信息化管理，HR勿忽视

李景贵

提到信息化人力资源管理，我们可能马上就会联想到当下很多知名的人力资源管理软件系统。专业软件系统的出现，确实极大地推动了人力资源信息化管理的进程，甚至使很多人都在讨论未来AI将取代HR管理职能的可能性。其实，信息化人力资源管理并不仅仅是专业软件的应用，在此我引用智库百科的一段解释如下：信息化人力资源管理是指以先进的电子信息技术为手段，以软件系统为平台实现低成本、高效率、全员共同参与管理过程，实现人力资源战略地位的全面、开放的人力资源管理新模式。信息化人力资源管理的实现不仅是一种高新技术的应用，更是一种全新的管理理念和管理思想的导入。

选择之困

再展开论述之前，首先我想分享观察到的一个现象：我在與很多企业的HR管理者交流中发现，他们对于当下HR领域的信息化管理工具并不陌生，也都不同程度地有过使用体验。但对于如何选择适合自己企业的信息化系统，往往感到为难，对于一些大型集成类的较为成熟的系统又觉得很难贴合企业HR的管理需求。于是HR部门内的人员会依据自己的偏好（大多是有利于本岗位工作效率提升的因素）分别向企业推荐不同的应用软件，有时这种情况会让企业有一种类似选择困难症似的痛苦。要知道，在企业内部推行一种新的管理软件较为容易，但要改变之前的习惯使用另一种软件还是较为复杂的，不仅要考虑之前数据的转移问题，还要考虑软件重新部署的问题，还有与企业内部其他系统进行对接的问题等等。

首先，软件设计思路的“普及化”与企业HR管理需求的“个性化”之间存在矛盾。对于软件而言，每一个针对HR管理开发的应用软件，其实都包含着自身的一些管理逻辑，作为一个希望被广泛应用的产品，势必会采用较为通用的HR管理模式，但对于HR管理需求而言，并不像财务、销售管理那样具有广泛类似的模式，反而企业个性化特征比较突出。这样就会让使用者觉得不匹配或者反而增加负担。比如每个打卡机其实都有内部的考勤软件，甚至现在更方便的移动考勤APP，但依然让很多企业的考勤人员免不了核对之苦，究其原因依然是企业个性化（制度不同）导致。

其次，企业HR管理者对于信息化管理理念认识不足，导致对于信息化管理系统建设缺乏系统思考。企业HR管理者采取信息化管理的动因往往基于减轻工作负担、提升工作效率。虽然很多软件应用在特定环节上具备这种能力，但是整体布局需要全局思考，软件毕竟是工具，如何选择工具取决于使用者要达成什么样的目的，也就是说，作为HR管理者，选择工具之前，先要对企业HR管理进行系统设计，而这就要求具备信息化管理理念。

综上所述，虽然第一个原因所描述的矛盾众所周知，但很多企业出于成本考虑也不会为HR部门量身定制开发软件，所以“软件+表单”的处理模式普遍存在。但这并不是不可解决的问题，随着技术的发展与企业管理水平的提升，二者终将产生交点。实质上，理念的缺失才是真正阻碍企业信息化人力资源管理的根本原因。我理解的信息化管理理念应包含三个核心要素：数据设计、流程优化、应用布局。

数据设计

企业实施信息化管理，需要完成数据的上行与下行两个动作。数据的下行，是指企业要依据既定目标，自上而下地在各个环节中设定“控制数据”；数据的上行，是指企业依据管理需求，自下而上地采集“结果数据”。然后通过对二者之间的比较分析，不断调整管理决策，来达成企业目标并提升管理水平（如图1所示）。

如果我们要在信息化系统中完成上、下行数据的对比，必然要先实现上、下行数据在相同的规则里流动，而这个规则的建立，就是数据设计的核心内容。通过图1我们还应该注意到几个特征：

数据上行的规则来自于顶层设计

也就是说企业实施信息化管理，实际上是要完成有针对性的数据处理工作，否则某些企业即便使用了信息化工具，实现了一些智能化数据处理功能，但由于缺乏顶层设计，也并不能称之为信息化管理。其实往往有些企业内部缺乏的不是数据分析能力，而恰恰是最基础的数据采集体系（上行规则）。

数据采集看似简单，但需要采集什么数据，如何采集，其实是个需要进行顶层设计并且非常系统的工程。如果没有对数据采集的具体要求，再强大的系统也无计可施。因此，在实施信息化管理之前，需要站在管理需求端，对数据的采集方式、采集标准进行设计。也就是说首先要明确想要什么，再去使用信息化工具便捷、准确、高效地采集数据。因此，数据设计的本质是对管理工作的解析，是从目标到指标、从指标到数据的梳理工作。

数据下行的规则来源于企业目标

数据下行规则设计是自上而下的思考顺序，源于企业目标，而企业目标的设立也是管理工作的源点。“设立目标-明确目标-分解目标”通常是每个企业的头等大事。对于HR管理者来说，这更是绩效管理的基础。在没有信息化管理工具的时代，企业通常会以文件、表单的形式对既定目标予以体现，再通过部门之间会议、表单传递的方式加以管理。但如果我们采用信息化管理工具之后，仅仅是让所有人都能方便地查看到企业目标的相关文件，似乎就没有变革的意义了。我们更期待的是将设定好的目标融入信息化工具中去，在工作前发挥指导作用，在工作中产生控制功能，在工作产生结果后能够便捷地比对。如何才能实现呢？这还要从“目标”说起。了解平衡记分卡的HR都知道，企业设立目标往往不只是单一地考虑业绩层面，还会在客户、管理、学习与成长层面设立目标。但无论如何设计目标，最终都会由两种形式构成：一种是量化的数据性指标，一种是非量化的描述性指标（如图2所示）。

因此，在信息化管理系统中要让企业既定目标发挥作用，就必须针对目标的可量化部分部署“预算管理系统”，而针对非量化部分需要部署“计划管理系统”，以确保数据可以有效下行。

数据上、下行规则设计的内容较多，比如会计科目、组织架构、职级体系、产品体系、价格体系、客户体系等都属于数据规则。下面通过几个例子说明数据设计的目的和作用。

组织架构：在信息化人力资源管理中，组织架构是数据上、下行的最基本规则之一，我们需要依据组织架构分解目标，采集收支数据。在系统中，一旦组织架构发生结构性改变，将会对数据分析工作产生巨大的干扰。因此，在实施信息化管理之前，要有预见性地设计组织架构，信息化系统中部署的组织架构可以大于现行的组织架构。一旦组织架构数据确准后，运营管理（OA）、生产管理（ERP）、销售管理（CRM）的部分都要進行统一，否则数据之间就会失去关联性。

职级体系：在企业中，员工的层级、职务类别、薪酬标准、福利待遇标准等信息的关联构成了职级体系。企业的职级体系制度形成以后，各项标准就会被部署在信息化系统当中（可以理解为数据下行），而员工入职、离职、异动等情况产生的数据就必须依据这个规则来采集录入（数据上行）。如果没有这样一个职级体系，也就意味着数据上、下行之间不存在统一规则，那么假设HR希望利用信息化系统提供一份端午节福利费用名单，系统将无法进行智能的筛选并快速给出结果。因为我们并没有事先给系统提供一个筛选的条件。造成这种情况，并不是系统出了问题，而是数据的设计出了问题。

综上所述，如果没有数据设计，信息化管理工具只能单向完成数据上行的统计分析工作。但是一个没有参照物的数据分析结果是没有意义的。在HR管理中，可采集的基础数据范围其实非常广泛，比如员工信息，个人属性（年龄、性别、民族……）、教育属性（学历、专业、毕业院校……）、企业属性（工号、部门、岗位、职级……）等等，字段非常之多，这一部分在目前的很多软件中确实已经比较成熟，从录入到统计都比较完备，大部分都可以直接使用。但是就算你拥有了全部的数据统计结果，也只是单方面上行数据的统计结果。就比如你清晰地知道了迄今为止你们企业每个月的人员编制情况，这又能说明什么呢？如果通过人均产出的目标与实际数据做对比，我们就能够知道编制是否合理。这就是需要在做数据设计时应该考虑到的问题。

流程优化

在HR管理过程中，除了一些必须留下纸质凭证的环节之外，几乎都可以实现信息化管理方式。但信息化管理工具并不能自行判断办事流程，更不能给出事务的处理意见。它需要在工作前，由管理者预设一个规则，这个规则就是流程。

在企业管理中，一个不能够被程序化的工作流程是有问题的。之所以这样说，是因为工作流程必须是一个有着明确起始点且路线清晰的通路。这条路只要在实际工作中能走通，就一定可以在信息化管理工具中得以体现，否则就说明这条通路存在设计问题。所以如果想要实施信息化管理，流程优化是一个必须要重点考虑的工作。

我们在优化流程时，应考虑以下几个因素：

企业的授权体系

在信息化工具中，授权体系是一个基础的要求，什么层级的人可以批准什么程度的事情，这决定着流程的长度。在一些企业使用OA部署审批流程时，由于没有授权体系作指导，只能采用开放的部署方式，也就是说员工在发起事务走审批流程时，需要自主地选择流程通路。这样看似很灵活，但实际上会造成工作流程以及后期数据的混乱。

工作流程的核心判断节点

一个工作流程从发起到结束，需要相关人员都可以看到，并在他们所负责的判断节点上做出选择。要知道，对一个工作关注的人越多，出现问题的几率就越小，但同时也可能影响工作推进的效率。所以在信息化管理工具中必须清晰地找到工作流程核心判断节点，这与工作本身有关。如果没有把工作本身的流程想清楚，是不可能指望信息化管理工具发挥作用的。

流程中的数据沉淀

在一些审批流程中，比如请假流程，如果在流程结束后只是得到了一条审批记录，而不能得到请假信息的数据表，那么这个请假流程的信息化管理无疑是失败的。其他的流程也是如此，如果没有数据沉淀意识，在选择或设计信息化管理工具时就会把简单的事情变得复杂。

应用布局

信息化管理之所以大大提升了工作效率，其中一个很重要的原因是它让更多的人同时参与到了企业管理中来。参与者既是一个数据的提供者，同时也是数据的管控者。在企业内部参与信息化管理的员工一般都会有三种应用场景：数据录入、数据判断、数据查询。这就需要一个合理的布局，让不同的人在不同的时间、环境之下产生的数据关联起来。这就需要我们在关注数据、流程的同时，还需要考虑实际情况中的应用场景。同时为了保证应用效果，还需要为信息化管理提供制度保障。

对于众多HR管理软件而言，无论信息化管理工具自身有多么优秀，也必须要有一个使用者来发挥它的作用。正如一把万能钥匙，如果没有人去合理地使用它，它也无法自己决定或主动打开哪一把锁。因此，无论科技发展到何种地步，人力资源管理终归是人与人之间的关联，人始终是人力资源管理的决定因素。假如你因为没有跟上信息化管理的步伐而被淘汰，你的出局绝不是输给了工具，而是输给了自己的理念短板。