浅谈高校合并过程中档案工作面临的问题与对策

李敬

【摘要】一直以来，高校档案工作都是高校管理工作的重要组成部分，而在高校合并过程中则面临着种种问题。基于这种认识，本文对高校合并过程中档案工作面临的问题展开了分析，并结合问题提出了重视高校档案工作、加大集中管理力度、健全工作规章制度、建立档案工作网络、加快管理队伍建设等对策，从而为关注这一话题的人们提供参考。

【关键词】高校合并；档案工作；集中管理；工作网络

在科教兴国战略实施的背景下，国内高校开始遵循强强联合、优势互补的原则实现教育资源合并和教育结构优化调整。而高校合并需要完成不同层次和类型的学校合并，由浅入深实现融合发展，所以在合并过程中势必发生各种碰撞。高校档案工作为高校合并过程中需要重视的工作，将对高校教学、科研和管理产生重要影响。但是高校档案工作同样遵循融合发展规律，因此还应加强对高校合并过程中档案工作面临的问题与对策的分析，以便更好地推动我国高等教育的可持续发展。

一、高校合并过程中档案工作的重要性

在高校合并的过程中，只有加强档案工作才能保证高校档案的完整性、统一性，同时体现高校历史延续性，加强对高校未来发展趋势的科学判断，为学校合并后的资源配置和工作开展提供科学指导。通过高校的档案，可以了解高校的历史源流，从而加强对高校全部历史的把握。在高校合并的过程中，将实现全宗管理状况的不断调整，以便使学校档案全宗保持完整和统一。可以说，各高校全宗内容排列为学校发展历程的缩影，其中包含了高校各院校的历史沿革，可以体现出高校主体体系和各时间段的发展情况。结合这些档案资料，可以对高校合并后未来发展趋势展开合理分析和科学判断，明确高校资源配置是否存在重复、浪费等问题，以便使合并后的高校实现资源合理配置，确保高校各种资源能够得到充分利用。此外，通过对完整的档案资料展开分析，也能围绕学校今后发展、市场经济要求等方面开展调研工作，为学校各项工作的开展提供科学指导，继而有效推动高校的可持续发展。

二、高校合并过程中档案工作面临的问题

（一）高校档案资料缺失。在高校合并过程中，容易发生档案资料缺失的问题。从档案资料形成过程来看，其来源于学校各职能部门和院系开展的各种活动，从产生到归档需经历多个环节，并需要一定的时间。而在高校合并的过程中，各环节都发生变化。面对这种情况，如果未能提高对高校档案工作的重视，就容易导致档案材料的准确性和完整性受到影响。但就实际情况来看，高校合并过程中领导更注重机构、人员调整和各种资源的重组及优化配置问题，未能认识到档案工作的特殊性，导致档案工作未能按照高校合并期间的常规进行办理。受这一因素的影响，在高校合并期间，档案收集、管理工作遭遇了较多困难，在办公室搬迁、人员调整过程中出现了档案文件材料散失的情况，甚至出现了珍贵材料遗失的问题，继而导致高校档案质量受到了极大影响。

（二）集中管理力度不足。按照国家教育部出台的《普通高等学校档案管理办法》提出的要求，在高校合并或分立的过程中，都应遵循集中管理和方便利用的原则开展档案工作。为达成这一目标，应当在协商后由统一的学校档案部门负责进行档案保存。但实际在高校合并的过程中，却存在集中管理力度不足的问题。结合实践情况来看，一些高校的档案管理采用的是分散管理模式，如教务部负责进行教学档案管理、人事部负责进行人事档案管理等。在高校合并的过程中，高校在进行中层管理机构调整时未能及时建立满足学校发展需求的档案工作机构，导致高校档案工作在一段时间内面临着分散管理的局面。此外，也有一些高校尽管建立了相应的机构，但受校区间距离远、合并院校短时间无法扩大档案馆面积等因素的影响，档案集中管理工作未能得到落实。

（三）档案排列存在差异。高校合并过程中档案工作具有一定的特殊性，需要在档案移交的过程中完成移交清册的制定，明确交接人、监管人的职责，同时完成科学档案管理工作规章制度的建立，才能保证档案资料的完整。因为原本各校建立的时间不同，存在不同的隶属关系、办学宗旨和基本职能。在合并后，原本各校的全宗将变为一个高校的若干个全宗。而各校档案在编制、类目设置和排列等方面都存在一定差异，因此需要进行重新管理。面对这种情况，还要完成统一制度规范的设立，以便从档案类目设置、排列方式和分类等各方面实现统一管理，为档案集中管理功能组织落实奠定基础。但结合高校合并工作开展情况可以发现，高校普遍缺乏统一的管理体制，導致各分校区在合并过程中依然延续过去的档案工作方式，给后期高校档案排列带来了较大困难。实际上，高校在合并的过程中，档案工作原本就头绪繁多、情况复杂，缺乏统一管理制度规范将导致档案无法得到科学管理，同时也无法为基层档案工作的开展提供科学指导，继而导致高校档案出现归档滞后、材料不完整等问题。

（四）缺少健全档案网络。高校档案工作的开展，需要由专门的机构和人员负责，以形成相应的工作网络。但就目前来看，一些学校在合并前未设立单独的档案管理编制，仅安排办公室和人事处人员负责进行档案管理。而无论是在业务水平还是工作能力等方面，这些人员都无法满足高校合并后档案工作开展要求。因为在高校合并后，需要完成大量的档案材料整理、归档等任务，需要拥有较强专业知识的专职人员负责工作。而部分高校尽管设置了档案管理机构，但是在高校合并后机构将得到重新设置，人员也将实现重新划分，因此将形成新的档案工作网络。在实际工作中，该网络将受到高校分散管理、分校区办学等因素的影响，导致各校区档案管理人员无法与综合管理人员实现有效沟通与联系，继而导致档案工作难以顺利开展。实际上，在高校合并后，原有网络体系已经无法满足高校档案工作的需要，在网络新建的过程中还应树立大局观念和全局观念，引入先进的科学技术完成适合的网络体系的构建，以便使新时期的高校档案管理需求得到满足。

（五）档案工作队伍不稳。作为高校档案管理人员，还应从历史高度出发，对高校合并中各项事业的发展进行密切关注，运用档案工作的新知识、新技术对社会需求进行了解，完成档案信息资源的积极开发，以便通过科学预测及时发现合并中的新问题和新情况，提出有助于高校发展的建设性意见或建议。在实际开展档案工作时，还应围绕学校中心工作实现准确定位，不断加大服务力度和提高服务质量，从而为推动高校发展作出贡献。但就实际情况来看，高校合并后，会发生师资队伍迅速扩大的情况，将给人事档案管理带来较大的负担。与此同时，由于人事关系的调整，原本档案从业人员出现了大量离岗或转行的现象，同时高校档案队伍中也会加入缺乏档案专业知识和管理技能的人员。在实践工作中，这些人员业务不够娴熟，部分人员则未能正确认识档案工作，导致档案管理队伍不稳，人员无法全身心投入工作。

三、高校合并过程中档案工作的开展对策

（一）重视档案管理工作。确保高校领导给予档案工作足够重视，才能在高校合并过程中加强档案工作領导，将档案管理列入重要工作范围，与高校合并过程中的其他工作实现同步布置、检查、总结和验收。实际在高校合并过程中，档案工作为大项工程，不仅需要完成相应机构的建立，同时也要健全相关制度，确保人员编制、库房建设等工作开展需要的设备和经费能够得到落实，所以需要学校领导的大力支持。为此，还要加强档案法律、法规的宣传，确保高校各级领导和广大教职员工能够得到档案意识的强化，认识到档案是党和国家的宝贵财富，为高校事业发展的前提和无法再生的重要资料。在《档案法》的要求下，高校领导和教职工则能自觉维护档案，为档案工作开展提供全面支持，从而使档案得以完整保存。通过提高高校对档案工作的重视程度，才能使高校全体教职员工在高校合并过程中加强对重要文件材料的保管和归档，并在学校领导的统一带领下积极参与档案工作，继而使档案得到集中管理和高效利用。采取该种措施，也能使高校在合并过程中达成统一的档案管理工作目标，在档案工作开展过程中听取各方意见，在制定重大决策的过程中进行反复推敲，实现优势互补，从而使档案工作中的各种资源得到合理配置，继而为档案工作的顺利开展提供保障。

（二）加大集中管理力度。针对高校合并过程中的档案工作问题，还要加大档案的集中管理力度，采取集中管理模式开展档案工作。按照《普通高等学校档案管理办法》规定，全日制高校在校生数量达3000人以上，需完成综合档案室或档案馆的建立，工作机构由校（院）长直接领导，采用统一管理和统一规划的行政管理体制。在该模式下，针对学籍、教学、科研等各种档案，还要施行集中管理，在院系安排专门的档案员负责进行各类档案的收集，并按照制度要求定期移交档案。采取该种管理模式，可以确保档案管理人员、设备和经费得到统一调配，同时也能实现对档案目录、检索方法、档号等方面的标准化管理，为电子档案的生成奠定基础。通过落实档案集中管理工作，也能使合并后的高校档案信息资源得到共享，确保高校深层次、宽范围和大主题的档案信息得到高效利用，进而为高校评估带来优势。此外，如果高校在合并过程中受各种因素限制无法在短时间内完成综合档案室或档案馆的建立，还要在模式上实现集中统一管理，实体上由各部门进行档案资料管理。具体来讲，就是在各学院完成档案室的设置，负责进行学院档案的统一保管和利用，由总校档案部门进行总体管理和科学指导。而各部门保管的档案需要完成目录的复制，并交由总校档案管理部门保存、备份，进而使档案综合利用得到加强。在档案利用方面，还要在高校合并过程中完成档案信息中心的建设，构建以综合档案室为主题的全校档案数据库，按照专业完成各种档案资料的收集，并按照专题进行多个数据库的建设，如学生学籍管理数据库、科研成果管理数据库等等。通过登录档案数据中心网络，可以完成对各种档案数据资料的调取，从而使室藏量和利用率间的矛盾得到消除，确保高校档案资源能够得到充分利用。

（三）健全工作规章制度。在高校合并过程中，还应对档案工作规章制度进行健全，以便使档案工作能够得到规范化、标准化开展，确保档案工作顺利进行。首先，要建立明确的责任制度，确保各部门档案管理工作责任能够得到合理划分，并通过实行分工负责确保人员严格按照要求开展档案工作。其次，需要完成《教学档案管理规范》《教研档案管理规范》等各种制度的建立，以便使高校在开展各类活动的过程中能够按照制度要求实现档案的科学管理。在具体建立制度的过程中，还要结合新建院校的实际情况，同时加强对原有制度的充分利用，通过修订和补充完成全新制度体系的确立。再者，在机构设置、人员编制、经费投放等方面，都要建立明确的规定，确保人员得到合理分工。针对将要投入使用的档案库，还应按照规定完成技术改造，完成微机、摄像机、传真机、复印机等设备的配备，满足现存档案的保护和管理需要。此外，需要建立档案工作保障制度，如《档案材料清交规定》《档案材料损坏、丢失处罚条例》等配套管理制度，以便从档案日常工作开展角度提供全方位保障，继而使档案工作得以有序开展。通过不断细化各项规章制度，则能使档案工作从材料收集、整理到编目、移交等各个环节得到规范化和条理化的开展，保证档案工作的开展能够遵循统一的标准，继而使高校合并中档案的完整性和准确性得到保证。

（四）建立档案工作网络。在档案工作网络建立方面，还应认识到档案工作涉及学校各个方面，需要发挥各部门档案管理作用，完成稳定档案工作网络的构建。具体来讲，就是应当在各部门完成档案兼职人员的设置，同时成立专门的档案管理机构，完成专业人员的配备。为加强档案机构内部沟通，还要引入现代信息技术实现高校档案的数字化管理。在高校合并过程中，档案资料将急剧增长，只有采用更加科学的方法才能实现资料的高效管理和利用。为此，还要对高校档案资料进行全面数字化处理，以扫描等形式将资料信息保存到磁盘、光盘等各种存储器中，完成信息数字化转换。在此基础上，需要加强电子文件等新型载体的收集整理，借助高校的校园网联系各部门兼职人员加强对档案资料的收集、整理，并通过科学指导确保档案资料能够得到规范加工和转化。采取该种方式，则能确保新建立的档案工作网络沟通顺畅，同时也能实现高校档案信息共享，确保高校合并后的各种档案资料能够得到集中管理。通过使现有档案工作体系向数字化工作体系转变，则能实现高效沟通的全新档案工作网络的建立，从而实现对档案和数字化的一体化管理。在体系运行中，不断加强基层档案工作和综合档案室的衔接，则能将基层档案的整理、编排等工作与综合档案管理工作紧密结合在一起，确保综合档案室的服务功能可以得到进一步增强。

（五）加快管理队伍建设。针对高校合并期间档案队伍不稳的问题，还要通过加快队伍的建设提高高校档案管理水平。为此，还要完成忠于事业、业务精良的档案工作队伍建设，以便使高校能够在合并后迅速摆脱档案工作困境。首先，需要结合高校合并后档案工作任务完成数量足够的专职档案人员配备，并从专业结构、年龄结构和业务水平等方面进行合理调整，确保队伍整体效应能够得到有效发挥。在档案工作中，人作为主体将发挥决定性作用。保证档案工作队伍结构合理，同时确保队伍业务精良，才能为档案工作的开展提供有效保障。其次，需要加强档案人员思想教育，加强人员责任感和职业道德修养的培养，确保人员能够改变过去认为档案工作“无所作为”的思想，树立默默奉献和为全校师生服务的观念，不断提高自身工作水平。同时，需要加强人员业务技能锻炼，确保人员能够在工作实践中加强对新知识和新技能的学习，通过探索新课题提高自身业务能力。再者，结合高校档案工作的现代化发展需求，还要加强人员计算机操作技能的培训，确保人员能够顺利开展档案管理自动化工作，并能利用计算机开展档案管理日常工作，继而使高校档案管理工作效率得到提高。最后，高校应组织档案管理队伍全体人员加强对新的档案工作制度的学习，同时加强对人员的教育培训，确保档案人员能够严格遵守制度，继而使高校内部形成依法治档的良好氛围。

四、结论

通过研究可以发现，在高校合并的过程中，将面临高校档案资料缺失、集中管理力度不足、档案排列存在差异、缺少健全档案网络、档案工作队伍不稳等各种问题。想要真正解决这些问题，高校还应重视高校档案工作，并采取加大集中管理力度、健全工作规章制度、建立档案工作网络和加快管理队伍建设等措施，以便使高校档案工作的开展得到全方位保障，继而使档案工作更好地为高校合并工作的开展提供服务。

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