形成于建设过程最可靠的原始资料，具有无法替代性、不可再生性，在建成小型水利工程项目的同时形成大量档案。本文主要探讨小型水利工程建设项目的档案管理问题，提出应对措施，促进档案管理水平的提升。

【关键词】小型水利项目；工程建设；档案管理；问题及措施

水利工程建设项目的档案记录着整个建设管理过程的情况，管理档案不仅反映出小型水利工程建设项目的规划、勘察、设计、施工、建设管理等真实面貌，还为后期工程的运行、管理与维护提供重要依据，是服务地方水利与经济发展的必备基础，在水利项目的建设运营、维护维修以及维权审计等方面有突出作用，加强管理势在必行。

一、小型水利工程建设项目的档案管理问题

（一）档案收集归档不完整

现阶段，水利工程尤其是小型水利工程建设项目的管理人员大多都是在后期才着手整理、收集文件材料，导致材料收集不及时，遗失文件，且原件少、复印件多，严重缺少原始资料等。正因为工程管理人员将档案管理看成项目的扫尾工作，缺乏档案收集归档意识，责任心不强，有多少就收多少，缺失关键材料，轻视对文件质量的把关，或文件内容不全，或签字盖章缺失，档案不完整。

（二）工程档案保管不严格

在建设小型水利工程项目的过程中经常要使用一些文件材料，如设计施工图纸、施工工序安排、进度计划、行政报审文件与批复文件等，在形成这些文件材料之后被利用时因制度不完善、工程管理人员制度执行不到位，对借出与归还都缺乏相应手续，造成档案的利用管理不规范，保管不严格。

（三）缺乏利用效果的反馈

针对小型水利工程建设项目的档案，工程管理人员只将使用者的登記信息作为年度考核材料，没有在利用档案之后主动跟踪具体的利用效果，无法获悉档案信息利用有效与否，更谈不上分析利用效果，开发水利工程项目建设档案信息资源，致使宝贵的水利工程信息资源与经验都停留在简单的参考利用阶段，制约档案发挥更大的价值。

（四）档案信息化水平不高

基层工程管理人员缺乏对先进档案管理技术与技能的掌握是阻碍小型水利工程建设项目的档案管理信息化进程的重要原因之一。因工程管理人员很少进行系统学习、接受专业培训，不能完全掌握电子档案管理、档案数字化与网络化服务等技能，影响小型水利工程建设项目的档案管理信息化水平的大幅度提升。

二、小型水利工程建设项目的档案管理应对措施

（一）做好档案收集工作，保证档案完整

管理小型水利工程建设项目的档案的第一步就是及时收集各类文件材料，保持档案归档与工程建设的同步。工程管理人员要在建设小型水利工程项目的全过程收集文件材料，直到工程竣工验收并移交使用。在建设初始阶段，工程管理人员应对收集文件材料负责，明确自身任务要求，登记好发文与收文，一旦发现材料缺失或不齐，务必及时补救，并基于小型水利工程建设项目的档案形成特征确定收集方法。如果文件材料形成周期短，有较强的时效性，就必须及时收集，预防因拖延致其遗缺，提高档案质量；如果文件材料形成周期较长，应明确收集时间段，可依据工作内容划分，或依据工作阶段划分，保证完整收集文件材料；使用分类收集归档方法，依据小型水利工程建设项目的立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等时期同步整编归档文件材料，确保档案的完整性。

（二）加强执行管理制度，严格保管档案

小型水利工程建设项目的档案涉及较多方面，不仅质量要求较高，利用价值也较高，收集归档原件的难度较大，工程管理人员必须加强对档案管理制度的执行，严格保管档案。第一，严格执行水利档案规范与标准，提高依法治党意识和档案管理自觉性；第二，将管理、查阅借阅等各项档案管理制度落到实处，形成科学有效的档案管理；第三，将小型水利工程建设项目的档案管理工作纳入工程项目建设与管理程序，纳入专业工程管理部门与工程管理人员的职责范围，层层审核把关，最大限度发挥工程管理部门和人员的档案管理主动性、积极性，保证竣工时档案工作的内在质量。

（三）培养主动开发意识，提高利用效果

工程管理人员不仅要做好小型水利工程建设项目的档案收集归档与保管工作，还要提高追踪和分析档案利用效果的主动意识，拒绝让档案的利用价值停留在表面参考上。工程管理人员应主动追踪档案利用效果，基于反馈信息了解档案的各种效益，主动深入开发档案信息资源，发挥档案的深层次价值，促使水利工程档案利用凸显高级效果，促使大众认识到水利工程档案的重要价值，体会水利档案管理的重要意义。依据现代化档案管理目标，基层工程管理人员应主动使用档案管理设备设施，对档案资料实现数字化管理、网络化传递，满足参建方的档案利用需求，为小型水利工程项目的建设与管理提供便捷有效的档案信息服务。

（四）实现网络化管理，提高信息化水平

依据档案管理规定，小型水利工程管理人员要统一管理工程项目资料，并依据要求提交项目资料，检验档案资料的规范性和完整性。在小型水利工程建设项目开工之前，工程管理人员应通过勘测、监理、设计、施工、供应商等了解档案资料管理情况并进行监督，运用档案管理网络促进基层档案管理的信息化、网络化，保证有序开展档案管理工作。基层工程管理人员应积极接受专业的档案管理培训，通过学习、参观等方式有针对性地掌握先进的档案管理信息化技术与技能，自觉加强学习水利工程建设与档案管理专业知识，持续拓宽知识面，不断优化自身知识结构，掌握现代化档案管理业务能力，提高小型水利工程建设项目的档案管理信息化水平。

三、结语

为搞好小型水利工程建设项目的档案管理工作，基层工程管理人员务必要重视解决好档案收集归档不完整、保管不严格、利用效果缺乏反馈、信息化水平不高等主要问题，做好档案收集工作，严格执行档案管理制度，培养主动开发意识，实现档案的网络化信息化管理，以便管好用好小型水利工程建设项目的档案，满足各方需要，进一步适应水利工作要求。

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