事业单位档案数字化建设面临的问题与措施

石春梅

摘 要：在最近几年来，社会上各个领域都面临着巨大的变化，事业单位必须要实现数字化建设才可以推动事业单位更好的发展，有利于提高档案管理的有效性。伴随着社会结构的转变，社会上加大了对于档案管理数字化的关注，下面是笔者结合自身工作经验分析的事业单位档案数字化建设面临的具体问题和措施，为相关的工作人员提供参考和借鉴。

关键词：事业单位；档案；数字化建设；存在问题；有效措施

在新的历史发展阶段，科学技术的水平越来越高，社会的网络化和数字化趋势更加明显，所以在事业单位工作过程里，必须应用好数字化技术，这对于后续工作展开具有重要的意义，所以，怎样优化现在的事业单位档案数字化建设是现在必须重点思考的问题。，下面是笔者进行的具体分析。

1 事业单位档案数字化建设中存在的问题

从目前的情况来看，大部分事业单位已经意识到档案管理数字化建设的意义，不过，在实际建设时依然有很多不足，不利于事业单位数字化建设。和过去的档案管理制度相比，数字化管理可以更好的引进人才，也更有利于扩大资源的共享性，推动我国事业单位建设进入到一个全新的阶段。

1.1 尚未树立对档案管理数字化建设的正确认识。

尽管社会上的大部分人都意识到数字化建设的重要性，但是他们并没有把数字化工作融合到事业单位的档案管理工作里，具体建设难度依然比较大。另外，由于很多事业单位没有充分的了解数字化档案管理，使得数字化技术便捷性高、灵活度大、保密性好等优势无法被真正发挥出来，从而大大降低事业单位档案数字化建设工作的有效性。事业单位在进行建设时，必须要以发展的眼光看待问题，以符合社会发展需求作为基本建设原则。只有积极地尝试接触新鲜事物，才能在潜移默化中树立对事业单位档案数字化建设的正确认识。

1.2 投入的资金有限。

对于事业单位来说，由于缺乏足够的资金，导致事业单位的档案数字化建设没有可靠的设备，加上很多事业单位的软件系统不合理，所以很难推动事业单位档案数字化工作进行。尽管我国的硬件设施已经比较成熟了，软件开发也取得了一定的成就，但是通过闭着的实际调查发现，仍然有一部分事业单位存在资金投入较少、数字化设备不足、系统更新不及时等问题，从而对档案数字化建设的发展造成不利影响。加大对数字化技术的投资力度，有利于及时完善档案管理系统，有效保证档案资料的安全性，减小资料泄露、丢失给个人和国家所造成的损失。

1.3 从事档案管理工作的人员专业水平有限。

对于很多事业单位来说，在进行数字化建设中一方面要借助于高水平的设备，另一方面还需要专业的工作人员。然而我国现在的事业单位档案建设中缺乏足够的档案管理专业工作者，实际管理存在问题。数字化是一种更新换代速度极快的科学技术，对工作人员专业技术水平要求较高。因此，在实现事业单位档案数字化建设的同时加快引进高素质人才十分必要。

1.4 档案信息材料存在问题

對于事业单位来说，其档案信息比较多，在进行管理时程序也很复杂，另外由于很多部门的信息时比较独立的，所以在进行信息管理时会面临巨大的难题，导致档案信息存储比较分散、零乱，重复率还很高，大大降低了档案信息的使用率，并导致大量的重复劳动。在现有档案管理模式下，事业单位档案信息收集后要经过校对、分类、排序，编写档案目录等复杂的业务流程。一旦没有在新档案管理中进行工作，就会浪费大量的时间和资源，致使档案不能及时整理归档。同时，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出错。另外，现在的很多档案信息的利用率比较低，通常情况下，在利用事业单位的档案信息时要发挥人工的作用传递信息，这样直接导致效率低下，不利于充分利用信息，更别说能及时为使用者提供全面、及时、准确的信息，为科学决策提供重要的依据了。在新的档案管理模式下，要想查阅档案信息是非常困难的，在查找了目录以后寻找相关的档案架，然后在档案架上找到信息，这样的模式下很容易出现工作纰漏，也很难快速的找到档案。 这种档案管理方式极大地降低了档案信息的使用率，影响了事业单位的工作效率，也达不到档案的合理有效利用。

2 加快事业单位档案数字化建设的有效措施分析

通过上面的分析可以得知，现在的事业单位档案数字化建设中依然有很多不足，这极大的阻碍着事业单位数字化建设的发展，针对这些问题，笔者提出了具体的事业单位档案数字化建设措施，为相关的工作人员提供参考和借鉴。

2.1 重视对档案记录工作的数字化管理。

对于整个档案管理工作来说，档案记录工作的质量扮演着重要的角色，过去的档案管理模式比较落后，工作人员要肩负巨大的工作量，同时工作效率也不高，所以，必须借助于档案记录工作效果的好坏将直接决定档案管理工作开展的顺利与否。在传统档案管理的模式下，文书人员需要在各机构中不断奔走，工作压力也比较大，而现在则可以通过计算机网络，将各部门人员的个人信息上传到局域网终端，根据工作需要对所需资料进行查询、调阅，有利于更好的进行档案数字化建设。

2.2 注重对档案资料共享性的提高。

为了提高档案数字化建设水平，就要实现档案材料的共享，这样可以更好的传递档案材料，也就是说，事业单位的档案数字化建设非常复杂，它主要包括了对系统的设计、硬件设备的选用、软件系统的开发、档案的录入与输出、信息的备份与删除以及系统的安全维护等。对于任何一个事业单位来说，其设计的工作种类繁多，所以必须完善信息处理体系才可以实现档案信息的共享。

2.3 加强对档案管理人员专业素质水平的提高。

在事业单位的档案数字化建设中专业人才是最核心的因素，所以要想提高档案管理数字水平，就要提高档案管理人员的综合素质，具体来看要从以下几个角度出发：第一，重视对于专业的技术人才的培养，提高整个现代化档案管理水平；第二，明确各个岗位的人才需求，让他们可以在各个岗位上发挥自己的价值；第三，做好对技术人员的培训工作，以确保他们能够及时了解到最新的数字化技术。在当前这个网络技术高速发展的时代，只有不断提高自身的专业技术水平，才能最大程度降低应用网络技术时的安全隐患，实现智能化、自动化与数字化技术的完美结合，提高整体档案数字化建设水平。

2.4 不断提高档案管理的安全性。

现在的事业单位档案管理平台必须创建一个安全的档案管理平台，实现网络技术和现代档案信息系统的有机结合，提高整体网络化水平，营造良好的网络档案管理平台，借助于这个平台可以更好的保存和修改档案，同时还可以及时的传递信息。

在网络档案管理平台的作用下可以更好的录入文件和收集文件， 又可以由不同部门不同层级的使用者根据用户权限通过登入网络来进行检索，调用档案信息库查出所需查阅的目录和相关的档案信息等，并进行各种操作。这样一来，档案信息需求者可以更快的获得信息，有利于提高整体服务质量，减轻了档案管理人员的工作强度。

3 结束语

通过上面的分析可以得知，网络技术促进了整个时代的发展，在新时期，事业单位的档案数字化建设是大势所趋，所以，必须科学的认识数字化技术，积极面对在档案数字化建设中遇到的问题，为我国事业单位建设水平的提高奠定基础。文章通过分析现在事业单位档案数字化建设的问题，提出了档案数字化建设的措施，为相关的工作人员提供参考和借鉴。

参考文献

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