试论档案利用工作的几个问题

崔广林

【摘 要】 信息化建设的迅速发展，不仅改变着社会活动的运行方式、人们的服务观念和方式，而且信息收集、储存、开发利用也成为横跨社会各行业生产过程、变成促进社会发展的战略性资源。在机遇和挑战面前，如何将静态档案信息通过多种渠道与方式，转换成动态信息，快速有效地传递给利用者，充分发挥档案应有的作用，最大限度地满足社会需要，成为现阶段档案工作亟待解决的问题，也是档案工作者工作价值所在。

【关键词】 档案 服务工作 问题

一、档案利用服务工作的意义

搞好档案提供利用，让其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础，是整个档案工作的生命线。

1、档案利用工作是档案工作的根本目的，是档案工作的中心任务。我们做档案工作总的目的是为了提供档案，为社会各项事业服务，档案提供利用工作是实现档案工作目的的主要手段，是档案工作最重要的一个环节。

2、档案利用服务是档案基础业务工作的出发点和归宿。“利用档案”和“提供档案利用”是档案利用工作的两个方面，是对利用者和档案工作人员而言的，二者紧密相联，相辅相成。档案利用工作是利用档案的必要条件，利用档案发挥作用，是利用工作的直接目的。保存档案和开发档案信息资源的目的只有一个，就是为社会提供利用服务，充分发挥档案的内在价值和社会效益，把死档案变成活档案。这既是整个档案业务工作的出发点，也是档案工作的落脚点。

3、档案利用工作是档案工作为社会主义现代化事业服务的直接体现，档案利用工作是运用各种方式把档案材料提供给社会上各行各业利用。只有通过档案提供利用工作，才能使档案工作在实现社会主义现代化的总目标总任务中发挥应有的作用，在实际工作中，人们往往把档案提供利用做的如何，作为衡量档案馆（室）业务开展的尺度，工作好坏的标志。

4、档案利用工作直接关系档案工作的整体发展。档案是社会各项活动的历史真实记录，具有记载凭证、科学参考借鉴作用。保存管理好档案，就是为了发挥其潜在价值，更好地为社会服务。而利用工作是对档案工作最好的宣传工作。通过利用服务工作，能扩大档案工作在社会上的影响，引起社会的广泛关注，提高自身的地位，获得各界的支持。

5、档案利用工作是档案工作诸环节中最丰富生动的环节。档案利用工作与广大利用者发生密切的联系，是档案工作联系群众，服务群众的纽带。

二、当前档案利用工作存在的问题

多年来，档案人不忘肩负的重要使命，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务，取得了显著成绩。但也存在着一些问题：

1、档案管理部门方面。首先，档案馆藏结构不合理。馆藏内容存在不够丰富、馆藏建设存在档案成份的优化程度和某些文宗的完整性不够高以及重量轻质、重藏轻用等问题。其次，档案部门服务方式单一。现有的传统的服务方式传播的信息有限，效率低、范围窄，无法满足社会广泛多方面的利用需求。再次，档案部门传递信息手段落后，检索工具质量差。最后，档案信息开发能力仍较低，加工层次较浅，仍制约档案信息的传递，不能满足用户需求。

2、档案工作人员方面。目前我国档案加工和利用的现状是档案信息资源的加工水平和输出能力仍然比较低，这也是一直制约中国档案工作发展的瓶颈。一方面，随着我国科学文化事业的日益繁荣，档案信息的社会需求和提供利用出现了许多新特点，档案用户对档案部门的档案信息服务质量提出了更高要求，不仅要求档案部门提供原始的档案信息，而且要求档案部门提供二次信息，甚至是深加工的三次信息，档案部门对这种要求往往力不从心。另一方面，目前我国档案管理人员思想封闭、业务水平参差不齐，对档案“重保不重用”，使许多珍贵的资料长锁文件柜中，造成了信息资源的重大浪费。

3、档案需求人员方面。一是档案信息的需求动力不足。除因意识薄弱以外，还在于用户对档案部门的认知因素。长期以来档案部门被笼罩在神秘的面纱中，档案开放后人们对档案馆藏利用手续等不太清楚，加上一些档案部门的宣传工作不够主动，使一些用户的档案信息需求得不到满足。二是需求人员获取信息的多元化。随着互联网的发展和普及，越来越多的人们选择在网上搜集信息。这种简单易用的信息获取方式使很多用户放棄了原始的繁琐的档案信息运用。三是档案需求人员的获取信息能力不一。目前除了一些学者、研究人员等信息能力较强外，一般的普通利用者的信息能力不能令人乐观。比如不少用户没有古文阅读能力而无法利用历史档案，有些没有外语知识而无法利用外文档案资料等等。

三、加强档案利用工作的措施

（一）加强宣传教育，提高认识。

1、增强社会档案意识。档案工作涉及社会的各个方面，联系各行各业。因此，就需要我们通过多种方式，宣传档案工作的重要性，宣传档案法律法规，使广大干部群众理解、关心、重视和支持档案工作，促使档案工作者在工作中自觉养成遵照档案法律法规要求收集、整理、保管和使用档案的良好习惯。

2、提高档案管理人员的思想认识。档案人员首先要牢固树立从事档案工作的荣誉感，增强做好这项工作的使命感和责任感。只有培养起档案管理人员对档案工作和献身档案事业的热情，才能促使档案管理人员发自内心地端正服务态度，完善服务措施，变被动为主动，把工作做好，为利用者提供优质高效的服务。

3、逐步转变利用者对档案利用工作的看法。由于过去档案工作采取封闭或半封闭式的管理方式，使一部分人对档案广泛的社会性和丰富的内容不甚了解，甚至认为档案是“机密”，这些误解在一定程度上影响了档案的利用效率。随着《档案法》等法律法规的颁布实施和人们对档案工作重要性认识的提高，查阅档案的人员越来越多，档案工作已越来越成为整个社会中不可缺少的一部分，档案作用的重要性也是难以替代的，逐渐被人们看重。

（二）固本强基，加强档案基础工作。

1、加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整。为保证档案的齐全完整，就需要加强档案征集工作，确保档案原始资料齐全。同时把好接收关，特别注意接收一些有科研价值的专业档案。

2、加大对档案的审查和编排力度。随着对档案现代化管理力度的不断加强，需要我们对接收的各类档案进行重新编排和整理。由于许多接收的档案或多或少地存在案卷号混乱、与卷号不相符，或者卷内文件目录未编写、页码不齐全和装订不齐全等问题，因此，在接收时应严格审查，加大编排力度，采取行之有效的方法，及时解决存在的各种问题。

3、科学编纂，主动提供服务。档案管理人员必须全面了解社会发展方向和需求信息，结合馆（室）藏实际，有目的、有计划地编研一些参考性，指导性的资料，提供给社会各界利用。只有搞好收集、整理、鉴定、保管、检索、编纂等工作，才能为提供利用工作打好坚实可靠的基础，否则就会使档案工作成为无源之水，无本之木，更无法开展档案的提供利用工作。

4、完善档案检索工具。能否及时准确地提供档案，为利用者服务，在很大程度上取决于有无完备的检索工具。档案管理部门可以充分利用现有的档案管理软件，依托系统内部局域网，实现档案信息的共享，甚至可以建立档案馆（室）内部局域网，制作自己的网页，组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上各单位网站，在原有的案卷目录、全引目录的基础上编制文号索引、专题目录、基础数字汇编等检索工具，使档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

（三）加强学习培训，实现档案管理现代化。

1、加强对档案人员的学习培训。随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的逐步使用，对档案管理工作的主体档案人员提出了新的更高的要求。只有采取多种学习形式，抓好档案干部职工的政治、业务和科学技术相关知识的学习培训，不断提高“两个素质”和管理水平，才能充分发挥档案的作用，提供及时、完善、准确的服务。

2、建立健全档案工作各项规章制度。《档案法》第十条明确规定：“各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其它組织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理现代化”。建立诸如《档案资料收集办法》、《档案接收制度》、《档案利用制度》和《档案工作人员岗位责任制》等一套行之有效的制度，利用制度规范档案工作各个环节上的程序和标准，明确档案人员工作范围和职责，确保档案利用工作建立在坚实的基础之上。

3、加快实现档案管理现代化。现在，企事业单位办公自动化已广泛启动，档案管理现代化也是必然趋势，这对档案的提供利用工作具有重要的意义。档案管理向现代化方向的转变，将是一场伟大的变革，我们只有从现在起就健全档案管理和利用的机制体制，充分发挥主观能动性，创造条件，才能尽快完成档案管理现代化的转变。