城乡居民社会养老保险档案的开发利用

童正花

摘 要：城乡居民社会养老保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受城乡居民社会养老保险待遇的重要依据。随着社会经济的发展，加强城乡居民社会保险业务档案的管理，更好、更深入、更安全地开发利用社保社会养老保险档案，使其发挥最大的作用，已经成为今后城乡居民社会养老保险业务档案工作的必然趋势。

关键词：城乡居民社会养老保险 档案 管理现状 开发利用

城乡居民社会养老保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受城乡居民社会养老保险待遇的重要依据。随着社会经济的发展，加强城乡居民社会养老保险业务档案的管理，更好、更深入、更安全地开发利用城乡居民社会养老保险业务档案，使档案发挥其最大的作用，已经成为今后城乡居民社会养老保险业务档案工作的必然趋势。盘龙区2011年7月被国务院批准为全国第三批新型农村和城镇居民社会养老保险试点县，截止目前，全区已有105391人参加城乡居民社会养老保险，城乡居民社会养老保险档案已全部规范化整理归档，并进行信息化管理。

1 城乡居民社会养老保险档案管理的现状：

1）对档案的重视程度不够。在现阶段的档案管理工作中，由于还没有充分意识到城乡居民社会养老保险档案管理的重要性，对其认识还停留在信息收集与整理阶段，由于重视程度不够，导致档案管理的理念和手段相对比较落后，在档案信息的处理分析方面存在不足之处，存在重业务经办，轻档案管理的现象。另外，在档案管理工作中的资金及人力资源的投入也相对比较缺乏，使城乡居民社会养老保险档案工作缺乏必要的基础和保障。

2）档案管理工作不规范。随着社会的发展，城乡居民社会养老保险参保人数逐渐增多，对档案管理提出了更高的要求。《社会保险业务档案管理规范》对社会保险业务档案资料收集、管理等方面进行了明确要求，但是从目前来看，在城乡居民社会养老保险业务档案收集整理的过程中还是有很多参保缴费、信息变更、注销登记等资料填写不规范，姓名、身份证号、联系电话、家庭住址等数据填写不准确，时有印章缺失、人为涂改、填写资料不完全等情况发生，导致城乡居民社会养老保险档案资料完整性、客观性、准确性较差。另一方面，城乡居民社会养老保险档案管理的规章制度不健全，对档案的管理分类，保管期限的界定存在模糊不清晰的情况。

3）档案管理人员专业性不强。目前虽然各经办机构都已经确立了专兼职的城乡居民社会养老保险档案管理人员，也接受了档案知识的培训，但是对城乡居民社会养老保险档案管理的专业性有所欠缺，平时对业务经办知识培训的较多，对档案管理知识培训开展的较少，档案管理人员对档案规范化管理交流的机会也不多。另外一方面，档案管理人员的知识水平和责任心参差不齐，知识水平高，工作经验丰富，责任心强的档案收集整理做得就比较好，档案管理比较规范。

4）档案保护工作不到位。目前的城乡居民社会养老保险档案大部分还是以纸质档案为主，在档案的存放工程中，受到外界环境作用容易出现损坏的问题。一般情况下对于档案的存放需要专门的库房，但是在有的地方由于受到资金条件的限制，不能设置专门的库房来进行存放工作，或者是存放的库房中缺乏必要的防范设备，使得存放的过程中对档案的使用性能造成影响。

5）档案管理的信息化水平不高。档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是城乡居民社会养老保险档案管理发展的战略目标。城乡居民基本养老保险档案的内容非常丰富，涉及面广，具有很强的动态性，随着社会和经济的发展，档案需进行网络化、数字化、规范化管理。有的城乡居民社会养老保险经办机构，延续的是传统的档案管理模式，对档案管理的信息化不够重视，信息化水平不高。

2 提高城乡居民社会养老保险档案开发利用的措施：

1）充分认识档案管理的重要性。随着经济社会的发展，社会保险体系的建设已成为各级党委和政府关心、社会关注、群众关心的热点问题。在工作中，我们要加大城乡居民社会养老保险档案工作宣传力度，结合城乡养老保险业务经办工作，采取会议培训、广播宣传、黑板报、印发宣传资料等灵活多样的方式方法，广泛宣传城乡居民社会养老保险档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对城乡居民社会养老保险档案工作的重视程度，积极争取各级党委、政府对城乡居民社会养老保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决城乡居民社会养老保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题，为建设和完善城乡居民社会养老保险档案工作创造良好氛围和有利条件。

2）档案规范化管理。城乡居民社会养老保险经办机构应当按照《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规范》和上级相关业务档案管理的规章制度来管理档案，建立健全城乡居民社会保险业务档案管理的工作职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、鉴定销毁等制度并认真落实，确保城乡居民社会养老保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。城乡居民社会养老保险经办机构办理城乡居民社会养老保险业务过程中形成的参保、缴费、转移、注销等资料，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。要重点加强城乡居民社会养老保险档案的收集整理，合理界定形成材料的归档范围，科学界定档案保管价值，准确划分档案保管期限，认真做好各类资料的归集和整理工作，保证归档资料齐全、完整、准确。要重视电子文档的管理，相关电子文本实行脱机备份，本地和异地各保存1份，并与纸质档案建立有机联系，确保齐全完整和信息安全。

3）提高档案管理人员的专业素质。城乡居民社会养老保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的业务知识，具备计算机实际操作能力。在加强城乡居民社会养老保险管理工作之中，一定不能忽视对城乡居民社会养老保险档案管理人员素质的提升，在城乡居民社会养老保险档案管理工作人员的招聘过程中就要注意对其的高标准和高要求，培养其爱岗敬业、勤勤恳恳的工作态度，加强对其工作过程的监督，使得工作人员对城乡居民社会养老保险档案管理更加科学规范。同时要注重对工作人员工作热情的激发，可以建立一些奖惩制度，通过奖励工作态度积极和工作业绩突出的员工来激励全体人员科学、高效地工作，为建立健全社会保障体系做出贡献。

4）加强档案的保护工作。城乡居民社会养老保险经办机构应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房。在进行档案管理的同时，需要按照相关的标准加强保护工作，适当加大在档案管理方面的资金投入，在条件允许的情况下配备专门存放档案的库房，同时保证库房的配套设备达到材料存放的要求。

5）应用信息化的手段管理档案。传统的档案管理方式，在使用效率方面已经无法满足时代发展的需求，不仅影响到工作效率，而且不利于档案资源的开发利用。城乡居民社会养老保险经办机构和档案行政管理部门要努力合作，共同促进城乡居民社会养老保险档案信息资源的整合与共享，提高城乡居民社会养老保险档案的利用效率。通过信息化管理方式，可促进城乡居民社会养老保险档案管理的规范性和系统性，对于档案资源的开发利用提供了有利的条件。

6）积极主动地利用档案。“管理是手段，服务才是目的”，提升档案的利用价值，才能充分发挥档案的服务功能。以前城乡居民社会养老保险档案管理服务工作局限在“你用我查”，“坐等上门”的状态上，随着社会经济的发展，这种服务方式已跟不上时代，也不利于档案的利用，要做到变被动为主动，积极主动地开发利用城乡居民社会养老保险档案信息资源，从封闭、半封闭的服务向开放式服务转化，满足参保人员对城乡居民社会养老保险档案的需求。

城乡居民社会养老保险档案作为一种重要的民生檔案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件。在时代快速发展的时代背景下，城乡居民社会养老保险档案资源具有非常重要的利用价值，通过城乡居民社会养老保险档案资源的开发利用，可更好地为广大的参保群众服务。