大数据背景档案管理工作的挑战与机遇研究

[摘 要]随着全球信息化进程的日益推进，传统的档案管理模式已经无法适应现在的工作节奏。大数据时代的到来给档案管理工作带来了再发展的方向和曙光，同时也产生了一些前所未有的工作挑战。本文主要在简要介绍大数据时代特征的基础上，结合档案管理工作的自身特点，分析在档案管理中应用数据存储、云计算等高新技术所产生的隐患及实际工作的不足之处，并以此为发展痛点抓住机遇，提高档案管理工作效率和工作能力，强化数据内在价值开发并提升档案信息利用率。

[关键词]大数据；档案管理；机遇与挑战

大数据，作为信息化时代高新技术的支撑，早已融入到我们工作生活的方方面面，与其说是新发展起来的数据产业，倒不如说是将分布零散的数据资源进行整合加工再利用。各行各业在信息化发展浪潮的冲击下，都显现出了巨大的无力感，低下的工作效率和资源利用率使行业的升级换代变得迫在眉睫。然而所有新生事物的出现都并不是完美的，相伴而生的巨大隐私安全隐患可以随时给政府、社會、个人带来前所未有的伤害，因而，我们需要学会如何在实际工作中用好大数据这把双刃剑。

一、档案管理面临的工作挑战

档案管理，渗透于社会生活的方方面面，无论是企业、高校还是政府都需要对海量的资料进行采集、编辑、检索、管理、统计和研究。运用网络空间将档案信息进行数字化处理，在提高工作效率的基础上更大大提高了信息利用率，然而信息技术的应用在带来发展的同时也为档案管理工作迎来了不小的压力，下面我们从以下四方面简要分析一下。

1.隐私安全风险

档案，作为人们关键信息的集成产物其重要性不言而喻。在数据化处理的过程中，所有的个人信息都将以电子档案的信息的形式存储起来，甚至要运用云技术上传到云空间进行一系列的分类统计研究来提升信息利用率。此时如果有人利用技术漏洞窃取档案资料，信息被不法分子加以利用，所造成的后果于集体于个人而言都极其严重。

2.数据处理弊端

随着数字技术的广泛应用，近年来数据信息呈现出指数式增长态，越来越多的数据对数据存储设备也产生了更高的技术要求。同时数据处理过程中，数据需要上传至空间系统而海量的数据进行迁移也绝非易事，数据上传速度慢使得整体工作时效性得不到保障。并且在海量资料中没有建立系统的索引结构无法实现高效精准的资料查找。

3.信息技术发展不足

大数据为云计算提供数据基础，而云计算才是大数据利用的结果，没有成熟丰富的资源共享机制无法实现同步计算和高效检索。目前的数据为分布式运行状态，数据迁移会产生巨大的数据流量进而造成不必要的损失，同时，目前因为云技术发展局限，并非所有数据都能做到百分百准确，存在一定的容错率，档案管理系统越不完善，技术越不精进则出错率越高进而影响实际工作。

4.专业人才缺失

目前，专业人才的培养机制滞后于档案管理数据化的快速转变，很多地方出现了高新技术设备完善却没人能用的尴尬局面，不仅使得高新技术的作用无法得到充分发挥更影响了日常的工作需求。所以，我们需要加强信息化管理专业人才培养，同时，完善落实在职工作人员的技术培训，激励其自我学习进步，理论实践两手抓进而提高工作能力。

二、档案管理工作的发展机遇

传统的档案管理以信息的采集为工作重点，不仅管理工作效率低、信息资源利用率低更无法做到信息的深度研究和统计。所以，我们要将大数据思维与云技术结合档案管理工作特点，转变工作思路和工作重心，以传统模式的发展局限作为数字化管理发展的方向，进一步提高档案管理工作效率和信息资源利用率。

1.提高档案管理工作效率

在传统档案管理过程中，信息的采集存储往往需要耗费很大的精力，在日常应用中，其真正发挥的作用却是微乎其微，并且在需要再次编辑档案或者调度档案时，从海量文件中查找的过程也十分繁琐。应用数字化档案管理系统，通过文件扫描或云空间资源共享的方式可以实现便捷的资源同步，利用数据索引机制来实现精准便捷的资源查找编辑，合理建构数据动态模型可以进行整体情况的及时监管。同时，应该将工作重心放到电子档案生成与调阅可读上，努力提高档案隐私安全性。

2.完善数据挖掘功能

档案作为人们信息的汇集单元，往常其作用价值往往只停留在采集存储阶段。数据时代的意义不只是将档案由纸质版变为电子版，更重要的是，通过档案中信息的采集与汇总实现全部资源的分类统计和相关性联系。只有深入挖掘数据间更密切的联系，才能找到管理发展的努力方向，实现真正的见微知著。同时，只有充分了解、合理归纳所有数据，才能在需要根据查找部分内容进行人才筛选时实现精准查找，加强对数据的了解可以提高数据资源利用率，让档案资料变得灵活起来。

3.实现信息动态运转

档案信息往往存在于一个角落无法得到有效的运转，没有流动的信息是无法创造价值的。大数据作为一个数据支撑，只有通过云计算找到数据间内在联系和有效归纳，才能发挥真正的作用和价值。同时，数据支撑并非只有一条渠道，通过建立信息资源共享中心，使信息实现一定程度上的互联互通可以最大程度的发挥效益，当然资源共享机制需要安全的数据技术做支撑来保证其正常运转。还需要深入研究信息间的内在联系，建立数据反应的动态模拟来提高数据价值和利用率。

三、结语

在信息技术广泛应用的今天，档案管理工作不仅面临着技术性的工作转变，更要转变传统的工作重心和工作思路。既要学习便捷有效的新兴发展技术，更要领会大数据的发展思维方式，统计归纳海量信息资源，找到其内在相关性进而建立联系。既要看到数据化所带来的风险和发展中暴露的问题，又要以此为发展痛点找到开展工作的方向。可以说，大数据时代带来的不是数据，而是人们对于数据价值的发现与深度探索，所以，档案管理工作也要以此为发展依据，既要提高工作效率又要加强数据资源的利用率和价值开发。

参考文献：

[1]孙英.大数据时代背景下档案管理的研究[J].现代经济信息，2017，（17）：58.

[2]王晓欠.大数据背景下做好企业档案管理的研究与探讨[J].办公室业务，2017，（04）：167.

作者简历：姜冬梅（1973-1-20），女，汉族，学历：大学本科，工作单位：烟台市莱山区政务服务管理办公室，职务：科长，职称：馆员，籍贯：山东省烟台市，研究方向：档案管理。