新条例下疫苗销售业务电算化核算的探索

普云飞?杨婷婷

摘要：“山东疫苗事件”后国家重新修订了《疫苗流通和预防接种管理条例》，规定了疫苗生产厂家要对二类疫苗销售及冷链运输的全过程负责，目的是保证疫苗销售后的可追溯管理。作为二类疫苗销售源头的生产厂家，在新条例销售业务模式的要求下，当务之急是尽快采用合理、高效、快捷的会计核算方式来化解政策改变带来的业务核算巨大压力。

关键词：疫苗销售模式；二类疫苗销售核算；电算化

2016年我国生物制品行业发生了重大变化，国务院于2016年4月23日重新修订了《疫苗流通和预防接种管理条例》（以下简称：新条例）。其中第十五条规定：“第二类疫苗由省级疾病预防控制机构组织在省级公共资源交易平台集中采购，由县级疾病预防控制机构向疫苗生产企业采购后供应给本行政区域的接种单位。”该规定取消了自2005年6月1日以来执行的“疫苗生产企业可以向疾病预防控制机构、接种单位、疫苗批发企业销售本企业生产的第二类疫苗。疫苗批发企业可以向疾病预防控制机构、接种单位、其他疫苗批发企业销售第二类疫苗。”的销售模式，从“两票制”变成了“一票制”，故此疫苗生产厂家的销售业务会计核算方式也随之改变。

一、销售业务模式的变化内容

中国医学科学院医学生物学研究所（以下简称：生物所）是集产学研为一体的事业单位，其业务中包括人用肠道病毒疫苗的研发和生产。新条例的修订改变了生物所二类疫苗销售的原有业务流程，2017年全国实行了县区级疾控中心在省级交易平台下单采购的方式，使生物所的销售客户和订单操作量暴增，从而带来了会计核算工作量的增加，具体变化如下：

（一）客户对象的变化：销售客户由原来的疫苗批发企业变成了全国县区级疾控中心（事业单位）。

（二）客户数量的变化：由30-40家疫苗批发企业变成了全国2800多家县区级疾控中心。

（三）订单数量的变化：原来一个省的订单量为当地疫苗批发企业平均2个月左右下一份订单，变成了全省的县区级疾控每个月在交易平台上下几十到上百份订单。

（四）单份订单采购量的变化：原来疫苗批发企业一份订单的数量平均为几万瓶，条例修改后变成了县区级疾控中心一份订单购买数量平均为几百瓶（低到几十瓶，高到几千瓶）。

以上客户对象以及订单数量的变化，导致了生物所二类疫苗的销售订单流量从条例修订前的平均约250单次/年左右，变成了修订后的平均约10000单次/年左右，增加了近40倍。销售订单数量的剧增带来了业务操作和核算上的压力，故生物所于2016年11月开始启用了用友U8系统的销售管理、库存管理和存货核算模块，将新条例修订后疫苗生产厂家销售流程执行与账务核算的改变和压力，通过会计软件进行化解，经过了一年多的运行收到较好的效果。

二、融入政策要求的电算化基础构架及流程设计

根据新条例要求，2016年至2017年间各省市陆续出台的管理要求流程一般为：厂家参加省级交易平台招标准入→与县区级疾控中心相互交换资质→县区级疾控中心在交易平台订货→厂家接单并签订购销合同→厂家发货、开票→疾控中心到期支付货款。围绕上述全新的销售业务模式，生物所在用友U8系统中设计了产品销售发货及财务处理流程，在满足大量业务要求填制销售、物流相关单据的同时，满足了财务部门快速进行大量经济流核算的需要，具体设计框架如下：

第一步：建立全国各级疾控中心目录及编码，完成县区级疾控中心备案信息录入。由于我国各级疾控中心的编制设置是每个省、市、县区级区域内只会有一家对应的疾控中心，为了保证客户编码的唯一性和系统性，生物所采取了以全国省、市、县（区）的行政区划代码来作为用友系统客户编码的方式，将全国所有具有事业单位法人资格的疾控中心预先设置在用友系统中，让会计核算使用的客户编码与现实中区划代码保持一致，避免了重复设置的可能性。

第二步：物流中心启用库存管理和存货核算模块。根据疫苗销售的需求设置核算明细栏目，将启用时产品实际库存情况及期初数量录入用友U8系统，通过用友系统按月制作所有产品的各类出入库单。

第三步：营销处根据省级平台订单填制用友订货单并审核。填制完成的销售订货单由营销处指定的专人进行详细审核，审核重点是：购货单位名称、产品名称、数量、单价、疫苗类型、包装要求、联系人及电话、收货地址、发货方式等，保证提供的发货信息准确无误。同时根据已开票填制销售发票信息。

第四步：生产管理处根据销售订货单生成发货单并审核。销售订货单自动传递到发货环节，用友系统中设置发货环节的作用是根据销售订货单生成发货单，同时以此内容为依据填写GMP要求的产品发货指令，审核后发货单自动传递到物流中心。

第五步：物流中心根据发货单制作出库单审核后发货。物流中心根据发货单信息生成基础出库单，在补充填制了物流产品出库所需的相关内容并经审核后，正式用于库房发货以及随货同行的出库单即可打印使用。

第六步：计财处根据用友系统的发票和出库单自动生成记账凭证。根据已完成的发票单和出库单，计财处可自动生成销售以及产品出库的记账凭证。

三、疫苗销售业务电算化后存在的问题

生物所启用产品销售发货的电算化处理后，销售、物流、财务等部门的核算效率得到了极大的提高，成功地化解了业务模式变更带来的巨大压力。但作为尚在摸索中的核算系统，使用中还存在着以下问题：

（一）销售、物流环节上部分岗位需要具有财务会计知识的专业人员。

（二）由于部分客户的款项支付需要当地财政部门完成，发货时“一货一单一票”的同步性难以执行，到年末很多疾控拒绝接受发货时的发票，要求到次年付款期时再开，给销售收入的准确核算带来障碍。

（三）跨月作废的红字发票冲销时会涉及到物流发货出库环节，不能仅仅只处理发票跨月错误导致重开的单一过程。尚未找到同时在销售模块和财务模块之间进行发票冲红的账务处理方式，目前只能由财务人员避开销售模块在财务模块下做冲账处理。导致销售模块结账后发票冲红行为无法执行和显示，重新开票的票号信息无法录入系統里，只能进行手工记录备查。

（四）由于銷售环节偶尔存在客户因各种原因拒收货物的情况，但由于电算化系统的逻辑性，无法一一区别处理，只能全部由营销处以订货单冲红的方式完成，不利于退货原因的反映和分析。

（五）销售合同与订货单的同步电算化管理存在难点。目前全国没有统一的平台合同模版，购销双方在各省省级平台上的订货，只有极少数省市在平台上设置了电子签章和电子合同，大部分省市在签订购销合同的方式上，还是用纸质合同经双方签字盖章后邮寄对方保存，故购销合同的收集滞后于销售发货、收货的环节。所以营销处计划要在填制销售订货单时确定对应合同编号的理念暂不能实现，而后期单独的合同归档编号工作又需要一定的人力和时间。

四、疫苗销售电算化管理的经验总结

生物所2017年疫苗销售电算化系统的成功应用，较好地诠释了“业务流决定经济流”的理念，同时也证明：

（一）电算化工作在初期进行框架设计时，要求参与人员一定要充分熟悉软件系统优缺点、单位业务流程以及行业特殊性的细节。只有充分考虑到所有环节上可能存在的问题，并制定出可操作的流程时，电算化工作才能顺利地推行。

（二）疫苗销售业务电算化工作涉及到一个企业中最重要的三个经济部门：销售、物流、财务，在联动试行初期会有不少协作问题需要及时解决，所以需要相关部门一定要统一思想，避免各自为阵，否则会严重影响销售模块的使用，影响发货的即时性，导致得不偿失的结果。

（三）平衡好软件系统逻辑性与业务操作特殊性的关系。在推进工作中要以“解决主要问题”为导向，在执行中边做边完善，条件成熟了再陆续增加其它外围工作的电算化，实在不行采用手工记录备查的方式补充。切记不要因为过于“大而全”的理念或过于“纠缠细节”的状况，导致电算化工作受阻或停滞。

以上为生物所2017年二类疫苗销售业务电算化工作的推进情况以及粗浅的工作总结，提供给同行们在工作中参考。

参考文献：

[1]国务院.关于修改《疫苗流通和预防接种管理条例》的决定，发文字号：国令第668号，成文日期：2016年04月23日，索引号：000014349/2016-00074，http：// www.gov.cn/

[2]国务院.疫苗流通和预防接种管理条例，发文字号：国令第434号，成文日期：2005年03月24日，索引号：000014349/ 2005-00041，http：//www.gov.cn/

（作者单位：中国医学科学院医学生物学研究所）