谈科研院所外事工作的信息化管理

郗炯

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 外事工作信息化，就是外事工作以人工管理方式向以数字化信息为主要形式给管理者提供服务和帮助的转变过程。外事工作信息化管理既有优势，也有弊端，需要采取一些措施来改进完善。

关键词 科研院所 外事工作 信息化管理

随着进入全球经济一体化时代，科研院所的科研生产任务不断增加，国际交流与合作也随之增多。因此，科研院所的外事管理工作已经成为科研生产管理环节的重要组成部分，其工作质量的好坏，直接关系到科研院所的形象、声誉和国际地位。外事工作服务于科研院所的中心工作，为中心工作提供各种支持。为更好地服务于中心工作，科研院所可以运用信息化管理的手段，构建外事信息管理系统，使其能够及时、准确地搜集、分析和利用外事工作中的信息数据，从而进行快速地业务处理和事件决策。

一、外事工作信息化管理的優势

外事工作信息化管理过程，是对因公出国派遣、邀请外国人来华、外事档案管理等具体业务进行需求分析、系统设计、信息搜集、录入、筛选和数据处理，使之产生相应的可直接利用的外事信息，供外事管理工作者使用的过程。与传统的纸质办公相比有如下几点优势：

（一）可以提高外事管理工作的效率

科研院所的外事工作信息化管理主要是将因公出国派遣、外事接待、智力引进等日常业务和科研生产项目相结合，集中于计算机网络信息系统进行分析和处理。只需用户进行简单的信息输入，便达到信息快速交换和共享的目的，不再需要管理人员重复地劳动。同时后期数据的整理汇总，系统也会提供智能化的功能，可为事件决策提供有力依据。这些功能不仅可以节省时间，同时也降低了管理者以往大量信息输入输出时的出错率。与传统的人工管理方式相比，信息化管理的方式明显提高了工作效率。

（二）可以增强外事信息的有效性

外事管理过程中，外事档案数据会不断积累。传统的档案处理模式几乎全是手工模式，从文件资料的形成到文献信息的再检索，时间较长，容易造成信息失效，甚至是信息流失，这样严重影响了档案信息的应用价值。这样也使得外事档案的记录、归类、汇总以及后期的查阅，都会变得越来越困难。外事工作的信息化过程，利用了信息系统准确而快捷地对各种外事信息进行加工处理，以满足工作需求。这样不仅缩短了工作周期，也促进了外事资源的整合，增强了外事信息的有效性。

（三）可以提高外事服务的质量

外事管理工作具有一定的服务性质，并且在整个涉外活动周期都有所体现。外事工作的信息化管理，可以利用信息系统，详细地规划设计外事工作指导方案，梳理并优化外事工作全过程，简化手续流程、缩短办理周期，从而提供细致规范、优质高效的服务质量。通过信息化的手段，可以及时地为涉外活动人员提供出行指南及安全保密措施，并将外事政策方针和知识文化渗透在日常工作中，主动地为涉外活动人员搜集筛选有价值的信息和更加直观清晰、方便快捷的工作指引。同时，可以充分利用信息系统，建立外事工作沟通机制和平台，为外事活动和外事交流打造新窗口，为外事管理部门树立新形象。

二、外事工作信息化管理的弊端

（一）外事管理的技术标准滞后

目前的外事管理工作程序和技术标准未能与计算机信息技术特点很好结合。在外事工作中的很多方面，都很难找到统一的技术标准，这样有可能导致信息系统后台管理时出现混乱。

（二）软件系统自身的局限性

外事管理信息系统在与办公自动化、科研任务等其他信息系统集成时，需要留有大量接口。然而外事工作程序经常发生变化，尤其是出国办理这项业务中，其所需内容会经常发生变化。一旦业务需求发生变化，就涉及到软件系统的二次开发问题，同时也涉及到数据库的操作问题，由此可能会引发一系列的系统安全问题。

三、完善外事工作信息化管理的举措

（一）提升外事管理标准化水平

外事管理信息化离不开标准化。要搞信息化管理，实现互联互通，资源共享，标准必须做好。信息化人员、标准化人员和外事管理人员应该更多地共同参与管理、规划等工作，及时掌握外事发展动态和对信息化标准的需求，建立健全外事管理机制，规范统一外事信息数据，逐步形成外事工作的信息技术标准体系，提高外事管理的标准化水平，加大信息化建设的投入，以满足整个外事工作信息化管理的需要。

（二）加强外事管理人才培养

要使科研院所的的外事工作信息化管理与科研任务工作紧密结合起来，科研院所就必须重视外事管理人才工作能力的培养和职业素质的提高。外事管理人才必须具备专业化的知识水平、先进的管理思想和规范化的管理手段，这样才能顺应科研院所外事工作的发展趋势。因此，科研院所要不断加强外事管理人才的外语能力培训、科学技术培训和管理能力的培训，使其熟练掌握多种业务技能和管理技术，成为满足单位发展的复合型人才。

搞好科研院所外事工作信息化建设，不仅可以促进科研院所外事管理水平的提升，也可以为科研生产过程提供优质的服务和宝贵的资料。同时，也为科研院所的国际交流与合作起到了很好的推动作用。

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