林业档案管理之我见

胡建楠

（围场满族蒙古族自治县林业局 河北 围场 068450）

档案管理是任何一个行业的基础，如果没有档案工作的支持，任何一个行业也不会得到正常的发展，同样，对于林业更是如此，随着对生态建设越来越重视，林业档案的管理也提到更重要的地位上来，现将林业档案管理的一些经验总结如下：

1 做好林业档案的分类

林业档案按职能部门可以分为林政档案、经营档案、治沙档案、德援造林档案、病虫害防治档案、种苗档案、防火档案、林业案件档案等等；林业档案按时间分为长期林业档案(如林权证)，临时林业档案(如发放给农民的明白纸)；林业档案按介质可以分为纸质档案、电子档案。总之，林业档案的分类多种多样，就看人们的需求是什么。在一个部门内部，林业档案的分类可以按年度分，比如森防站可以分为2010年档案、2011年档案等等，还可以按部门内部管理的项目对档案进行分类，比如森防站可以分为虫害与病害等。档案分类也并不是一成不变的，档案分类可以做到多级目录，每级目录都按照一定的原则进行，以保证档案分类的清晰与明了。档案分类是做好林业档案管理的前提，有了这个前提，档案管理才会有纲可抓。

2 做好林业档案的安全工作

安全是一切档案管理的保障，如果没有安全的保障，档案管理根本没有做好的可能性，因此，做好林业档案的安全工作，要做到以下几点：一是要对林业档案做好密级分类，档案可以分为绝密、机密、公开三种档案，绝密档案必须由专人管理，保证无关人员绝对不能调阅；机密档案也只对一定的相关人员公开；公开档案可以供人随便调阅。保证绝密与机密档案的安全，基本上就保证了林业档案的安全。二是做好防火、防潮、防盗、防虫等预防工作。防火对一切档案管理都要注意，一朝失火，几十年的努力将付之东流，防火要防早，要注意档案室内的电路安全，并且要做到人走电关，档案室内要有自动感应防火喷头，要有专用的灭火器；防潮也是档案管理的重要工作，要注意及时开窗通风；防盗要做到安装防盗门，窗户安装防盗网，并要安装监控设备；防虫要做到每个档案厨都要有樟脑丸，并要及时更换一些过时的樟脑丸。三是要做好网络安全工作，档案室的电脑要安装专业的杀毒软件，甚至一些电脑不能上网，做到与外界隔离。

3 做好林业档案的更新与作废

随着林业的发展，一些档案在时刻进行更新，无论是纸档档案还是电子档案，无论是种类与数量都在增加；同样，一些过时的档案也需要及时进行作废。有了更新与作废，林业档案才能保证有全新的生命力与活力。在林业档案更新中，电子档案的更新要比纸质档案的更新要更快一些，甚至可以将原有一些看似无用的档案保留，只需要将电子档案标明时间。纸质档案的更新就要相对麻烦一些，对于新出现的档案要及时进行分类，比如防沙治沙的档案要和原有的防沙治沙档案放在一起，林政的档案要和原有的林政档案放在一起，而且要保证分类准确无误。在林业档案作废工作中，随着时间的推移，一些密级档案被解密甚至已经变得无用，这些档案经请示相关领导与上级主管部门以后，要及时进行作废。

4 做好林业档案的查阅工作

档案就是供相关人员进行查阅的，查阅要按法律程序与领导指示进行，以保证林业档案查阅工作的正常进行，但是，具体进行档案管理的工作人员要熟悉业务，明白哪些档案不能供哪些人调阅，因为法律程序也有一些边缘地带，法律规定以外的空白地带也远远超过法律规定的地带，而且领导也可能对某些业务不熟悉，做出错误的查阅指示，对林业工作造成一些不必要的损失，因此，档案管理查阅工作是档案管理工作一项非常重要的环节。林业档案的查阅工作，要做到专业、专心、专职。如果做不好，也将会给林业部门带来一定的影响。