借力品管圈实现药品退货信息化监管

肖芳，曹玮*，杨芸，肖文，刘鹏宇，吴晓

（1.云南省第一人民医院 昆明理工大学附属医院，云南 昆明 650032；2.云南省医药公司，云南 昆明 650500）

0 引言

目前医药供应链的现状是，供应链成员相对孤立、合作跨度很小，当产品发生召回、退货或回收时就需要经过多重不产生价值的冗余程序才能实现逆向物流[1]。医药供应链中很多医药企业对药品的正向物流投入了大量的人力和物力，对药品逆向物流（由于破损、滞销、质量问题等原因需将医院已购进的药品退回原配送企业[2]，配送企业开具冲单，并由医院工作人员将冲单信息录入系统，实现帐、货、款一致的全过程。也称为退货。）缺乏正确的认识，给药品质量管理及流通埋下隐患[3]。药品管理是医院管理的一个重要组成部分，药品质量是确保医疗质量的前提，医疗机构为做好药品质量控制工作也非常关注药品的入库验收、在库储存和调剂等环节，但对退货全过程却因信息化程度低、管理不到位以及环节多、流程复杂而未给予应有的重视，所以药品退货环节一直是大部分医院药品质量监管的难点和盲点。

品管圈（Quality Control Circle , QCC）作为一种优秀的管理方法，顺应了“以患者为中心、以提高医疗服务质量为核心”的时代要求，充分体现了“自下而上、自动自发、团队合作”的管理理念[4]。本次以品管圈手法开展的以“提高药品退货工作效率”为主题的质量管理活动，以期缩短药品每月平均退货周期，实现药品退货信息化监管，现将其应用简要介绍如下。

1 资料与方法

1.1 成立品管圈，确定活动主题

自愿组圈，品管圈由7人组成，形成跨部门（医院、医药公司）跨学科（药事管理、药学、信息技术）的合作[5]。所有圈员通过头脑风暴，围绕日常工作中亟需解决的问题提出6个主题，按照重要性、迫切性、圈能力、可行性4个维度，根据评价法，按照5分最高、3分普通、1分最低进行评分[6]，最终，确定“提高药品退货工作效率”为本次品管圈活动主题。

1.2 品管步骤执行

根据实际工作情况，拟定本次活动自2015年10月始至2016年3月结束，为期6个月。按照品管圈活动计划、实施、确认和处置的4大步骤，利用Excel2013软件统计数据，根据5W1H的格式绘制活动计划甘特图。依据甘特图查检情况，计算目标值，绘制柏拉图，确定本次活动的重点解决对象。通过鱼骨图分析原因，对造成药品退货时间长、效率低、准确度低各项原因进行分析后，全体圈员依据影响度大小选定要因，评价方式：影响度最大5分、影响度中等3分、影响度最小1分，圈员共7人，以80/20定律，25分以上确定为要因，进而实施对策[7]。

2 结果与分析

圈员根据2015年1-9月产生的1966条药品退货数据统计退货环节耗时，得出平均退货申请天数为0.5天、平均退货交接完成天数为5天、平均医药公司出具冲单天数为1.5天、平均退货冲单回填HIS天数为3天，整个月平均退货周期为10天。见表1。

表1 药品退货环节耗时查检结果统计表

由“80/20”法则（80%的结果是由20%的原因造成）[8]，造成药品平均退货周期长和效率低的最主要原因是“退货交接完成天数”、“退货回填天数”环节，此两项为本期改善重点。

根据活动计划，结合改善重点和圈能力，首先从工作年资、学历、主题改善能力和品管圈经验值几方面对圈能力评分，得出圈能力为86.14%。则目标值=现况值-（现况值×改善重点×圈能力）即10天-（10×80%×86.14%）=3天。

改善幅度：80%×86.14%＝68.91%

通过分析，共圈选出9个要因。为明确真因，品管圈选取2015年9月203条退货数据统计分析并进行耗时影响度评分，对9条要因进行真因验证。根据查检结果得出真因，见表2。

根据二八法则，公司人工审核、药库等待拉退货、多环节反复清点、退货造成二次破损处理和人工回填耗时累计影响度为81.25%，全体圈员对该五项药品退货耗时长、效率低的真因依可行性、经济性、圈能力进行对策选定，结合实际情况最终归纳为4项对策，即：（1）改造退货流程，将药房、药库、公司拉退货和公司开具冲单时的4次清点变为1次；（2）信息系统功能开发，根据管理要求设定标准，与医药公司信息对接、由人工审核变为系统审核；纸质冲单变为电子冲单，从而实现退货数据自动回填HIS；（3）精细化管理待退药品，设定专人进行清点并按照破损、滞销、特管药品、冷藏药品等分类装箱；（4）实现退货全过程监管，能够按退货时间、退货部门、退货原因、退货金额等不同类别对退货数据进行统计分析。

表2 真因验证查检汇总表

经过5个月的对策实施，每月平均退货天数由改善前10天降低至改善后3天。目标达成率=【（改善后-改善前）/（目标值-改善前）】×100%=【（3-10）/（3-10）】×100%=100%；进步率 =【（改善后-改善前）/改善前】×100%=【（10-3）/10】×100%=70%。

3 讨论

3.1 情况分析

活动开展前普遍存在对药品退货环节不太重视问题，原因是药品退货牵涉药学部门（药房、药库）、医院财务部门和医药公司商务、物流部门，此各部门虽对退货问题有所沟通，但一直由于信息化程度低未能对退货达成一致管理要求。

全体圈成员历时半年对药品退货流程和系统的持续改进，首先，通过对退货原因的分析，进一步了解临床科室的实际用药需求和药品质量情况；其次，药品购进后即形成医院的应付账款，药品退货周期长短直接影响医院资金占压[9]。通过品管圈活动，结合最新GSP管理要求和医院即将实行药品零加成的新形势，借助信息技术，开发完成快速审核、实时发送拉退货通知、一键导入电子冲单至HIS系统等功能模块，医院可随时查看退货进度、查询退货药品信息，至 2016年3月月平均退货周期由10天缩减至3天、退库单据录入时间从6小时缩短至0.5小时，药库人员工作效率大为提高的同时有效减少医院资金占压，并且实行退货分类装箱的精细化管理，避免退货时二次污染造成的浪费和质量风险。活动后，所有部门人员质量管理意识大为提高，通过退货数据的统计分析，能及时发现问题并及时反馈和解决，从而有效监管药品质量以保障临床用药及时、安全、有效。

3.2 标准化对策

从目标实现情况及成果体现来看，该次活动效果理想，详见表3。

表3 品管圈活动前后成果对比

但要持续维持，还需将有效对策标准化，具体如下：在工作中不断对改进后的结果进行确认，确保坚持有效的管理方法以使效果得以保持；对于工作中相对固定的流程均可参考此次活动的成果，制定标准化操作规程，即使人员岗位发生变动也可在最短时间内掌握工作要求及规范操作。日后期望通过对退货数据科学深入分析，切实合理减少退货的笔数及金额。

3.3 收获及意义

推进药学信息化建设，是实现“互联网+药学管理”的有效举措[10]。在整个过程中，多次头脑风暴，大家集思广益，运用QCC的多种工具查找原因、分析原因并设计解决方案，全体圈员认真落实、积极参与，加强了团队凝聚力，有利于促进医院药事管理工作的全面进步[11]。同时，加强药品退货管理，可避免不必要的医疗隐患[8]，同时利于提高药品周转率，避免滞销、近效期药品退货造成资源浪费。最大成果是利用信息化技术在省内首家实现了对药品退货各环节系统化、智能化、可追溯化管理,全面提升药品质量监管水平，对保证广大患者的用药安全具有重要意义。

[1]侯艳红,赵晨.基于DMAIC方法的医药逆向物流的流程改进[J].管理现代化,2014,1:96-98.

[2]陈曦.医药行业逆向物流的问题及发展对策[J].现代经济信息,2014,3:276-284.

[3]李红霞.药品逆向物流及其价值分析研究[J].企业导报,2015,10:196.

[4]王临润,李盈.医院品管圈圈长手册[M].杭州:浙江大学出版社,2014.

[5]周建珍,张传来.品管圈在提高ICU仪器设备规范放置率中的应用[J].现代医药卫生,2015,7: 163-164.

[6]辛莉,区杰彬,陈楚雄.品管圈活动在降低门诊不规范处方率中的应用[J].今日药学,2016, 26(9):652.

[7]梅全喜,戴卫波.品管圈在医院药事管理中的应用[J].时珍国医国药,2012,8:2021-2023.

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