企业档案信息化建设存在的问题与对策研究

毕宏彦

【摘要】档案建设对企业的整体管理和综合发展具有决定性作用，目前，我国企业档案信息化建设处在探索阶段，还存在一定的问题需要我们准确把握，有效解决。本文就企业档案信息化建設中存在的问题进行了简要分析，并且就此提出了具体的强化措施，希望对加强我国企业档案信息化建设能够有所帮助。

【关键词】企业档案；信息化建设；存在问题；对策

一、企业档案信息化建设存在的问题

（一）企业档案管理信息化技术落后。国内很多企业的档案信息化建设还处在初期阶段，档案信息化建设工作面临的最大问题是信息化技术的不成熟，企业在信息化建设过程中经常出现这样那样的问题，比如说，信息化运行过程中，管理软件无法高效掌控企业档案管理工作的要求，而且很多企业在档案存储技术上存在很大的问题，企业现代化信息设备也得不到更新，信息化技术收集资料的能力和措施都不够完善，导致企业档案信息化建设技术落后，停滞不前。

（二）管理制度不完善。很多企业的档案管理制度不完善，首先，领导对档案管理工作不够重视，导致档案管理的很多规定形同虚设，没有约束力和执行力度，很多管理细节上的问题得不到有效的解决和优化，具体的工作细节上的规章制度没有明确的规定，导致职工职责不明，档案管理工作不能达到高度协作的效果。其次，企业的档案管理工作缺乏一定的奖惩制度和监督措施，没有专门的监督制度和监督机制，员工工作表现也没有明确的惩罚机制，导致员工工作的积极性严重下降，工作的执行力度不够，工作质量降低。

（三）管理模式不完善。如今，很多企业还在采取传统的档案管理模式，没有形成单独的档案管理部门，也没有专业的档案管理工作人员，这样的档案管理模式必定是落后且不完善的，有碍于企业的进一步发展。也有企业初步实施了企业档案的信息化建设，但仅仅局限于用计算机技术在归档文件的在案编辑和归档管理上，企业内部没有建立统一的档案管理信息化平台，信息管理工作的效率得不到提升，导致整个企业的工作效率都会受到影响。

（四）档案信息化管理人员综合素质有待提升。国内企业档案信息化建设还处在初期阶段，大部分档案信息管理人员的专业知识还没有得到全面的更新，所以，很多档案信息管理人员的专业素质还有待提升，专业技能不过关，他们对档案信息化管理的概念模糊不清，不够透彻地理解各个工作细节和要点。实际工作过程中，档案信息管理人员对信息化操作也不是很熟练，导致档案管理工作中经常出现问题，影响到整个企业的工作效率。

二、企业档案信息化建设的对策研究

（一）有效提高档案信息化管理技术水平。不断提高档案信息化管理技术水平，才能有效完善企业档案信息化建设工作。首先企业档案存储技术应该有效完善，提升企业档案的信息化存档能力，从而更好地实现企业档案信息化建设。其次，企业档案的数字化手机手段要全面强化，企业信息收集的速度和范围必须全面提升，而且企业档案信息化管理的设备也应该进一步更新，企业应该配置单独的专业档案设备室，先进的高标准磁介质档案存储设备等新型的相关设备必须全面配备。

（二）有效完善档案信息化管理制度。任何管理的引进和建设都必须要有严格完善的管理制度加以支撑，档案信息化建设也是如此，只有健全了相关管理制度，才能具体明确每个职工的职责，工作一旦出现问题，可以在最短时间内责任到人，让每个职工都能对自己的工作岗位高度负责，进一步提高工作效率。

（三）有效更新档案信息化管理模式。如今，信息化管理模式已经成为企业档案管理的大势所趋，传统的档案管理模式已经无法适应新时期企业档案管理工作的要求：首先，企业应该建立统一的档案管理信息化平台，通过信息化平台，企业内部资源信息才能达到足够程度的共享和流通，企业各部门、各平台才能在最短的时间内达到信息共享，从而可以大大提升各部门的沟通效率，进一步提高企业的工作效率，以达到企业档案全面信息化管理。

（四）有效提升档案信息管理人员的专业素质。首先，相关的档案管理人员应该定期接受专业的信息化管理培训，档案信息化管理涉及到的一切基本操作和管理技能都应该包括在内，比如说计算机基础、档案信息化管理知识、档案信息化管理实际操作等都应该培训，让每一位工作人员都能够做到理论知识和实际操作皆具。其次，企业内部各部门的业务和文件类型，每一位档案管理人员都应该熟练将其分类和管理，熟练掌握企业的每一项业务，提高企业档案信息化管理工作的效率和质量。

三、结束语

总之，目前企业档案信息化建设中存在很多问题，我们要认真分析，并且采取有效的措施解决其中存在的问题，促进企业档案信息化建设，进一步提升企业工作效率和经济效益。

【参考文献】

[1]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.

[2]张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学，2014.

[3]柳宏伟.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策探究[J].山东工业技术，2014（08）.