新时期人事档案管理工作探析

周红梅

【摘要】当前，我国无论是行政事业单位或是私人企业，其领导者普遍未对单位的人事档案管理工作给予足够重视，因而管理不规范的情况也较为突出，进而使得单位的人事档案管理工作难以充分发挥其作用，以至于严重影响了单位的人事管理水平。随着社会的不断发展，在各行各业都有了长足发展的情况下，人事档案管理工作的重要性也在不断凸显，对此，单位应务必努力提升自身的工作规范化水平，以此为提高自身的人事管理水平提供有效支撑。

【关键词】新时期 人事档案 管理工作

1 人事档案管理工作的特性

人事档案是对人的生平的真实反映，将个人的经历、工作业线和道德品质等方面的内容进行集中保存。具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性和机密性等特性。人事档案囊括的内容较为全面，将出生到上学再到工作中经历的所有重大事项利用文字记录下来，是对个人全貌的真实记载，是一个人人生经历的真实写照。在实际工作中，人事档案与人才的使用和工资息息相关，是人事部门开展人事工作的重要依据，其对个人和人事部门都具有非常重要的意义。人事档案在记录时并不是由个人进行填写，而是由单位的人事部门进行填写，具有较强的客观性和真实性，人事档案资料更加真实，具有较强的参考价值。由于人事档案是对人的一生的真实记录，因此随着时间的推移会不断有一些新信息，因此人事档案管理工作中，需要不断对新材料进行收集，不断对人事档案内容进行更新。近年来人员流动性增加，在人员流动过程中，人事档案也会随之流动，这样人事档案才能更好地发挥其重要作用，并及时进行更新。由于人事档案是对个人信息的概括，不仅涉及个人及家庭的隐私，同时还能够从侧面反映出单位的重大决策和一些重要事项，因此人事档案管理工作中需要做好保密工作。

2 新时期加强人事档案管理工作的措施

2.1 加强对人事档案的动态管理

人力资源部门是人事档案的主要管理部门，但由于单位的人力资源部门的从业人员较少，并且要负责人员招聘、培训、绩效考核等方面的内容，工作量较大，所以，注重人事档案的动态管理体系构建及完善，需要从信息变动及信息存储应用等角度进行专项设计，以此实现人事档案管理效果的相对提升。事业单位的从业人员流动性较大，所以对人事档案也要随着人员的流动而进行调整，对其进行动态管理。首先是人事档案是从业人员在各个时期、各个阶段真实状态的反应，所以要体现从业人员的受教育水平、专业技术水平等。其次是单位要随着从业人员个人的发展变化而补充相关资料，例如从业人员的工作水平、同事评价、工作考核、工作态度等方面的资料，让从业人员的资料更加丰富具体。再次是增加从业人员在单位所作出的贡献，例如在人事档案上记录从业人员的个人专业技术水平，以及其发明和应用的新技术，让档案资料来增添从业人员的个人成就感，并且将让该项荣誉伴随从业人员一生。最后是归纳整理从业人员的学历资料、工资奖金的变化等。这些档案信息是基础资料，同时也是随着个人的发展而不断变化的，进而见证从业人员不断成长的过程。通过不断增添和调整人事档案资料中的内容，可以看到一个准确的、立体的从业人员的信息资料，进而为人才的综合评定提供大量的理论资料。同时只有不断增添个人信息资料，才能够做到人事档案的动态管理。

2.2 健全制度是人事档案管理规范化的根本保证

任何工作与制度的最终落实终究在人。因此，为确保单位的人事档案管理工作逐步往规范化的方向发展。作为单位管理者，除了需认真学习《中华人民共和国档案法》，以领会其精神外，尚需根据该精神并结合本单位的实际情况来制定科学、合理的人事档案管理制度，一方面可对相关工作人员的日常工作行为起到一定的约束作用，另一方面则能进一步确保单位人事管理各项工作的有效落实，以满足时代赋予单位人事管理工作的要求。

2.3 创新人事档案管理模式

随着市场经济体制的不断完善，近年来人事制度改革不断深人，一些新的人事制度的全面实施，使员工与单位之间的关系相对自由，这也增加了人员流动性。在这种新情况下，过去的人事档案管理模式已无法与当前多样化的人事档案管理工作相适应，因此需要加快对人事档案管理模式进行创新，针对于人事档案管理对象、主体及管理方式等多方面着手，加快推动人事档案管理模式的多元化发展，并进一步探索人事档案管理机制和模式，使其能够更好地与当前多元化的人事制度相适应，为人员的合理流动创造良好的条件。

2.4 推动人事档案管理的信息化

在当前人事档案管理工作中，需要加快推动信息化建设进程，将人事档案管理工作有效地与计算机技术和网络技术进行结合，依托于信息化手段来全面提升人事档案管理工作的效率。同时还要重视人事档案管理软件的开发工作，注重多种功能的实现及软件之间的兼容问题。打造人事档案管理信息化工作平台，使人事档案管理工作迈上一个新的台阶。

2.5 注重档案数据库的构建与维护

随着事业单位的发展，人员也出现较大幅度的变化，进而提高了人事档案管理的难度，所以为了协调人才与单位发展的关系，推动事业单位的有序运行，人事档案管理的工作越来越重要。部分单位虽然购置了信息化设备，但是利用效率较低，并未发挥信息设备应有的作用。所以，需要以完善信息数据安全管理制度的方式，对档案数据库的信息收录、信息安全、存储及应用等方面进行专项处理与调整，以此实现人事档案信息管理的相对处理与调整，这对优化人事资源档案的完备性、可靠性等方面有积极作用。注重数据档案库的安全系数提升，需要对其网络系统进行加密处理，在调整档案及相关数据保密性的前提下，实现信息档案的处理与调整。

结论

人力资源部门在日常工作的過程中，必须更新档案资料的管理理念，提高对人事档案的重视程度，并且为了降低工作量、提高工作效率要建立电子化的人事档案资料，并且根据从业人员信息资料的变化而进行增加或者调整，进而建立一个动态化、实时的全面的个人档案资料库，满足企业对人才资料的多方位、全面的需求。

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