医院办公室档案管理的特点及其应用分析

牛杰

医院办公室档案记录着医院的发展，档案记录着公文的分类、传递归档以及医院的重要活动等等，这是医院的重要工作之一。本文系统的阐述了医院办公室档案管理的特点，探讨了现阶段医院办公室档案管理工作中存在的问题，寻求解决措施，推动医院的更好更快发展。

1 医院办公室档案管理的特点

1.1 档案种类多样内容丰富

现如今，我们处在一个科技发达的大数据时代，互联网技术不断成熟，医院办公室档案除了之前的纸质版之外，还增加了多种形式，比如：电子版个人档案、视频、音乐、照片等内容。由于工作种类繁多，医院办公室档案管理工作类型多样。

1.医院是为人们提供不同业务的单位，所以在所有档案中，业务指导性档案较多，这也是与其他单位档案管理工作的重要区别之一。医院内部部门众多、科室众多。并且医院的技术更新速度较快，这就要求档案管理人员跟上信息更新的速度，保持信息的不断更新。及时补充医院内新出台的制度、政策等，及时更新医院组织的会议记录。这些信息的录入记录着医院的发展，具有很大的价值。

2.医院服务于社会，服务大众，所以医院办公室内存在着大量的记录医患关系的档案，随着人们对医院的认知不断提高，患者与医生之间的关系也发生了变化，医生和患者之间时常出现一定的纠纷，所以医患关系的档案可以反映出医院的技术水平，出诊医生的医德医风等。

3.在医院，每年有大量的人前来应聘岗位，还有晋升的员工，这些都在医院办公室的档案记录内容之中。

1.2 档案管理的完整性、延续性

医院内的员工通常为长期性员工，人员较为稳定，这一特点促进了医院办公室档案的完整性和延续性。如果人员数量不稳定，会导致员工信息的不断补充与录入，这会增加医院办公室档案管理人员的工作量。在医院档案管理工作中，及时有效地进行员工档案的分类与整理，会为以后资料信息的查找提供便利。

1.3 档案管理工作细致

档案质量的高低和档案管理人员的文书工作存在着密切的联系，在搜集医院信息的过程中，除了员工信息以外，还要收集和医院发展相关的内容。

2 医院办公室档案管理存在的问题探析

2.1 档案管理人员不足

由于医院部门较多、科室较多，信息繁多，工作量较大，经常出现文档中转停止的现象，有时甚至造成文档的丢失，医院应当加大工作人员的数量。做到职责分明，事事有人管、事事有人做，避免工作的混乱。

2.2 督导落实不到位

医院办公室在处理文件过程中，有时涉及到很多部门的参与，需要其他部门的积极配合，这就要求工作人员清楚办事流程，严格按照流程办事，但是，在实际的工作中，由于事务较为繁琐，督导落实不到位，常常出现文件中途的停止，造成文件办理的不完整现象。

2.3 工作人员素质有待提高

医院办公室的工作人员很多并不是专业的管理工作者，大多是临床医生或是护士，没有专业的管理经验。档案管理技能不足，对档案的了解有些薄弱。这些问题导致了医院办公室档案管理效率的低下。

3 医院办公室档案管理的应用

3.1医院办公室档案管理工作仍然有很多没有解决的问题，这直接影响着档案管理的质量。首先，在医院发展过程中，更多的重视硬件设施的完善，忽视了医院办公室档案管理人员紧张现象，这就导致了档案管理工作的不规范性和不严密性。其次，医院办公室档案的管理很大程度上采用的是传统纸质记录方式，由于医院人员的众多和档案形式的多样，就使得工作效率大大降低。档案的更新和医院发展速度不同步，对医院日后的发展造成不利影响。

3.2医院的领导应当将档案管理工作重视起来，将档案管理工作的重要性传达到每个人，树立正确的认识，对档案管理工作人员的工作及时指正，不断完善。在工作过程中，医院办公室的管理人员严格遵守工作制度，端正工作态度，对日后的工作有详细的、科学的规划。把档案管理的价值的作用发挥到最大。从而提高医院的整体睡水平，提高综合竞争力。

3.3充分利用互联网技术能够提高档案管理工作的效率，医院档案众多，每年都会增加大量的医疗文档，这些文档需要长时间保存。所以，利用互联网技术，将传统文档转化为电子文档，大大减少了纸张的使用，节约了档案的成本。同时方面了日后对于信息的搜索，在医院普及网络化办公室档案，可以大大提高工作效率，避免出现涉及多个科室的文件中止的现象。每个科室根据自身的特点，自行设计分类要求，但都要保证内容的细致与完善，确保医院办公室档案的管理质量。

4 总结语

医院办公室档案管理是一项复杂的工作，但是对医院来说也是一项重要的、不能粗心大意的工作。医院办公室档案管理记录着医院员工的信息、记载着医院的发展。通过对档案数据的分析，找到自身不足，完善医院建设，提高医院的整体水平。因此，我们应当将这项工作重视起来，为医院日后的发展打下夯實的基础。

（作者单位：徐州市铜山区张集镇中心卫生院）