探讨文书档案管理工作中的信息化建设

蔡洁

在经济社会的发展过程中，文书档案管理工作是非常重要的组成部分，特别是在登记、查询及管理等社会运行环节中，文书档案管理工作都起到非常重要的作用。并且，在文书档案管理工作中，存在实效性差、文书档案容易被破坏等方面的问题。鉴于此，笔者结合自己的实际工作经验，对基于信息化管理方式上的相关问题进行了阐述。希望通过本文的论述，能够为文书档案管理工作者提供有价值的参考。

在现代企业、学校、政府、单位等的运行过程中，都包括文书档案管理工作，该工作主要是对文书、档案等文件进行整理、收集及保存的主要工作，一旦该环节的工作出现问题，就会造成文档信息管理混乱的情况。同时，文书档案管理工作具有一定的隐秘性，采用科学、合理的方式对其进行管理，是非常重要的工作方式。而随着信息技术的广泛应用，现代化的文书档案管理工作大都都建立在信息技术的管理方式上。下面，本文对相关方面展开论述。

1 文书档案管理工作中存在的问题

1.1 文书档案使用的时效性差

过去文书档案管理人员在管理借阅实体文书档案工作的过程中，必须到借阅现场进行工作，并通过人工的方式，完成文书档案的寻找工作，所花费的时间比较长，特别是对于对档案存放情况不了解的工作人员，会对其查询文书档案带来一定的困难。同时，由于一些比较重要的文书档案只有一份，当该份文书档案被其他人员借走时，另一些需要借阅这些文书档案的人员就可能与其产生一定的摩擦，使得文书档案管理工作缺乏实效性。

1.2 文书档案容易被损坏

人們在过去管理文书档案的过程中，一般都是以纸质的形式对相关资料进行管理，这种管理方式运用的时间比较长，也使得文书档案本身具备一定的历史价值。不过，正是基于这种情况，在人们借阅、翻看文书档案的过程中，可能出现损毁纸质文书档案的事件，且管理人员很难控制所有人员对文书档案的使用及翻阅过程。鉴于此，人们一旦在翻看、使用文书档案的过程中损坏了这些珍贵的资料，就会对文书档案的管理工作带来非常不利的影响。

2 文书档案管理工作信息化建设的必要性

在各领域信息化管理理念不断深入的情况下，将信息化管理理念融入文书档案管理工作的过程中，能够提高其管理的效率及管理水平。管理人员利用信息管理系统，能够清晰地查看到文书档案的实际存储情况，并对文书档案被使用的具体情况进行查询；并且，在网络系统的支持下，有需要的人员也可以通过网络平台了解到文书档案的保密性情况，对于一些比较珍贵的文书档案，采用特别的方式进行管理。总之，建立信息化的文书档案管理体系，是提高工作效率，提升工作质量的重要方式。

3 文书档案管理信息系统的构建

3.1 分类查询系统

在建立文书档案信息管理系统的过程中，应包含分类查询系统，对文书档案的所有资料进行分类管理，并未工作人员提供查询服务，能够使工作人员与文书档案的数据库建立有效的沟通。并且，在该系统中，应将行政、财物等方面的信息录入到文书档案的信息管理系统中，提高其解决相关问题的质量。值得一提的是，文书档案信息管理系统中应具有搜索功能，使用人员只需通过输入编号、作者等相关信息就能够进行查询。

3.2 权限管理系统

在文书档案的信息管理系统中，应包含权限管理系统，并由该系统完成对用户、管理者、系统维修人员等方面进行管理。具体来说，一般用户只能对系统中的文书档案进行查看及下载；而管理者能够对档案进行上传及修改；维修人员能够对档案管理系统的管理方式进行优化。总之，针对文书档案管理过程中不同的群体，应对其权限范围进行明确的规划，促进文书档案管理工作的有效进行。

3.3 文书档案管理信息系统的整体设计结构

文书档案管理工作主要是对文件、档案进行管理的工作，其信息管理系统主要包括档案管理系统、查询系统、借阅系统及维护系统等几方面的内容。鉴于此，在设计文书档案管理信息系统的过程中，其整体结构体系中应包含上述所有方面的内容。并且，在用户进行文书档案的借阅过程中，应先在系统上登录自己的个人账户，再在此基础上查询自己想要了解的相关信息，并通过系统的直接阅读及下载功能对相关信息进行查看。实践证明，利用文书档案管理信息系统，能够进一步增强文书档案管理工作的工作效率及工作质量。

综上所述，在人类社会不断发展、科学技术不断进步的现代社会，传统的文书档案管理方式、管理理念及管理内容已经难以满足现代社会的实际需求，人们必须进一步优化文书档案的管理方式，提高管理效率、提升图书档案工作的管理水平，为相关工作的展开提供良好的基础。在这一基础上，本文对现阶段文书档案管理工作中存在的问题进行了阐述；并且，对文书档案管理工作信息化建设必要性及信息管理系统的具体构建方式方面进行了阐述。相信在相关部门及工作人员的共同努力下，文书档案管理工作质量将会不断提高。

（作者单位：中交二航局第二工程有限公司）