高职院校人才培养工作评估与档案工作关系研究

葛春蕾

【摘要】教育部从2004年开始正式启动高职高专院校的人才培养水平评估工作，并形成5年一轮的教学评估制度，来推动高职高专教育持续健康发展。高校档案直接记载学校教学历史，反映学校教学工作全貌，记录学校人才培养的全过程，在人才培养水平工作评估中具有重要作用。

【关键词】高职院校；评估；档案工作

高职院校的评估既是对院校整体工作的全面检查，又能对院校的各项工作起到“以评促改、以评促建、以评促管、评建结合、重在建设”的积极作用。评估的结果，直接关系到学院的生存和发展，如果没有档案材料作为支撑和佐证，就不可能有效地开展高职院校人才培养工作评估。因此，高职院校人才培养工作评估与高职院校档案工作具有密不可分的关系。

一、高职院校档案工作对人才培养工作评估的作用

高职院校档案，是指高职院校在办学活动中形成的具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录，是高职院校评估的基础和依据。档案为学院汇编材料提供第一手资料，随后又为专家通过系统查阅院校发展的原始档案资料来搜集学校教育的主要信息。

（一）为高职院校人才培养工作评估提供材料支撑。高职院校档案是高校在各项活动中历史面貌的真实记录，是高职院校评估中最直接的资料。学院的历史变迁、学院历届领导班子的基本情况、学院机构和专业设置、师资队伍建设、普通高等学校基层报表、党政会议记录、在学院的发展进程中所形成的重要录音带、录像带、光盘等都属于档案，是高职院校档案的组成部分，它可以把学院的一些重大活动通过多种形式生动地再现，都是提供给高职院校评估的最可靠的第一手资料。

（二）为评估专家进行科学决策提供参考依据。档案的参考依据作用就在于它的可靠性，而真实性正是档案的特征之一。高职院校档案记录了学院员工在各项活动中的思想发展、经验教训，以及创造性成果，比如评估中准备的教学建设与改革佐证材料中，如专业设置、教学大纲、教学计划等，都是学院教职工智慧和经验的结晶，是学院教学工作的真实反映。提供完整、准确、系统的档案资料都能为评估专家组了解过去、研究现在、预测未来做出科学评价，为科学决策提供重要依据。

二、高职院校人才培养工作评估对档案工作的影响

（一）推动档案工作良性发展。1.明确了档案工作的地位。评估之前，教职工缺乏对档案工作的了解，认为档案部门是一个无足轻重的岗位。有些高职院校领导也没有给予档案工作足够的重视和支持。通过评估，院领导站在一个全新的角度看待新形势下的档案工作，认识到高职院校档案工作是办好学院的重要基础工作之一，同時也是衡量学院教育教学质量和管理水平的一个重要标志，档案工作才能真正纳入学院计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；做到在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。2.有利于提高教职员工的档案意识和档案工作人员的服务意识。档案工作中最常遇到的问题就是档案材料收集困难，文件材料的不齐混乱而造成案卷质量不能达到要求。主要原因是群体档案意识薄弱。有些职能部门或个人，将一些具有查考利用价值的档案材料或是散存在承办部门，或是留在个人手中不愿交到档案部门统一管理。通过评估，学院广大教职员工能够深切体会到档案的重要性，为提高档案工作地位打下良好的思想基础。在评估实施过程中，专家组不仅进行实地考察，而且要对教学各项指标体系所需的资料进行查看，很多材料需要我们档案部门提供。因此，学院档案部门必须能够满足高职院校评估专家们方便快速地检索、调取并有效利用档案信息的要求，这在无形中强化了档案部门的服务意识。3.改善了档案管理条件。长期以来，高职院校忽视对档案基础配套工作的重视，使高职院校档案事业发展相对滞后。高职院校人才培养工作评估是档案部门加快档案基础设施建设的良好契机，添置先进实用的现代化办公设备，计算机、扫描仪以及购置专业的档案管理软件，实现档案管理现代化。

（二）在人才培养工作评估中发现档案工作存在的问题。1.制度不健全，管理人员操作不规范。一方面，很多高职院校是由中专升格而来，档案管理思路还留有中专痕迹，档案工作运作相对比较落后，通过评估，发现档案管理还存在管理制度不够健全完善的问题；另一方面，由于操作不规范，高职院校教学中的许多资料由形成部门保管，如教师的授课计划、任课安排、工作量核算、课堂教学材料、课程进度表、学生实习报告、期末试卷等，这些资料均由各系部或教务处保存，不向学院综合档案部门移交，因此，在很多高职院校这部分档案是长期处于放任自流的状态，而在人才培养水平评估工作中，这部分教学档案资料是重要的佐证材料。2.档案工作人员不足，专业素质不高。一方面，档案部门人员配备少，由于很多高职院校档案室隶属于院办公室，专职档案员还承担了大部分办公室的工作，缺乏对各部门兼职档案员的业务指导；另一方面，兼职档案员各自承担了大量的日常工作和教学任务，无暇整理档案，并且各部门兼职档案员只是挂一个虚名，他们中不少人没有经过专业理论知识的学习培训，缺乏必要的实践经验，影响档案整理进度和质量。3.档案管理现代化水平较低。很多高职院校还停留在纸质档案管理阶段，查阅方式也基本是人工调阅、翻阅。院校在办学历程中形成了丰富、珍贵的纸质档案资料，这些档案若不加以信息化处理，一旦档案原件损坏，利用价值就会大打折扣。

三、以评估为契机加快档案工作建设步伐

在高职院校人才培养工作水平评估动力（下转第186页）（上接第180页）作用下，高职院校档案部门要以此为契机加强高职院校档案工作建设。

（一）健全档案管理制度，建立监督和考核机制。建立健全档案工作规章制度，使工作有章可循，有据可依。完善档案的保管、利用、借阅、安全保密、归档范围和保管期限、鉴定等制度。加大档案部门对兼职档案员的指导，各部门兼职档案员要按照《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的要求，及时将散存于各部门或个人手中的有重要保存价值的文件材料进行归档，加强对兼职档案员的业务指导和考核，奖惩结合，提高兼职档案员工作的主动性。

（二）加强档案工作队伍建设，建立档案管理网络。只有建设一支能力强、素质高的档案工作队伍，才能保证高职院校档案工作正常开展。首先，要确保一定数量的专职档案人员，档案人员在专业结构、业务水平和年龄结构等方面构成要合理。其次，建立档案管理网络，发挥各部门兼职档案员的作用，将各部门兼职档案员的管理纳入档案管理体系中，增强兼职档案员的档案意识、责任意识，凝聚档案工作的向心力。

（三）加强档案信息化建设。以评估为契机，为保证专家在短时间内进行有效的检索和便捷地调阅各门类档案，高职院校必须要加强档案信息化建设，加快档案整理和档案条目的扫描录入、用档案管理信息化、数字化、网络化的新思路、新方法，把高职院校档案管理工作从实物管理转向信息管理，提高高职院校档案管理的效率，为高职院校进一步发展创造必要条件。

四、结语

通过对高职院校人才培养工作评估与高职院校档案工作关系进行分析，得出高职院校档案管理对评估具有提供材料支撑和提供决策依据的作用，良好的档案管理有利于推动高职院校进一步发展。同样通过评估也可以提高档案工作地位，改善档案工作环境，提高档案工作人员的服务意识，发现档案管理中存在的问题。高职院校档案工作要以人才培养工作评估为契机，针对档案管理中存在的不足，通过多种途径及时解决。

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