基于文档一体化管理探究高校档案信息化建设

黄华

【摘要】本文基于文档一体化管理，探究高校档案信息化建设，并提出具体的建设策略，希冀促进高校的教学服务质量，能够贯彻落实教育资源共享化。

【关键词】文档一体化；高校档案；信息化建设；档案管理

利用现代化技术优势，加强文档一体化管理体系，有助于高校实现档案工作的现代化发展，对高校的信息化建设有着极为重要的意义。目前我國高校档案一体化管理处于初级发展阶段，在推进并完善高校档案信息化建设的征途上，我们任重而道远。随着科学技术的进步，信息技术已经成为时代发展所缺，在高校的档案管理方面，与时代接轨加强文档一体化建设，能够有效促进档案信息化管理。

一、高校文档一体化建设现状

随着我国信息技术的逐步发展，高校信息化档案管理工作进一步改革创新，使得高校的档案管理水平有了一定程度的提高。虽然高校文档一体化管理发展在初步取得了较好的成果，但是在发展过程中仍有部分问题，我们必须加强探讨与创新。

（一）缺乏以文档一体化为导向的信息管理意识。由于我国信息技术发展起步晚，接触文档一体化的时间较少。而现阶段高校年龄较大的教师数量居多，对于信息化管理方式难以较好的适应，思维并未充分转变，管理水平有所差距。当前高校的工作主要集中在教学与科研两方面，部分陈旧的教学资料损毁严重。所以高校必须加强信息化水平与数字化水平的深入发展，能够有效的实现高效信息一体化管理，能够将文档信息录入网络终端，防止文档损坏老化。但是部分高校的领导层却并未认识到档案信息化管理的重要性，缺乏管理意识，也限制了高校信息化管理的有效发展。

（二）文档一体化为导向的高校信息化管理建设力度不足。由于我国部分高校的信息化管理建设水平较低，与国外的发达国家有较大的差距，主要是由于我国技术水平较弱，专业人员数量不足，使得信息化建设能力较低。我国高校历史久远，有珍贵的纸质材料，但是很多都随着时代的发展而损耗了，对于剩下的资料，必须运用正确的方法来保存好。所以运用信息化技术，将这些资料录入电脑能够解决文档的保管与存放。

（三）专业人员能力有待提高。高校的档案资料管理是工作量繁杂的事情，对于相关人员的专业要求较高。但是我国现有的人才专业水平不足，在高校的文档管理上，会出现各类的问题，容易造成档案资料管理混乱，或者是管理效率较低，难以高效建设信息化管理资源库。

二、高校档案信息化建设的具体策略

为了进一步提高我国高校信息化管理水平，运用信息化手段，加强文档管理与利用，学校应当采取正确的措施，扭转教职工的思想，能够有效提高档案管理水平，将具有价值的纸质资料保存下来，有助于院校的日后发展与建设。

（一）加强高校档案信息化建设的重视程度。基于文档一体化管理高校档案信息化建设是信息化推进的重要部分，也是高校进行信息化建设的重要趋势。高校全体职工能够扭转传统的文档管理思想，学习信息化管理技术，保证教学文档管理更具条理性，能够根据学校的相关提示轻易找到文档资料，有助于加强高校的学校教育工作。

（二）提高文档管理从业人员的专业水平。高校可以通过定期培训与教育提高文档管理从业人员的专业水平，加强文档管理队伍建设，由于部分文档管理人员年龄较大，接受新鲜事物的时间较慢，对于电脑信息系统与操作能力掌握不足，这也给学校档案管理带来了困难。对于这一问题，学校应当加强专业人员对档案管理从业人员的培训，使从业人员能够正确认识信息化档案建设的重要性，能够扭转工作，着力提高专业技术与水平，并胜任文档管理工作。文档管理老员工责任心较强，可以让老员工带领新员工共同学习，有助于新员工学习老员工的工作经验，老员工也能够学习到新员工的先进思想与技术，两者优势互补，取长补短，利于高校信息化建设工作的有效开展。

（三）制定并完善管理规定。学校不仅要调动文档管理人员的工作积极性，也应当制定并完善管理规定，通过成立管理机构，对高校文档信息进行统一管理，投入必要的人力、物力与财力。通过制定完善的管理规定，使得文档管理从业人员能够正确认识自己的工作内容，加强自身的思想建设，提高管理能力。高校采购办公用品时，也应当根据国家的规定，对于办公文件进行科学正确的分类，能够严格的遵守管理规章制度。

（四）定期对文档系统进行更新。高效进行信息化管理系统建设，能够对文档信息进行定期更新，有效加强文档管理工作，便于管理人员或者教职工在教学过程中迅速找到学习资料，以此来促进教学工作的有效开展，有助于体现高效文档的信息化发展优势。

（五）提升办公自动化程度。在各高校中，信息技术已经在各领域取得了广泛的应用，有效提高了工作效率与质量。随着时代的发展，档案与文件也不再是单一的文字形式，种类逐渐变得丰富多样，也极大程度上扩展了利用范围，能够满足不同类型用户的多元化需求。所以高校利用办公自动化系统，能够调用档案，避免重复工作，以此来满足各职能部门的多元化需求，节省了办公时间，进一步提高办公自动化程度，使得高校档案信息化建设工作有效拓展和延伸。

三、结束语

综上所述我们看出，随着我国信息技术的快速发展，以文档一体化为导向的高校信息化管理建设，已经成为了重要的发展趋势，高校不仅要培养文档管理人员，也应当加强管理系统的建设与规范，通过规范文档管理等具体行为为高校教学铺垫良好的工作基础，有助于推动高校信息化建设水平。

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