档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

张益伟

摘要：如今社会发展速度越来越快，我们已经身处于信息化的时代。计算机网络技术发展的越来越快，不仅给大家带来便利的生活条件、改善了人们原来的通讯和生活的方式、使人们的生活也越来越便利。信息化的技术也应用到了人们的生活工作当中，就像各个企业、工作单位将原来老旧的纸质版人力保管的档案、资料等等，都通过网络，运用计算机技术，转化成电子档案，不仅有利于档案数据的保管，同时也确保的档案信息的准确性和完整性，不会因为原来人力保管时，因为时间的不断推移，使档案上自在的文字内容，变得模糊，导致档案的数据不够准确还有部分残缺的现象。但因为现在计算机技术的发达，通过电脑将档案进行统计，然后进行保管，就防止了尚书事勿放生的概率，并且当有事情需要查询档案的时候，也很便捷，能够快速的查到有关内容，十分方便。很多人不能理解档案管理相应的基础工作到底有什么用处，本文就是来讲述档案基础管理的相关用处，以及档案管理的基础工作对现代档案管理所产生的相应的作用。

关键词：档案管理基础工作；现代档案管理；作用

1.档案基础管理工作是什么

档案基础管理工作不仅仅指的是对档案进行保管这么简单，基础管理工作分工很复杂，它包括：采集信息、核实信息、登记信息、保存信息等。看着很轻松的工作，其实他的任务量是十分繁重的，档案管理的相关工作人员不仅仅要挨家挨户的进行人民群众相关进本信息的采集，还要当天对采集的信息进行上报，然后另一部分工作人员需要核实采集到的信息是否准确，是否有遗漏的地方和填错的地方，如果发现错误，要第一时间进行询问，确保每一个人民群众的信息都是正确无误的，不仅仅是工作的本能，也是对人民群众负责的一种态度。与此同时，当工作人员得到了正确的信息之后就要进行编辑，将得到的信息编入档案当中，然后进行储存保管。现如今，我们保存档案的方法大多数都是使用电脑来进行一个信息的储存，这就是跟随着时代的变化，在这个信息全球化的时代，通过互联网技术，计算机技术的相应支持，将原本不安全的档案管理办法进行相应的改进，使之能够和时代的发展相吻合，然后也能够使人们的工作更加的而方便快捷。档案管理基础工作不仅仅为现代档案管理工作打下了一个良好的基础，有一个良好的工作习惯，而且对现代档案管理工作是在技术方面的一个保障，可以减少档案丢失的情况，这样就能够保证具有历史性的重要档案即使经过了很长的时间，也依旧能够保存的很好，并且在人们需要的时候，可以随时把它拿出来查阅。也可以说，现代档案管理技术之所以这么完整，可以很平稳的不断与你姓工作。有绝大部分归功于档案管理基础工作。

2.档案管理基础工作目前存在的问题

2.1每个档案的号码在标记的时候不够规范

每个档案都应该有自己专属的号码，并且根据类别应该有相应的标志进行一个明显的区分，这样才不容易整混。但是现在对档案的管理在号码标注的方面，还没有一个明确的规范制度，很多档案不是同一种类别，序号还一样，这就导致造成很多雷同档案的现象，而且内容不同，无法很好地进行区分，会造成这一类的内容缺失或是造成这一类的内容有一定的缺陷。

2.2每个档案标注的标题不够规范

每个档案的内容都是不同的，有的时候会有一类相关信息的档案，这个时候，区分档案类别最直接最简洁的办法就是通过档案上面标注的标题，进行相应的区分，根据标注的标题能够了解这个档案记载的相关内容，从而来确定是不是我们所需要的内容。但是，因为很多档案没有标注标题，标注标题的档案写的也不够准确，无法让人通过标题来明白这个档案的内容，就会在查询的时候浪费不必要的时间。最关键的是，很多档案的标注了标题但是概括的不够全面，就会造成里面的内容因为标题没有概括的全面，在查询的时候遗漏掉，而造成得到的相关信息不是完整的局面，带来不利的影响。

3.根据目前档案管理存在的问题进行一定改正指导

3.1制定标准、规范的记录制度

通过建立有关于档案标记制度的一些标准的带有规范性的一些相关的制度，来明确和规范档案的标注。这样通过记载不同的类别和不同的序号，来寻找相应的查询内容，就能够给人们提供相应准确无误的档案信息，也是对档案库进行了一个整理，为之后的后续工作的发展奠定了一定的有利基础，并且使现代档案管理的线管工作有了一定的管理基础，结局的没有良好制度的难题，为现代档案管理提供了基本的保障。

3.2针对于所有档案进行全面的检查

检查档案不仅要求检查相关的号码标识，还要进一步的检查档案的标题是否将整个档案的内容进行一定的总结，要确保档案的标题涵盖了这个档案的所有知识，不会造成丢失缺少的现象，这样的情况下不仅有利于档案进一步的细化管理，而且为现代化管理起到了一个很好的带头作用，能够当做一个范本，进行下一步的档案编辑保存，使现代档案管理的相应技术进一步的得到完善，并且能够得到相应的技术方面的一个提高和创新。

4.结语

通过对档案管理基础工作进行相应的一个分析，不能够使大家全面的了解档案管理基础工作的相关工作内容，也能够使大家了解到相应的作用，并且进一步的了解目前存在的问题和相应的改正措施。通过针对于档案管理基础工作所得到的相关的经验，放在现代档案的进一步工作当中，使现代档案管理工作开展的更好，不仅仅在技术方面得到了一定的经验支持和保障，也在经验当中进行一定的创新，使现代档案管理的工作模式更加的多變，更加的优秀。

参考文献：

[1]杨凤仙.档案管理现代化问题研究.云南档案，2015-09-20

[2]丁振宇.档案管理工作标准与档案分类法操作指南[M]长春.吉林音像出版社，2016：（54）